Voorraadadministratie
Wat is voorraadadministratie?
Voorraadboekhouding is het geheel van boekhouding dat zich bezighoudt met het waarderen en administreren van veranderingen in geïnventariseerde activa. De voorraad van een bedrijf omvat doorgaans goederen in drie productiefasen: grondstoffen, goederen in uitvoering en gereed product dat klaar is voor verkoop. Voorraadboekhouding wijst waarden toe aan de items in elk van deze drie processen en registreert ze als bedrijfsactiva. Activa zijn goederen die waarschijnlijk van toekomstige waarde zullen zijn voor het bedrijf, dus ze moeten nauwkeurig worden gewaardeerd om ervoor te zorgen dat het bedrijf een nauwkeurige waardering heeft.
Belangrijkste leerpunten
- Voorraadadministratie bepaalt de specifieke waarde van activa in bepaalde stadia van hun ontwikkeling en productie.
- Deze boekhoudmethode zorgt voor een nauwkeurige weergave van de waarde van alle activa, bedrijfsbreed.
- Zorgvuldig onderzoek door een bedrijf van deze waarden zou kunnen leiden tot hogere winstmarges in elke fase van het product.
Voorraadartikelen in elk van de drie productiefasen kunnen in waarde veranderen. Waardeveranderingen kunnen om een aantal redenen optreden, waaronder waardevermindering, verslechtering, veroudering, verandering in de smaak van de klant, toegenomen vraag, afgenomen marktaanbod, enzovoort. Een nauwkeurig voorraadboekhoudsysteem houdt deze wijzigingen in voorraadgoederen bij in alle drie de productiefasen en past de activawaarden van het bedrijf en de kosten die aan de voorraad zijn verbonden dienovereenkomstig aan.
Hoe voorraadboekhouding werkt
GAAP vereist dat de voorraad correct wordt verantwoord volgens een zeer specifieke reeks normen, om het potentieel van een te hoge winst door een te lage voorraadwaarde te beperken. Winst is omzet minus kosten. Inkomsten worden gegenereerd door voorraad te verkopen. Als de voorraadwaarde (of kosten) ondergewaardeerd is, kan de winst die is gekoppeld aan de verkoop van de voorraad te hoog zijn. Dat kan de waardering van het bedrijf mogelijk opblazen.
Het andere item waartegen de GAAP-regels waken, is het potentieel voor een bedrijf om zijn waarde te overdrijven door de waarde van de voorraad te overdrijven. Omdat voorraad een activum is, heeft dit invloed op de totale waarde van het bedrijf. Een bedrijf dat een verouderd artikel vervaardigt of verkoopt, kan de waarde van zijn voorraad zien dalen. Tenzij dit nauwkeurig wordt vastgelegd in de financiële gegevens van het bedrijf, kan de waarde van de activa van het bedrijf en dus het bedrijf zelf worden opgeblazen.
Voordelen van voorraadadministratie
Het belangrijkste voordeel van voorraadboekhouding is een nauwkeurige weergave van de financiële gezondheid van het bedrijf. Er zijn echter enkele extra voordelen verbonden aan het bijhouden van de waarde van artikelen tijdens hun respectieve productiefasen. Met voorraadadministratie kunnen bedrijven namelijk beoordelen waar ze de winstmarges op een product op een bepaalde plaats in de cyclus van dat product kunnen vergroten.
Dit is het duidelijkst te zien bij producten die uitzonderlijke tijd of kosten vergen in secundaire productiestadia. Artikelen zoals geneesmiddelen, machines en technologie zijn drie producten die na hun eerste ontwerp grote kosten vergen. Door de waarde van het product in een bepaald stadium te evalueren – zoals klinische proeven of transport van het product – kan een bedrijf de variabelen in dat stadium aanpassen om de productwaarde gelijk te houden en tegelijkertijd de winstmarges te vergroten door de kosten te verlagen.