Elektronisch vergadersysteem (EMS)
Wat is een elektronisch vergadersysteem?
Een elektronisch vergadersysteem (EMS) is software die bedoeld is om probleemoplossing en besluitvorming binnen een groep uit te lokken. Standaardkenmerken van elektronische vergadersystemen zijn onder meer elektronisch brainstormen (meestal in anonieme vorm), parallelle verwerking, discussietools en stemmen. De unieke kenmerken van een EMS overwinnen de beperkingen van traditionele persoonlijke bijeenkomsten, zoals gebrek aan deelname, kritiek en dominantie van de procedure door slechts een paar leden.
Een e-meeting is elke meeting die online plaatsvindt. Elektronische vergadersystemen (EMS) kunnen het softwareplatform bieden om e-vergaderingen te vergemakkelijken, waardoor een grotere deelname van werknemers die geografisch of terughoudend kunnen zijn, mogelijk wordt om deel te nemen aan een traditionele bedrijfsbijeenkomst.
Inzicht in elektronische vergadersystemen
Elektronische vergadersystemen (EMS) onderscheiden zich van web- of videoconferentievergaderingssystemen, hoewel beide een aantal kenmerken gemeen hebben en elkaar aanvullen op de moderne werkplek. Een EMS biedt veel voordelen voor organisaties en gebruikers, zoals een verlaging van de reiskosten, een grotere deelname door de anonimiteit die het systeem biedt, minder verstoringen ten opzichte van vergaderen in een druk kantoor en een betere beschikbaarheid van deelnemers.
Deze voordelen compenseren ruimschoots het grote nadeel van dergelijke systemen, namelijk het gebrek aan persoonlijk contact en menselijke interactie. Het kunnen lezen van lichaamstaal en het maken van oogcontact bij communicatie met andere mensen heeft duidelijke voordelen. Een EMS blokkeert of beperkt dit soort interactie doorgaans. Een ander nadeel van een EMS is het risico van technologische of elektronische onderbrekingen, mocht de digitale connectiviteit instabiel worden of zelfs uitvallen.
Belangrijkste leerpunten
- Een elektronisch vergadersysteem (EMS) is een softwareplatform dat een digitale ontmoetingsruimte biedt voor onder meer groepssamenwerking, probleemoplossing en anonieme feedback.
- Elektronische vergadersystemen helpen bedrijven door reiskosten te verlagen en deelname gemakkelijker te maken, omdat alles anoniem en toegankelijk is, waar de werknemer zich ook bevindt.
- Een EMS kan nooit het persoonlijke contact vervangen dat een meer traditionele vergadering zou kunnen vergemakkelijken; een ambulancezorg is ook kwetsbaar als een faciliteit verbindingsproblemen heeft, waardoor online communiceren moeilijk wordt.
Voorbeeld van elektronische vergadersystemen
Een EMS kan worden ontworpen voor beperkte of specifieke doeleinden, zoals training en verkooppresentaties. Een voorbeeld van potentieel gebruik voor een EMS is wanneer een bedrijf van plan is een nieuw product te lanceren en de potentiële aantrekkingskracht wil testen bij werknemers die de achtergrond en kennis hebben om objectief te zijn over het voorgestelde aanbod. Met behulp van een elektronisch vergadersysteem kunnen deelnemers meningen en kritiek delen zonder mogelijke conflicten en groepsdenken die anders de reacties zouden kunnen beïnvloeden.