Veroudering
Wat is veroudering?
Veroudering is een methode die door accountants en investeerders wordt gebruikt om eventuele onregelmatigheden binnen de debiteuren (AR’s) van een bedrijf te evalueren en te identificeren. Rekeningen worden gesorteerd en geïnspecteerd op basis van de tijd dat een factuur openstaat, waardoor individuen een beter zicht krijgen op de slechte schulden en de financiële gezondheid van een bedrijf.
Veroudering kan ook worden aangeduid als veroudering van rekeningen of een verouderingsschema.
Belangrijkste leerpunten
- Veroudering is een methode die door accountants en investeerders wordt gebruikt om eventuele onregelmatigheden binnen de debiteuren (AR’s) van een bedrijf te evalueren en te identificeren.
- Openstaande klantfacturen en creditnota’s worden gecategoriseerd op datumbereik, doorgaans van 30 dagen, om te bepalen hoelang een factuur onbetaald is gebleven.
- Bedrijven passen veroudering toe om de effectiviteit van hun krediet- en incassofuncties te begrijpen en om mogelijke oninbare vorderingen in te schatten.
- Beleggers kunnen dezelfde informatie gebruiken om potentiële kasstroomproblemen en insolventierisico’s te identificeren.
Veroudering begrijpen
AR is het saldo dat aan een bedrijf verschuldigd is voor goederen of diensten die zijn geleverd of gebruikt maar nog niet zijn betaald door klanten. Het staat op de balans vermeld als een vlottend actief en vertelt ons hoeveel geld klanten verschuldigd zijn voor aankopen op krediet.
Veroudering omvat het categoriseren van de onbetaalde klantfacturen en creditnota ’s van een bedrijf op datumbereik. Schema’s kunnen over verschillende tijdsbestekken worden aangepast, hoewel deze rapporten doorgaans facturen in groepen van 30 dagen vermelden, zoals 30 dagen, 31-60 dagen en 61-90 dagen na de vervaldatum. Het verouderingsrapport is gesorteerd op klantnaam en specificeert elke factuur op nummer of datum.
Belangrijk
Over het algemeen geldt dat hoe langer een verkoopfactuur onbetaald blijft, hoe groter de kans dat het bedrijf niet zal innen wat het verschuldigd is.
Bedrijven vertrouwen op dit boekhoudproces om de doeltreffendheid van hun krediet- en incassofuncties te achterhalen en om mogelijke oninbare vorderingen in te schatten. Het management herziet de voorziening voor dubieuze rekeningen en bepaalt het historische percentage van factuurbedragen in dollars per tijdsperiode die vaak oninbare vorderingen worden, en past het percentage vervolgens toe op het meest recente verouderingsrapport.
Voorbeeld van een verouderingsrapport
Bedrijf A heeft doorgaans 1% oninbare vorderingen op items in de periode van 30 dagen, 5% oninbare vorderingen in de periode van 31 tot 60 dagen en 15% oninbare vorderingen in de periode van 61+ dagen. Het meest recente verouderingsrapport bevat $ 500.000 in de periode van 30 dagen, $ 200.000 in de periode van 31 tot 60 dagen en $ 50.000 in de periode van 61+ dagen.
Op basis van de berekening ($ 500.000 x 1%) + ($ 200.000 x 5%) + ($ 50.000 x 15%) heeft het bedrijf een vergoeding voor dubieuze rekeningen van $ 22.500.
Voordelen van veroudering
Veroudering maakt het voor bedrijven gemakkelijker om waarschijnlijke gevallen van oninbare schulden te herkennen, op de hoogte te blijven van openstaande facturen en onbetaalde facturen tot een minimum te beperken. Managementteams die vorderingen in de gaten houden en deze op de juiste manier categoriseren, moeten beter in staat zijn om te identificeren welke klanten naar incasso’s moeten worden gestuurd, die gericht moeten zijn op vervolgfacturen en of het bedrijf te ontspannen vorderingen int en te veel kredietrisico neemt.
Ouder worden is vaak een handig hulpmiddel om krediet- en verkooppraktijken te bepalen. Als een bedrijf bijvoorbeeld problemen ondervindt met het innen van wat het verschuldigd is, kan het ervoor kiezen om de zaken op een contante basis uit te breiden naar seriële laattijdige betalers.
Veroudering kan ook extern worden gebruikt door beleggers en analisten. Tekenen van een vertraging in de incasso van vorderingen van een bedrijf kunnen duiden op slordige praktijken. Als er niet snel actie wordt ondernomen om deze problemen op te lossen, kan contant geld opdrogen en kunnen crediteuren worden uitgesteld om het bedrijf geld te lenen. Cashflowproblemen zijn een grote rode vlag. Zonder liquide valuta om te investeren en de rekeningen te betalen, riskeert het bedrijf insolventie, ongeacht hoeveel inkomsten en winsten het registreert.
Beperkingen van veroudering
Hoewel het nuttig is, is veroudering zeker niet zonder gebreken. Aangezien veel bedrijven aan het einde van de maand factureren en het verouderingsrapport dagen later uitvoeren, zullen openstaande rekeningen van een maand ervoor verschijnen. Hoewel betalingen voor sommige facturen onderweg zijn, verschijnen vorderingen ten onrechte in een slechte staat. Het uitvoeren van het rapport vóór de facturering aan het einde van de maand omvat minder AR en laat zien dat er weinig contant geld binnenkomt, terwijl er in werkelijkheid veel contant geld verschuldigd is.
Bovendien kan het management bijzonder lange of ongebruikelijk korte krediettermijnen verlenen aan specifieke bedrijven, wat betekent dat sommige facturen extreem achterstallig of op tijd op het verouderingsrapport kunnen verschijnen, terwijl dat in feite niet het geval is. Daarom is het belangrijk dat de kredietvoorwaarden van het bedrijf overeenkomen met de perioden in het rapport voor een nauwkeurige weergave van de financiële gezondheid van het bedrijf.
Niet-toegepaste credits op het rapport vereisen ook speciale aandacht. Ze kunnen worden opgeschoond door te zoeken op welke facturen ze worden toegepast en door het aantal achterstallige vorderingen op het verouderingsrapport te verminderen.