Dagboek van contante betaling

Wat is een dagboek voor contante betalingen?

Een dagboek voor contante betalingen is een record dat wordt bijgehouden door de interne accountants van een bedrijf en waarin alle financiële uitgaven van een bedrijf worden gespecificeerd voordat die betalingen naar het grootboek worden geboekt. Deze dagboeken worden maandelijks afgestemd met grootboekrekeningen, die vervolgens worden gebruikt om financiële overzichten voor reguliere boekhoudperioden te creëren.

Inzicht in een dagboek voor contante betalingen

Deze dagboeken worden over het algemeen beheerd door boekhoudsoftware en bevatten essentiële informatie zoals het uitbetaalde bedrag, het chequenummer, het transactietype, de begunstigde, de betaler en de memo. Maar sommige bedrijven registreren andere belangrijke details, zoals kortingen op gekochte bulkartikelen. Verschillende soorten uitgaven kunnen in verschillende kolommen worden vermeld of ze kunnen verschillende codes krijgen.

Tijdschriftmanagers moeten gedetailleerd zijn en elke transactie zorgvuldig registreren om te voorkomen dat contant geld verkeerd wordt afgeleverd of verduisterd. Bovendien kunnen dagboeken voor contante uitbetaling bedrijfseigenaren helpen bij het beheer van hun contanten door duidelijke afbeeldingen te geven van inventariskosten, lonen, huurkosten en andere externe uitgaven. Deze gegevens kunnen cruciaal zijn voor het nemen van goede zakelijke beslissingen in de toekomst.

Een dagboek voor contante betalingen laat een bedrijfseigenaar zien of er meer geld het bedrijf verlaat dan binnenkomt en vice versa, zodat hij aanpassingen aan het bedrijf kan aanbrengen om ervoor te zorgen dat er altijd een positieve cashflow is.

Bij een uitbetaling in contanten wordt elke geldoverdracht geregistreerd, niet alleen die van fysiek contant geld. Dit omvat cheques en elektronische overboekingen of enig ander kasequivalent.

Structuur van dagboek voor contante uitbetaling

Het kasuitbetalingsdagboek bevat een verscheidenheid aan kolommen om de uitgaande kasstromen van het bedrijf te registreren. De kolommen bevatten de datum van elke contante betaling, de details van de andere getroffen grootboekrekening, het chequenummer uitgegeven door het bedrijf, het totale bedrag van de betaalde contanten, de kredietcontrolerekening, die het van de rekening van de schuldeiser afgetrokken bedrag weergeeft, betaalde belastingen en speciale kolommen die het type transactie aangeven, zoals advertenties, lonen, enz.

Elk van deze kolommen wordt vervolgens aan het einde van de logboekperiode opgeteld om tot een totaalbedrag te komen. Deze informatie wordt vervolgens overgebracht naar het grootboek.

Voorbeeld van een dagboek voor contante betalingen

Stel dat bedrijf ABC binnen een maand een machine koopt van fabrikant BZY voor $ 5.000 en een vrachtwagen huurt bij Rental Trucks voor $ 500. Het bedrijf zou zijn kassaldi moeten crediteren en de bijbehorende rekeningen moeten debiteren. Het kasboek zou er ongeveer zo uitzien.

Dit is een heel simplistisch voorbeeld, maar zou laten zien hoe transacties worden geregistreerd. Zowel het contante bedrag moet worden geregistreerd op de contante kredietrekening als hetzelfde bedrag moet worden gedebiteerd van een overeenkomstige rekening. Afhankelijk van het type kan die rekening een voorraadrekening of een andere traditionele balansrekening zijn. In dit geval is het in een “andere” categorie-rekening geplaatst.

Voor elk type bedrijf ziet een dagboek voor contante betalingen er heel anders uit. Het dagboek voor contante betalingen van een detailhandelaar zou inventaris, debiteuren, crediteuren, salarissen en lonen bevatten. Een fabrikant kan deze allemaal hebben, maar houdt ook rekening met ingekochte grondstoffen en productiekosten. Een softwarebedrijf mag alleen salarissen en hardware (computer) kosten hebben.

Ongeacht het type bedrijf, een bedrijfseigenaar moet elke keer dat contant geld wordt uitbetaald een dagboek voor contante betalingen gebruiken om bij te houden waar het geld wordt uitgegeven. Het is een cruciaal hulpmiddel voor het succes van elk bedrijf en zorgt ervoor dat alle informatie die aan de Internal Revenue Service (IRS) wordt verstrekt, correct is op het moment van de belasting.