Klantinformatiebestand (CIF)
Wat is een klantinformatiebestand (CIF)?
Een klantinformatiebestand (CIF) is een elektronisch bestand dat alle relevante informatie over de persoonlijke en accountinformatie van een klant opslaat. Het klantinformatiebestand (CIF), dat een CIF-nummer bevat, stelt het bedrijf in staat om zijn klantaccounts per relatie te bekijken en niet strikt per accounttype. Hoewel veel industrieën klantenbestanden hebben, worden CIF’s traditioneel geassocieerd met de banksector. Een CIF bij een bank kan de kredietrelaties van een klant, eigendom van rekeningen en eigendomsinformatie van een klant bevatten.
Belangrijkste leerpunten
- Een klantinformatiebestand (CIF) is een geautomatiseerd bestand dat wordt gebruikt door bedrijven waarin de persoonlijke en accountinformatie van een klant wordt opgeslagen.
- Bij het bankwezen bevat een CIF gegevens zoals kredietrelaties, informatie over het accounteigendom, het aantal en de soorten accounts die eigendom zijn.
- Online retailers maken ook CIF’s voor huidige of potentiële klanten op basis van hun online zoekopdrachten of aankopen naar producten.
Hoe een klantinformatiebestand (CIF) werkt
De CIF voor bank registreert informatie zoals de vitale statistische rekeningsaldi en transacties van een klant, en soorten rekeningen die worden aangehouden. Het wordt zo vaak als dagelijks bijgewerkt om de nauwkeurigheid te garanderen en wordt gebruikt om te helpen bij verschillende service- en administratieve functies.
Een CIF geeft het bedrijf een overzicht van alle activiteiten die bij een bepaalde klant horen. Een CIF wordt tegenwoordig vaker in een elektronisch formaat bewaard, samen met het CIF-nummer. Er bestaat echter vaak ook een papieren CIF-map met relevante documenten, zoals handtekeningkaarten die worden gebruikt tijdens het openen van een rekening. Het klanteninformatiebestand fungeert als een centraal punt voor het onderzoeken van klantgegevens zonder dat elke rekening of transactie afzonderlijk hoeft te worden opgezocht.
Commercieel bankieren gebruikt CIF’s om de verschillende kredietproducten weer te geven, zoals zakelijke leningen en creditcards die momenteel door een klant worden gebruikt. De CIF kan ook informatie weergeven over eerdere vragen om te helpen bij het verstrekken van gerichte informatie met het oog op cross-selling, waarbij aanvullende producten worden aangeboden aan bestaande klanten.
CIF en gegevensbeveiliging
Elk bedrijf of elke entiteit die bepaalde klantinformatie vastlegt, moet bekendmaken hoe deze wordt verzameld en hoe deze zal worden gebruikt. Het bedrijf is ook verplicht om bepaalde minimale stappen te nemen om de gegevens te beschermen tegen onbedoelde of gedwongen blootstelling door onbevoegde partijen.
De De FTC biedt bedrijven ook hulp bij het beveiligen van gegevens en ervoor zorgen dat gegevens op de juiste manier worden verwijderd.
Speciale overwegingen
Een klantinformatiebestand (CIF) en de bijbehorende gegevens worden vaak gebruikt als marketingtool. Een CIF met online retailers kan bijvoorbeeld informatie bevatten over eerdere zoekopdrachten op internet, eerder bekeken producten en aankopen. Het zoek- en browsegedrag helpt online bedrijven om andere items te bepalen die de klant mogelijk interesseren om nieuwe of extra verkopen te werven.
Serviceproviders houden ook CIF’s bij met het oog op toekomstige marketing. Dit kan onder meer bestaan uit mededelingen aan een consument over diensten die de consument met specifieke tussenpozen gebruikt, zoals voertuigonderhoud of landschapsarchitectuur. Door informatie te verzamelen over wanneer de service voor het laatst is gebruikt, kan het bedrijf anticiperen wanneer de klant deze in de toekomst nodig heeft en een herinnering sturen.
Voorbeeld van een klanteninformatiebestand
Een CIF bevat vaak persoonlijk identificeerbare informatie (PII). Dit kan de naam, het adres en het telefoonnummer van de klant bevatten om aankopen af te handelen. Een CIF kan ook de geboortedatum en het burgerservicenummer van een persoon bevatten, wat vaker vereist is bij het bankwezen of in omstandigheden waarin krediet relevant is. Verdere informatie, zoals ras en geslacht, kan ook worden opgenomen in de informatie die beschikbaar is.