Gemak van de werkgeverstest
Wat is het gemak van een werkgeverstest?
Het gemak van de werkgeverstest wordt gebruikt om te bepalen of thuiskantoorkosten of andere werkgerelateerde uitgaven die door een werkgever worden betaald, belastbaar zijn.
Het gemak van de werkgeverstest schrijft voor dat alle personeelskosten die door de werkgever worden betaald, uitsluitend voor het gemak van de werkgever moeten zijn, en indien van toepassing bij de werkgever moeten worden gemaakt. Als dit het geval is, worden die kosten niet tot het inkomen van de werknemer gerekend.
Belangrijkste leerpunten
- Uitgaven die werknemers voor hun werk maken, zijn aftrekbaar als ze slagen voor de “gemak van de werkgever” -test.
- Het doel van deze regel is om de kosten te verlagen voor het kopen van noodzakelijke apparatuur zoals computers of kantoorruimte die niet door een werkgever wordt verstrekt.
Inzicht in het gemak van een werkgeverstest
De gemakstoets van de werkgever is zowel van toepassing op de belastbaarheid van door de werkgever betaalde kosten als op de aftrekbaarheid van niet- vergoede kosten die door werknemers worden gedragen.
Niet-vergoede uitgaven doen zich meestal voor wanneer de werkgever niet de apparatuur, gereedschappen of werkruimte ter beschikking stelt die de werknemer nodig heeft om zijn werk te doen. Dit kan zijn omdat de werknemer het gebruik van speciale faciliteiten nodig heeft die de werkgever niet kan bieden.
Als de werknemer deze uitgaven betaalt en de uitgaven voldoen aan de gemakstest van de werkgever, kunnen die uitgaven aftrekbaar zijn (zij het met bepaalde beperkingen). Secundaire factoren bij het toepassen van de gemakstest van de werkgever zijn:
- Het thuiskantoor is vereist voor, of een voorwaarde voor, tewerkstelling.
- De werkgever heeft een bonafide zakelijk doel voor het gebruik van het thuiskantoor van een werknemer.
- De werknemer vervult enkele van de kerntaken van zijn dienstverband in het thuiskantoor.
- De medewerker communiceert regelmatig en continu met klanten, klanten of patiënten op het thuiskantoor.
- De werkgever biedt zijn werknemer geen speciale kantoorruimte of andere reguliere werkruimte op een van zijn locaties.
- Of de werkgever op een substantieel niveau personeelskosten vergoedt voor een thuiskantoor (80% vergoeding is een norm).
Gemak van de werkgeverstest: IRS-definitie
Zoals gedefinieerd door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS), betekent ‘gemak van werkgever’ in het algemeen dat een werkgever een werknemer niet de nodige middelen heeft geboden om op afstand te werken, zoals een fysiek kantoor of technologie, waarvoor de werknemer nodig is om voor hun eigen thuiskantoorapparatuur te zorgen. Een dergelijke situatie is voor het gemak van de werkgever.
Het gemak van een werkgeverstest wordt beschreven met voorbeelden in IRS-publicatie 587: Zakelijk gebruik van uw huis. De IRS bepaalt dat een thuiskantoor mag worden gebruikt “voor meer dan één zakelijke activiteit, maar u kunt het niet gebruiken voor niet-zakelijke (dat wil zeggen, persoonlijke) activiteiten.”
Voorbeeld van gemak van werkgevers-test
Het volgende is een voorbeeld van het gemak van een werkgeverstest, geleverd door de IRS:
Kathleen is werkzaam als docent. Ze is verplicht om les te geven en studenten op school te ontmoeten en om papers en tests te beoordelen. De school biedt haar een klein kantoor waar ze kan werken aan haar lesplannen, cijferpapieren en tests, en waar ze ouders en studenten kan ontmoeten. De school vereist niet dat ze thuis werkt.
Kathleen geeft de voorkeur aan het kantoor dat ze in haar huis heeft opgezet en niet het kantoor dat door de school wordt geboden. Ze gebruikt dit thuiskantoor uitsluitend en regelmatig voor de administratieve taken van haar onderwijstaak.
Kathleen moet voldoen aan de gemaks-van-de-werkgever-test, zelfs als haar huis in aanmerking komt als haar hoofdvestiging voor de aftrek van kosten voor het gebruik ervan. Haar werkgever stelt haar een kantoor ter beschikking en vereist niet dat ze thuis werkt, zodat ze niet voldoet aan de gemaks-van-de-werkgeverstest en geen aanspraak kan maken op een aftrek voor het zakelijk gebruik van haar woning.
Individuele staten kunnen meer gedetailleerde richtlijnen geven voor hun eigen regels voor het gemak van de werkgeverscontrole. De Gids voor fiscale behandeling van niet-ingezetenen van de staat New York geeft bijvoorbeeld voorbeelden van verschillende andere factoren die relevant zijn voor het gemak van een werkgeverscontrole.
Werknemers die vanuit huis werken – zelfs voor het gemak van hun werkgever – kunnen voor de belastingjaren 2008 tot en met 2025 niet langer onbetaalde werkuitgaven aftrekken. Dit geldt ook voor thuiskantoorkosten, aangezien de Tax Cuts and Jobs Act de meeste diverse gespecificeerde aftrekkingen heeft geëlimineerd.