Definitie van grootboek

Wat is een grootboek?

Een grootboek vertegenwoordigt het archiveringssysteem voor de financiële gegevens van een bedrijf met debet- en creditrekeningen die zijn gevalideerd door een proefbalans. Het grootboek geeft een overzicht van elke financiële transactie die plaatsvindt tijdens het leven van een werkmaatschappij.

Het grootboek bevat rekeninginformatie die nodig is om de financiële overzichten van het bedrijf op te stellen, en transactiegegevens worden per type gescheiden in rekeningen voor activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.

Hoe een grootboek werkt

Een grootboek is de basis van een systeem dat door accountants wordt gebruikt om financiële gegevens op te slaan en te ordenen die worden gebruikt om de financiële overzichten van het bedrijf te maken. Transacties worden geplaatst op de individuele sub-grootboekrekeningen, zoals gedefinieerd door het bedrijf grafiek van de rekeningen.

De transacties worden vervolgens afgesloten of samengevat in het grootboek en de accountant genereert een proefbalans, die dient als een rapportage van het saldo van elke grootboekrekening. De proefbalans wordt gecontroleerd op fouten en aangepast door aanvullende noodzakelijke boekingen te boeken, en vervolgens wordt de aangepaste proefbalans gebruikt om de financiële overzichten te genereren.

Hoe een grootboek werkt met dubbele boekhouding

Een grootboek wordt gebruikt door bedrijven die gebruikmaken van de dubbele boekhoudmethode, wat betekent dat elke financiële transactie betrekking heeft op ten minste twee grootboekrekeningen en dat elke boeking ten minste één debet en één credittransactie heeft. Transacties met dubbele boekingen, journaalboekingen genaamd, worden in twee kolommen geboekt, met debetboekingen aan de linkerkant en creditboekingen aan de rechterkant, en het totaal van alle debet- en creditboekingen moet in evenwicht zijn.

De boekhoudkundige vergelijking, die ten grondslag ligt aan dubbele boekhouding, is als volgt:

De balans volgt dit formaat en toont informatie op gedetailleerd rekeningniveau. De balans toont bijvoorbeeld verschillende activarekeningen, inclusief contanten en debiteuren, in het gedeelte met kortetermijnactiva.

De boekhoudmethode met dubbele boekhouding werkt op basis van de vereiste van de boekhoudvergelijking dat transacties die naar de rekeningen aan de linkerkant van het gelijkteken in de formule worden geboekt, gelijk moeten zijn aan het totaal van de transacties die naar de rekening (of rekeningen) aan de rechterkant zijn geboekt. Zelfs als de vergelijking anders wordt gepresenteerd (zoals Activa = Passiva + Eigen Vermogen), is de afwegingsregel altijd van toepassing.

Wat zegt een grootboek u?

De transactiegegevens in het grootboek worden op verschillende niveaus samengesteld en samengevat om een ​​proefbalans, resultatenrekening, balans, kasstroomoverzicht en vele andere financiële rapporten te produceren. Dit helpt accountants, bedrijfsmanagement, analisten, investeerders en andere belanghebbenden om de prestaties van het bedrijf doorlopend te beoordelen.

Wanneer de uitgaven in een bepaalde periode pieken, of een bedrijf andere transacties registreert die van invloed zijn op de inkomsten, het nettoresultaat of andere belangrijke financiële statistieken, vertellen de gegevens van de financiële overzichten vaak niet het hele verhaal.

In het geval van bepaalde soorten boekhoudfouten, wordt het noodzakelijk om terug te gaan naar het grootboek en in de details van elke geregistreerde transactie te graven om het probleem te lokaliseren. Soms kan dit betekenen dat u tientallen journaalboekingen moet herzien, maar het is absoluut noodzakelijk om betrouwbaar, foutloze en geloofwaardige financiële overzichten van het bedrijf bij te houden.

Het voorbeeld van een balanstransactie

Als een bedrijf bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt voor een factuur van $ 200, verhoogt de accountant van het bedrijf de geldrekening met een debet van $ 200 en voltooit hij de boeking met een creditering of korting van $ 200 op de debiteuren. De geboekte debet- en creditbedragen zijn gelijk.

In dit geval wordt één activarekening (contant geld) verhoogd met $ 200, terwijl een andere activarekening (debiteuren) wordt verlaagd met $ 200. Het nettoresultaat is dat zowel de toename als de afname slechts één kant van de boekhoudkundige vergelijking beïnvloeden. De vergelijking blijft dus in evenwicht.

Voorbeeld van een transactie in de resultatenrekening

De resultatenrekening volgt zijn eigen formule, die als volgt kan worden geschreven:

Revenue-Expenses=Net Income (NI) OR NET Profit\ text {Revenue} – \ text {Expenses} = \ text {Netto inkomen (NI) of nettowinst}Omzet-Uitgaven=Nettowinst (NI) of nettowinst

Het is mogelijk dat een boekhoudkundige transactie zowel de balans als de resultatenrekening gelijktijdig beïnvloedt.

Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf zijn klant $ 500 factureert. De accountant zou deze transactie in het grootboek invoeren door een debet (verhoging) van $ 500 te boeken op debiteuren (een vermogensrekening op de balans) en een tegoed van $ 500 (verhoging) aan de inkomsten, wat een rekening met de winst-en-verliesrekening is. Afschrijvingen en tegoeden stijgen beide met $ 500, en de totalen blijven in evenwicht.

Meer informatie over het grootboek

Voor gerelateerd inzicht in grootboeken, kunt u overwegen om meer te lezen over dubbele boekhouding.

Veel Gestelde Vragen