Bijkomende kosten – IE

Wat zijn incidentele kosten (IE)?

Bijkomende kosten, ook wel incidentele kosten genoemd, zijn fooien en andere kleine vergoedingen of kosten die worden gemaakt naast de belangrijkste dienst, item of gebeurtenis die tijdens zakelijke activiteiten worden betaald.

Bijkomende kosten die samenhangen met de kosten van vervoer, maaltijden en huisvesting komen vaak voor wanneer een werknemer voor zaken reist. Een medewerker die een taxi neemt van de luchthaven naar een hotel, maakt kosten voor taxi’s en hotels en, als dit plaatselijk gebruikelijk is, maakt hij incidentele uitgaven voor fooien aan de taxichauffeur en het hotelpersoneel.  Incidentele uitgaven voor items of diensten zoals haarknippen of toiletartikelen worden waarschijnlijk als persoonlijk gecategoriseerd, omdat ze hoe dan ook thuis nodig zouden zijn geweest en betaald.

Bedrijfsprocedures voor incidentele posten

Bijkomende kosten en het beleid en de procedures die daarop van toepassing zijn, worden vaak uiteengezet in het werknemershandboek van een bedrijf. Daarin worden incidentele kosten gedefinieerd, gecategoriseerd als zakelijk of persoonlijk, en beperkt tot kwantiteit, kwaliteit of dollarbedrag. Of er kan een dagtarief worden vastgesteld en eventuele kosten daarboven moeten door de werknemer worden gedragen. Bij bedrijfsprocedures voor terugbetaling kan het nodig zijn dat de medewerkers incidentele kosten uit eigen zak of met een bedrijfscreditcard of contant geld betalen.

Deze procedures moeten het volgen van incidentele uitgaven voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden vergemakkelijken. Werknemers moeten voor elke aankoop een gedetailleerde administratie bijhouden. Werknemers moeten deze gegevens samenvatten in een onkostendeclaratie, gestaafd met feitelijke betalingsbewijzen die de betaling aantonen, en deze bij het bedrijf indienen.  Incidentele uitgaven die uit de persoonlijke middelen van de werknemers worden betaald, moeten worden vergoed door middel van op zichzelf staande cheques, zodat het duidelijk is dat de betalingen vergoedingen zijn en geen inkomsten voor de werknemers.

Maaltijden en bijkomende kosten

Bijkomende kosten zijn aftrekbaar, onderhevig aan de limiet van 50% wanneer ze zonder vergoeding worden betaald in verband met reizen voor zaken, voor investeringen of inkomstengenererende eigendommen, of voor in aanmerking komende educatieve, medische of liefdadigheidsdoeleinden.

Er kunnen vijf methoden worden gebruikt om maaltijdkosten en incidentele kosten (M&IE) te berekenen:

1. De werkelijke kostenmethode
2. Standaard maaltijdvergoeding
3. De dagvergoeding voor reiskosten volgens de methode van verantwoordelijke plannen
4. Hoog-laag-methode
5. De incidentele kosten enige methode.

De beschikbaarheid van een methode hangt volledig af van de specifieke feiten en omstandigheden. De eerste methode, de werkelijke kosten, biedt een directe vergoeding voor onderbouwde contante reiskosten. De vier overige methoden bieden inclusieve dagvergoedingen om de gespecificeerde kosten te dekken.

Het standaardtarief voor maaltijdvergoedingen dekt de kosten van alle maaltijden, roomservice, wasserette, stomerij en het persen van kleding, en vergoedingen en fooien voor personen die diensten verlenen, zoals voedseldieners en bagageafhandelaars.  De dagvergoeding tegen het federale dagtarief en de high-low tegen een door de IRS vastgesteld tarief dekken alle maaltijden, huisvesting en bijkomende kosten. Het tarief voor alleen incidentele kosten van $ 5 per dag dekt incidentele kosten en mag alleen worden gebruikt als er geen maaltijdkosten zijn betaald of gemaakt en de standaard maaltijdvergoeding niet is gebruikt.

