De 8 belangrijke stappen in de boekhoudcyclus
De boekhoudcyclus in acht stappen is belangrijk om te weten voor alle soorten boekhouders. Het verdeelt het hele proces van de verantwoordelijkheden van een boekhouder in acht basisstappen. Veel van deze stappen worden vaak geautomatiseerd via boekhoudsoftware en technologieprogramma’s. Het handmatig kennen en gebruiken van de stappen kan echter essentieel zijn voor accountants van kleine bedrijven die met minimale technische ondersteuning aan de boeken werken.
Belangrijkste leerpunten
- De boekhoudcyclus is een proces dat is ontworpen om de financiële boekhouding van bedrijfsactiviteiten gemakkelijker te maken voor bedrijfseigenaren.
- Er zijn meestal acht stappen die moeten worden gevolgd in een boekhoudcyclus.
- Het sluiten van de boekhoudcyclus biedt bedrijfseigenaren uitgebreide financiële prestatierapporten die worden gebruikt om het bedrijf te analyseren.
- De acht stappen van de boekhoudcyclus zijn als volgt: transacties identificeren, transacties in een journaal vastleggen, boeken, de niet-gecorrigeerde proefbalans, het werkblad, journaalboekingen aanpassen, financiële overzichten en de boeken sluiten.
Wat is de boekhoudcyclus?
De boekhoudcyclus is een basisproces van acht stappen voor het voltooien van de boekhoudkundige taken van een bedrijf. Het biedt een duidelijke gids voor de registratie, analyse en eindrapportage van de financiële activiteiten van een bedrijf.
De boekhoudcyclus wordt volledig gebruikt gedurende één volledige rapportageperiode. Dus georganiseerd blijven gedurende het hele tijdsbestek kan een sleutelelement zijn dat helpt om de algehele efficiëntie te behouden. Boekhoudkundige cyclustijden variëren afhankelijk van de rapportagebehoeften. De meeste bedrijven proberen hun prestaties maandelijks te analyseren, hoewel sommige meer aandacht besteden aan kwartaal of jaarresultaten.
Hoe dan ook, de meeste boekhouders zullen zich van dag tot dag bewust zijn van de financiële positie van het bedrijf. Over het algemeen is het bepalen van de hoeveelheid tijd voor elke boekhoudcyclus belangrijk omdat het specifieke datums voor openen en sluiten vaststelt. Zodra een boekhoudcyclus is gesloten, begint een nieuwe cyclus, waarbij het boekhoudproces in acht stappen opnieuw wordt gestart.
Inzicht in de 8-stappen boekhoudcyclus
De boekhoudcyclus in acht stappen begint met het vastleggen van elke bedrijfstransactie afzonderlijk en eindigt met een uitgebreid verslag van de activiteiten van het bedrijf voor het aangegeven tijdsbestek. Veel bedrijven gebruiken boekhoudsoftware om de boekhoudcyclus te automatiseren. Hierdoor kunnen accountants cyclusdatums programmeren en geautomatiseerde rapportages ontvangen.
Afhankelijk van het systeem van elk bedrijf kan meer of minder technische automatisering worden gebruikt. Normaal gesproken vereist de boekhouding enige technische ondersteuning, maar het kan nodig zijn dat een boekhouder op verschillende punten in de boekhoudcyclus tussenkomt.
Elk individueel bedrijf zal gewoonlijk de boekhoudcyclus van acht stappen op bepaalde manieren moeten aanpassen om aan te sluiten bij het bedrijfsmodel en de boekhoudprocedures van het bedrijf. Wijzigingen voor boekhouding op transactiebasis versus boekhouding op kasbasis zijn meestal een belangrijk punt van zorg.
Bedrijven kunnen ook kiezen tussen een enkelvoudige boekhouding of een dubbele boekhouding. Dubbel boekhouden is vereist voor bedrijven om alle drie de belangrijkste financiële overzichten samen te stellen : de winst-en-verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht.
De 8 stappen van de boekhoudcyclus
De acht stappen van de boekhoudcyclus omvatten de volgende:
Stap 1: identificeer transacties
De eerste stap in de boekhoudcyclus is het identificeren van transacties. Bedrijven zullen tijdens de boekhoudcyclus veel transacties hebben. Elk moet correct worden opgenomen in de boeken van het bedrijf.
