Administratieve begroting
Wat is een administratief budget?
Een administratief budget is een officieel, gedetailleerd financieel plan voor een komende periode voor een bedrijf. Een administratief budget wordt meestal op jaar- of kwartaalbasis opgesteld en identificeert de kosten van het runnen van een operatie die niet gebonden is aan het produceren van een product of dienst. Dit budget omvat uitgaven van niet-productieafdelingen, zoals verkoop, marketing- en personeelsafdelingen.
Belangrijkste leerpunten
- Administratieve budgetten zijn financiële plannen die alle verwachte verkoop, algemene en administratieve kosten voor een bepaalde periode omvatten.
- Uitgaven in een administratief budget omvatten alle niet-productiekosten, zoals marketing, huur, verzekering en salarisadministratie voor niet-productieafdelingen.
- Een valkuil van administratieve budgetten, het gebruik van budgetten uit het verleden of feitelijke resultaten om de toekomstige begroting voor te bereiden – dit bestendigt eerdere uitgavenpatronen en moet waar mogelijk worden vermeden.
Hoe een administratief budget werkt
Een administratief budget is in wezen alle geplande verkoopkosten, algemene en administratieve kosten (SGA) voor een bepaalde periode. In een administratief budget worden alleen niet-productiekosten verantwoord, waaronder salarisadministratie, afschrijvingen, amortisatie, advisering, verkoop, rechten en vergoedingen, juridische kosten en marketing, huur en verzekering. Een administratief budget stelt het management in staat controle uit te oefenen op de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.
Een administratieve begroting behandelt de administratieve kant van het runnen van een bedrijf. De salarisadministratie voor niet-productie kan bestaan uit verkooppersoneel, boekhoudkundig personeel, managers, administratief personeel en ander ondersteunend personeel dat niet bij de productie betrokken is. Een administratief budget is een formele uitsplitsing van alle geplande uitgaven, waardoor managers schattingen kunnen maken en de voortgang kunnen meten.
Om de effectiviteit van het management en de financiële prestaties te meten, worden administratieve budgetten vaak geanalyseerd op trends of patronen. Een populaire techniek vergelijkt het geplande budget met de werkelijke bedrijfsresultaten. Hier kan een bedrijfsanalist identificeren wat werkt en wat niet. In theorie kan het management dan middelen toewijzen voor hun meest effectieve gebruik.
Geen twee administratieve budgetten zijn hetzelfde. Hun inhoud en samenstelling zullen veranderen naargelang de zakelijke omstandigheden en de behoeften van de partijen die ze herzien. Grote organisaties, zoals het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, zullen administratieve budgetten hebben die veel groter zijn dan die van een monoline-bureau, bijvoorbeeld het US Army Corps of Engineers.
Administratief budget versus productiebudget
Het administratieve budget heeft voor de meeste zaken geen betrekking op fabricage of productie. Dit budget kan meer zijn dan het budget voor productie. Beide soorten budgetten kunnen worden gemaakt voor de maand, het kwartaal of het jaar (of vrijwel elke periode). Het administratief budget is op te splitsen in aparte budgetten zodat ook sales en marketing meegenomen worden.
Kritiek op administratieve begrotingen
Een administratief budget wordt meestal ontleend aan voorbije perioden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een eerder budget of recente werkelijke resultaten gebruiken om het komende budget te creëren. De keerzijde hiervan is dat eerdere bestedingspatronen kunnen worden bestendigd. In veel gevallen is het het beste om administratieve budgetten te creëren op basis van geplande werkelijke uitgaven, waardoor extrapolatie van het verleden tot een minimum wordt beperkt.