Voor de aftrek van maaltijden en incidentele kosten (M&IE) zijn incidentele kosten vergoedingen en fooien die worden gegeven aan dragers, bagagedragers, hotelpersoneel en personeel op schepen. Bijkomende uitgaven omvatten geen uitgaven voor de was, het schoonmaken en het persen van kleding, verblijfsbelasting, kosten van telegrammen of telefoongesprekken, vervoer tussen plaatsen van accommodatie of zaken en plaatsen waar maaltijden worden genuttigd, of de verzendkosten voor het indienen van reisvouchers en het betalen van door de werkgever gesponsorde rekeningkaartfacturen.

Fiscale behandeling van incidentele posten

De fiscale behandeling van incidentele kosten die door bedrijven worden betaald of vergoed, verschilt per type en per belastingbetaler. In het algemeen kunnen incidentele kosten aftrekbaar zijn als ze een aanvulling zijn op bedrijfskosten die normaal en noodzakelijk zijn voor hun respectieve zakelijke activiteiten, als ze plaatselijk gebruikelijk en verwacht zijn en als ze redelijk in bedrag zijn.

Relatiegeschenken

Bijkomende kosten in verband met de kosten van geschenken komen vaak voor wanneer een bedrijf geschenken aan zijn klanten geeft.  Een bedrijf dat dergelijke geschenken geeft, zal, naast de kosten van de onderliggende geschenken, bijkomende kosten maken voor inpakpapier, linten, strikken en bezorging. 

Aftrekbaarheid van relatiegeschenken

Bijkomende kosten van relatiegeschenken zoals geschenkverpakking, gravure, verpakking, verzending, verzekering of andere gerelateerde kosten die geen wezenlijke waarde toevoegen aan het geschenk, worden niet meegerekend bij het berekenen van de aftreklimiet voor relatiegeschenken. Dat is een goede zaak, aangezien aftrekposten voor relatiegeschenken tijdens elk belastingjaar beperkt zijn tot $ 25 per ontvanger. Elke uitgave van meer dan $ 25 van een geschenk dat aan een ontvanger wordt gegeven, kan niet worden afgetrokken.

Ongeval of diefstal

Incidentele kosten die bijkomstig zijn bij de kosten van beschadigde of gestolen eigendommen komen vaak voor wanneer een bedrijf te maken krijgt met een zakelijk ongeval of diefstal. Als een fabriek afbrandt, zal het bedrijf dat er eigenaar van is moeten betalen om de fabriek te repareren of te vervangen en kan het ook incidentele kosten oplopen, zoals medische behandeling voor persoonlijk letsel, verhuis- en opslagkosten, of huur voor tijdelijke fabrieksruimte.

Aftrekbaarheid van ongeval of diefstal

Bijkomende kosten als gevolg van een ongeval of diefstal, zoals medische behandeling voor persoonlijk letsel, tijdelijke huisvesting, brandstof, verhuizing of huur voor tijdelijke woonruimte, zijn niet aftrekbaar als verlies door slachtoffers.

Nationale garde en reserve reizen

Leden van de Nationale Garde en de Reserve kunnen aanspraak maken op een boven-de-lijn aftrek van het bruto-inkomen tot het federale dagtarief voor maaltijden, accommodatie en incidentele reiskosten van meer dan 100 mijl met een overnachting om Guard- of Reserve-vergaderingen bij te wonen.

Belastingaangifteformulieren voor incidentele posten

Werknemers trekken werkgerelateerde reiskosten af ​​op schema A van formulier 1040, 1040A of 1040EZ als werkkosten en diverse gespecificeerde aftrekkingen die onderhevig zijn aan de 2% van AGI-limiet. Leden van de Nationale Garde en de Reserve rapporteren de reiskosten van 100 mijl op regel 24 van formulier 1040 als een boven-de-lijn aftrek van het bruto-inkomen.

Zelfstandigen trekken werkgerelateerde reiskosten af ​​als zakelijke uitgaven op schema C van formulier 1040, 1040A of 1040EZ. Bedrijven trekken, afhankelijk van de classificatie van de entiteit, reiskosten af ​​als zakelijke kosten op formulier 1120 of 1120S of formulier 1065.