Het bijhouden van gegevens is essentieel voor het vastleggen van alle soorten transacties. Veel bedrijven zullen point-of-sale-technologie gebruiken die aan hun boeken is gekoppeld om verkooptransacties vast te leggen. Naast de verkoop zijn er ook kosten die in veel soorten kunnen voorkomen.
Stap 2: Registreer transacties in een dagboek
De tweede stap in de cyclus is het creëren van journaalboekingen voor elke transactie. Verkooppunttechnologie kan helpen om stap één en twee te combineren, maar bedrijven moeten ook hun uitgaven volgen. De keuze tussen boekhouding op transactiebasis en kasadministratie zal bepalen wanneer transacties officieel worden geregistreerd. Houd er rekening mee dat een boekhouding op transactiebasis vereist dat de inkomsten worden afgestemd op de uitgaven, dus beide moeten worden geboekt op het moment van verkoop.
Kasboekhouding vereist dat transacties worden geregistreerd wanneer contanten worden ontvangen of betaald. Dubbel boekhouden vereist dat bij elke transactie twee boekingen worden geregistreerd om een grondig ontwikkelde balans te beheren , samen met een resultatenrekening en een kasstroomoverzicht.
Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) en International Financial Reporting Standards (IFRS) vereisen beide dat beursgenoteerde bedrijven voor hun jaarrekening een boekhouding op transactiebasis gebruiken.
Bij een dubbele boekhouding heeft elke transactie een debet en een credit die gelijk zijn aan elkaar. Eenmalige boekhouding is vergelijkbaar met het beheren van een chequeboek. Het geeft een overzicht van de saldi, maar vereist niet meerdere boekingen.
Stap 3: Plaatsen
Zodra een transactie is geregistreerd als journaalboeking, moet deze op een rekening in het grootboek worden geboekt. Het grootboek geeft een uitsplitsing van alle boekhoudkundige activiteiten per rekening. Hierdoor kan een boekhouder financiële posities en statussen per account volgen. Een van de rekeningen waarnaar het meest wordt verwezen in het grootboek, is de geldrekening die aangeeft hoeveel contant geld er beschikbaar is.
Stap 4: Niet-aangepaste proefbalans
Aan het einde van de boekhoudperiode wordt een proefbalans berekend als de vierde stap in de boekhoudcyclus. Een proefbalans vertelt het bedrijf zijn niet-gecorrigeerde saldi op elke rekening. De niet-aangepaste proefbalans wordt vervolgens overgedragen naar de vijfde stap voor testen en analyse.
Stap 5: werkblad
Het analyseren van een werkblad en het identificeren van aanpassingsitems vormen de vijfde stap in de cyclus. Er wordt een werkblad gemaakt en gebruikt om ervoor te zorgen dat de afschrijvingen en tegoeden gelijk zijn. Als er verschillen zijn, moeten er aanpassingen worden doorgevoerd.
Naast het identificeren van eventuele fouten, kan het nodig zijn om boekingen aan te passen voor het afstemmen van inkomsten en uitgaven bij het gebruik van boekhouding op transactiebasis.
Stap 6: Journaalboekingen aanpassen
In de zesde stap voert een boekhouder aanpassingen uit. Aanpassingen worden waar nodig geregistreerd als journaalboekingen.
Stap 7: Financiële overzichten
Nadat het bedrijf alle aanpassingsboekingen heeft gemaakt, genereert het zijn jaarrekening in de zevende stap. Voor de meeste bedrijven bevatten deze overzichten een resultatenrekening, balans en kasstroomoverzicht.
Stap 8: de boeken sluiten
Ten slotte beëindigt een bedrijf de boekhoudcyclus in de achtste stap door zijn boeken aan het einde van de dag op de gespecificeerde sluitingsdatum te sluiten. De slotverklaringen bieden een rapport voor analyse van de prestaties over de periode.
Na afsluiting begint de boekhoudcyclus opnieuw vanaf het begin met een nieuwe rapportageperiode. Bij afsluiting is dit meestal een goed moment om papierwerk in te dienen, plannen te maken voor de volgende rapportageperiode en een kalender met toekomstige evenementen en taken te bekijken.
Het komt neer op
Het boekhoudproces in acht stappen maakt de boekhouding eenvoudiger voor boekhouders en drukke ondernemers. Het kan helpen om het giswerk weg te nemen bij het afhandelen van boekhoudkundige activiteiten. Het helpt ook om consistentie, nauwkeurigheid en efficiënte financiële prestatieanalyse te garanderen.