Bon
Wat is een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs is een schriftelijke bevestiging dat iets van waarde is overgedragen van de ene partij naar de andere. Naast de kwitanties die consumenten doorgaans ontvangen van verkopers en dienstverleners, worden er ook kwitanties uitgegeven bij transacties tussen bedrijven en bij transacties op de aandelenmarkt. De houder van een futurescontract krijgt bijvoorbeeld over het algemeen een leveringsinstrument, dat als ontvangstbewijs fungeert doordat het kan worden ingewisseld voor de onderliggende waarde wanneer het futurescontract afloopt.
Snel feit
Thermisch afdrukken is de meest gebruikte vorm van fysiek afdrukken van bonnen, omdat het goedkoop en gebruiksvriendelijk is.
Ontvangsten uitgelegd
Naast het tonen van eigendom zijn bonnen ook om andere redenen belangrijk. Bijvoorbeeld, veel winkeliers aandringen dat een klant een ontvangstbewijs moet blijken te ruilen of retourneren items, terwijl anderen eisen dat een ontvangstbewijs-het algemeen uitgegeven binnen een bepaalde termijn-worden geproduceerd voor product soorten ontvangsten, indien gegenereerd, worden bewaard door kleine bedrijven:
- Bruto-ontvangsten zoals kassabanden, statiegegevens (contante en kredietverkopen), ontvangstbewijzen, facturen, formulieren 1099-MISC
- Ontvangsten van aankopen en grondstoffen (deze moeten het betaalde bedrag weergeven en bevestigen dat het noodzakelijke zakelijke aankopen waren; documenten kunnen geannuleerde cheques of andere documenten bevatten die de begunstigde identificeren, het bedrag en een betalingsbewijs / elektronische overboekingen.)
- Kassabonnen
- Creditcardbewijzen en afschriften
- Facturen
- Kleine geldstroken voor kleine contante betalingen
Aangenomen wordt dat de praktijk van het bewaren van inkomsten voor belastingdoeleinden afkomstig is uit het oude Egypte. Boeren en kooplieden zochten naar manieren om transacties te documenteren om fiscale uitbuiting te voorkomen. Papyrus werd gebruikt in plaats van papier. In modernere tijden gebruikten Londense banken de drukpersen van de industriële revolutie om bonnen met hun eigen merken te drukken.
Belangrijkste leerpunten
- Ontvangsten zijn een document dat het bewijs vormt van een financiële transactie.
- Ontvangsten worden uitgegeven bij transacties tussen bedrijven en bij beurstransacties.
- Ontvangsten zijn ook voor belastingdoeleinden nodig als bewijs van bepaalde uitgaven.
IRS-vereisten voor digitale ontvangsten
Digitale bonnen worden de norm. Sinds 1997 accepteert de IRS gescande en digitale ontvangstbewijzen als geldige records voor belastingdoeleinden. Inkomstenprocedure 97-22 stelt dat digitale ontvangstbewijzen nauwkeurig moeten zijn, gemakkelijk moeten worden opgeslagen, bewaard, opgehaald en gereproduceerd. De bedrijfseigenaar moet een kopie aan de IRS kunnen leveren.
Voor belastingcontroledoeleinden is niet alle documentatie geldig. De IRS accepteert verschillende documentatie, zolang deze het bedrag, de plaats, de datum en het type uitgave vermeldt.
Digitale records zijn niet onderhevig aan slijtage, net als fysieke bonnen, maar ze kunnen verloren gaan als een harde schijf defect raakt. Het is dus verstandig om ze op te slaan in de cloud of ergens waar ze altijd toegankelijk zijn.
Papieren bonnen kunnen digitaal worden opgeslagen met behulp van desktopscanners en apps voor mobiele telefoons. Dit type technologie kan organiseren, onkostendeclaraties maken en gegevens integreren met boekhoudsoftware.