Offerte aanvragen (RFQ)
Wat is een offerteaanvraag (RFQ)?
Een offerteaanvraag (RFQ), ook wel een uitnodiging voor een bod (IFB) genoemd, is een proces waarbij een bedrijf geselecteerde leveranciers en aannemers vraagt om prijsoffertes en biedingen in te dienen voor de kans om bepaalde taken of projecten uit te voeren. Het offerteaanvraagproces is vooral belangrijk voor bedrijven die een consistente levering van een specifiek aantal standaardproducten nodig hebben. Bedrijven kunnen offerteaanvragen alleen of vóór een offerteaanvraag (RFP) verzenden.
Hoe verzoeken om een offerte werken
Een offerteaanvraag is meestal de eerste stap bij het indienen van een offerteaanvraag (offerteaanvraag). Deze twee documenten zijn vergelijkbaar omdat ze details bevatten over het project of de vereiste services, maar voor offerteaanvragen wordt doorgaans een meer uitgebreide prijsopgave gevraagd. Bedrijven ontwerpen ook meestal offerteaanvragen voor generieke producten waarvan de benodigde hoeveelheid bekend is, en offerteaanvragen zijn voor unieke, nicheprojecten waarvan de hoeveelheden en specificaties onbekend zijn.
Belangrijkste leerpunten
- Een offerteaanvraag (RFQ) is een bedrijfsproces waarin een bedrijf offertes opvraagt bij geselecteerde leveranciers en aannemers voor een specifieke taak of project.
- Een offerteaanvraag kan alleen of in combinatie met een offerteaanvraag (RFP) worden verzonden.
- Een bedrijf stuurt over het algemeen een offerteaanvraag wanneer de hoeveelheid voor een standaardproduct bekend is en de behoeften gaande zijn.
- Offerteaanvragen genereren geen ongevraagde biedingen en offertes, aangezien bedrijven zich richten op specifieke leveranciers en aannemers.
Naast prijzen kunnen offerteaanvragen details bevatten zoals betalingsvoorwaarden, factoren die de bodselectie van een bedrijf, de uiterste indieningsdatum en dergelijke kunnen beïnvloeden. Een overheidsinstantie die bijvoorbeeld 500 computers met een specifieke harde schijf en verwerkingssnelheid wil kopen, zou een offerteaanvraag naar verschillende leveranciers sturen als potentiële bieders.
Omdat het RFQ-formaat binnen een bepaald bedrijf uniform is, kan het aanvragende bedrijf ze gemakkelijk vergelijken wanneer de offerteaanvragen worden teruggestuurd met prijsopgaven. Een offerteaanvraagproces bestaat doorgaans uit vier secties: de voorbereidingsfase, de verwerkingsfase, de gunningsfase en de afsluitingsfase. Het bedrijf gunt het contract over het algemeen aan de verkoper die aan de minimale kwalificatiecriteria voldoet en het laagste bod uitbrengt.
Speciale overwegingen
Offerteaanvragen zijn geen openbare aankondigingen. Omdat het aanvragende bedrijf alleen offerteaanvragen verzendt naar bedrijven die het vertrouwt, hoeft het geen lange aanbestedingsdocumentatie op te stellen. Bovendien kan een bedrijf, in tegenstelling tot een openbare uitnodiging, alleen het aantal biedingen terugkrijgen dat het heeft aangevraagd, wat ook tijd bespaart.
Het gebruik van een offerteaanvraag vermindert de hoeveelheid tijd die nodig is om goederen of diensten aan te schaffen. Het biedt ook een zekere mate van zekerheid, aangezien een bedrijf alleen biedingen ontvangt van leveranciers die het verkiest. Aan de andere kant, omdat offerteaanvragen de hoeveelheid concurrentie verminderen, kan een bedrijf de laagst beschikbare prijs missen of meer te weten komen over nieuwe leveranciers van hoge kwaliteit.
Wanneer een bedrijf een offerte ontvangt als reactie op een offerteaanvraag, is dit geen offerte of een bindend contract. De advocaat biedt de baan aan de gekozen verkoper aan door hem een inkooporder te sturen, wat in feite een contract is waarin de voorwaarden van het werk worden gespecificeerd. Wanneer een leverancier de inkooporder accepteert en ondertekent, begint het contract.