Accountafstemming

Wat is accountafstemming?

Rekeningafstemming is het proces waarbij wordt bevestigd dat twee afzonderlijke transactierecords in een rekening gelijk zijn. Zowel instellingen als individuen voeren rekeningafstemming uit. Op institutioneel niveau moeten banken en makelaars intern transacties beoordelen tussen hun grootboekposten  en individuele rekeningrecords. Accountafstemming kan organisaties helpen fouten in de boekhouding op te sporen die kunnen duiden op fouten, verkeerde berekeningen of geldlekkage. Dankzij computerautomatisering is dit proces veel sneller dan het ooit was.

De Sarbanes-Oxley Act van 2002 stelde parameters vast voor afstemming van bedrijfsrekeningen. Voorafgaand aan Sarbanes-Oxley hielden boekhoudnormen geen rekening met de noodzaak om best practices toe te passen op het afstemmen van rekeningen. Nu worden bedrijven gehouden aan veel hogere normen voor interne controles en auditprocedures.

Afstemming vindt ook plaats wanneer een klant van een bank of makelaar bevestigt dat zijn of haar persoonlijke gegevens overeenkomen met wat op periodieke overzichten wordt gerapporteerd. Op individueel niveau is het in evenwicht brengen van een chequeboek een vorm van rekeningafstemming. De term kan ook verwijzen naar het in evenwicht brengen van de boeken en bescheiden van een bedrijf met softwareprogramma’s en gegevensinvoer.

Inzicht in accountafstemming

Voor grotere instellingen worden vaak externe derden gecontracteerd om rekeningafstemming uit te voeren, wat een niveau van objectiviteit aan de beoordeling geeft. Account verzoening binnen de financiële instellingen is een belangrijke regelgeving en compliance-functie, en het is een primaire focus voor externe toezichthouders in hun routine controle van het bedrijf. Klanten van deze firma’s moeten ook een nauwkeurige administratie bijhouden en discrepanties onmiddellijk melden. Met de komst van computersystemen om transacties en klantposities vast te leggen, komt verzoening vaak neer op het oplossen van kleine discrepanties van enkele dollars, of zelfs centen, tussen de ene bron en de andere. Hoe langer een fout aan het licht komt, hoe moeilijker het zal zijn om de twee records met elkaar te verzoenen.

Hoe accountafstemming werkt

Op organisatieniveau kan accountafstemming worden uitgevoerd door een vereenvoudigd proces te volgen. Allereerst moet alle benodigde boekhoudkundige informatie worden verzameld. Vervolgens worden de bankafschriften van het bedrijf vergeleken met het grootboek. Eventuele openstaande aftrekkingen in het grootboek van het bedrijf moeten van het eindsaldo worden afgetrokken en eventuele uitstaande stortingen moeten aan het eindsaldo worden toegevoegd. Als de rekening rente draagt, moet deze worden berekend. Openstaande cheques moeten in mindering worden gebracht, evenals bankfouten, zoals onnauwkeurige afschrijvingen of bijschrijvingen, en bankkosten. Ten slotte moeten zowel het bedrijfsoverzicht als het grootboek hetzelfde eindsaldo vertonen. Eventuele fouten die aan het einde van het proces blijven bestaan, moeten worden onderzocht door te controleren of elke transactie in het grootboek is geboekt en dat lopende stortingen en uitstaande cheques worden verantwoord.

Individuen kunnen hun persoonlijke accounts verzoenen met behulp van een vergelijkbaar proces. In plaats van een grootboek zouden ze hun bankafschriften of andere financiële rekeningafschriften vergelijken met een persoonlijk record van afschrijvingen en tegoeden, zoals een chequeboekregister. Dankzij de opkomst van internetbankieren en de afname van papieren cheques, voeren veel individuen echter niet langer rekeningafstemming uit voor de meeste van hun financiële rekeningen en zijn ze afhankelijk van hun banken om het juiste eindsaldo te tonen in portals voor online bankieren.