Periodieke inventaris
Wat is periodieke inventaris?
Het periodieke voorraadsysteem is een voorraadwaarderingsmethode voor financiële rapportagedoeleinden waarbij met specifieke tussenpozen een fysieke telling van de voorraad wordt uitgevoerd. Deze boekhoudmethode neemt de inventaris aan het begin van een periode, voegt nieuwe voorraadaankopen toe tijdens de periode en trekt de eindvoorraad af om de kosten van verkochte goederen (COGS) af te leiden.
Inzicht in periodieke inventarisaties
Volgens het periodieke voorraadsysteem kent een bedrijf de voorraadniveaus van de eenheden en de COGS pas als het fysieke telproces is voltooid. Dit systeem kan acceptabel zijn voor een bedrijf met een laag aantal SKU’s in een langzaam veranderende markt, maar voor alle andere wordt het systeem van permanente voorraad als superieur beschouwd om de volgende hoofdredenen:
- Het permanente systeem actualiseert continu het grootboek van de inventarisactiva in het databasesysteem van een bedrijf, waardoor het management direct een overzicht van de inventaris heeft; het periodieke systeem is tijdrovend en kan verouderde cijfers opleveren die minder bruikbaar zijn voor het management.
- Het permanente systeem houdt de COGS bij als er voorraadbewegingen plaatsvinden; het periodiek systeem kan geen nauwkeurige COGS-cijfers geven tussen de telperiodes.
- Het permanente systeem houdt individuele voorraadartikelen bij, zodat in het geval er defecte artikelen zijn – de oorzaak van het probleem bijvoorbeeld snel kan worden vastgesteld; het periodieke systeem zou hoogstwaarschijnlijk geen snelle oplossing mogelijk maken.
- Het permanente systeem is gebaseerd op technologie en er kan een back-up van de gegevens worden gemaakt, deze kunnen worden georganiseerd en gemanipuleerd om informatieve rapporten te genereren; het periodieke systeem is handmatig en vatbaarder voor menselijke fouten, en gegevens kunnen zoekraken of verloren gaan.
Speciale overwegingen: COGS
De kosten van verkochte goederen, gewoonlijk COGS genoemd, zijn een fundamentele winst- en verliesrekening, maar een bedrijf dat een periodiek voorraadsysteem gebruikt, weet het bedrag voor zijn boekhoudkundige gegevens pas als de fysieke telling is voltooid.
De COGS zal sterk variëren met de voorraadniveaus, aangezien het vaak goedkoper is om in grote hoeveelheden in te kopen – als u voldoende opslagruimte heeft.
Stel dat een bedrijf een beginvoorraad heeft van $ 500.000 op 1 januari. Het bedrijf koopt voor $ 250.000 aan voorraad gedurende een periode van drie maanden, en na een fysieke voorraadrekening stelt het vast dat het een eindvoorraad heeft van $ 400.000 op 31 maart, die de beginvoorraad wordt bedrag voor het volgende kwartaal. COGS voor het eerste kwartaal van het jaar is $ 350.000 ($ 500.000 begin + $ 250.000 aankopen – $ 400.000 eindigend).
Vanwege de tijdsverschillen wordt het de verantwoordelijkheid van de manager of bedrijfseigenaar die verantwoordelijk is voor het bewaken van de periodevoorraad als het voor hen zinvol is om uren toe te wijzen om de voorraad dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks te tellen.