Conversie van debiteuren (ARC)

Wat is debiteurenconversie (ARC)?

Debiteurenconversie (ARC) is een proces waarmee papieren cheques elektronisch kunnen worden gescand en omgezet in een elektronische betaling via het Automated Clearing House (ACH).

Hiermee wordt expliciet bedoeld cheques die bedrijven ontvangen als betaling voor een vordering. Conversie van debiteuren bespaart zowel tijd als kosten voor het fysiek verwerken van een cheque. Zowel de verkoper als de bank waarop de betaling is gedaan, ontvangen een elektronische afbeelding van de cheque.

Inzicht in debiteurenconversie (ARC)

Naarmate de financiële sector steeds meer geautomatiseerd raakt, is ARC eerder de norm dan de uitzondering geworden voor grote betalingsverwerkers. De groei is aanzienlijk sinds 2001. Vóór ARC en elektronische betalingen was de meest gebruikte betaalmethode lockboxbankieren, waarbij betalingen worden gedaan aan een postbus die door een bank wordt bediend. ARC versnelt de betaling aan de verkoper, die anders zou moeten wachten tot een cheque is vervoerd en verwerkt.

Afhankelijk van de instelling moeten cheques aan bepaalde eisen voldoen om in aanmerking te komen voor een ARC. Er zijn minimumbedragen voor de grootte en cheques moeten op de consument gebaseerde cheques zijn. Meestal komen postwissels en grote zakelijke transacties niet in aanmerking voor ARC.

Voordelen van debiteurenconversie (ARC)

ARC biedt veel voordelen naast het verbeteren van de tijdigheid en kosten van transacties. Bedrijven gebruiken ARC graag omdat het geen hoge autorisatieniveaus van de klant vereist om met de verwerking te beginnen. Meestal wordt van het bedrijf een melding naar de klant gestuurd die hem informeert dat zodra het artikel is ontvangen, zijn rekening zal worden gedebiteerd.

Het belangrijkste aspect van ARC is de tijdsbesparing bij het ontvangen van fondsen. Zodra een artikel door de klant is ontvangen, ontvangt het bedrijf het geld doorgaans binnen een paar dagen door ARC te gebruiken. De klant heeft de keuze om zich af te melden, maar statistisch gezien is dit aantal laag.

Het ontvangen van geld op debiteuren voor een bedrijf is cruciaal omdat het uitstaande verzamelobjecten vermindert, wat betekent dat er meer contant geld beschikbaar is, wat betekent dat ze sneller aan hun schuldverplichtingen kunnen voldoen en de crediteuren sneller kunnen verminderen. Hoe eerder er bijvoorbeeld geld binnenkomt uit debiteuren, hoe eerder een bedrijf zijn leveranciers kan betalen.

Accounts Receivable Conversion (ARC) en het Automated Clearing House (ACH)

ARC beweegt zich door het Automated Clearing House (ACH), dat wordt beheerd door Nacha, voorheen bekend als de National Automated Clearing House Association. Het ACH is een betalingssysteem dat zich bezighoudt met tal van financiële transacties voor bedrijven en overheidsorganisaties, waaronder salarisadministratie, directe storting, belastingteruggave, consumentenrekeningen, belastingbetalingen en andere betaaldiensten.

In 2019 verwerkte het ACH-netwerk 24,7 miljard transacties met een geschatte waarde van $ 55,8 biljoen. Deze cijfers zijn inclusief zowel afboekingen als afschrijving. Dit was een stijging van respectievelijk 7,4% en 9% in transacties en totale waarde ten opzichte van 2018.

Het ACH-netwerk voegt financiële transacties samen en verwerkt ze met specifieke tussenpozen gedurende de dag om processen te versnellen. De gemiddelde ACH-afschrijvingstransactie wordt bijvoorbeeld binnen één werkdag verrekend. Bovendien maken recente wijzigingen in de bedrijfsregels van Nacha het nu mogelijk om de meeste ACH-transacties op dezelfde dag te verrekenen.