Incumbency-certificaat
Wat is een incumbency-certificaat?
Een incumbency-certificaat (of certificaat van incumbency) is een officieel document uitgegeven door een corporatie of naamloze vennootschap ( belangrijkste aandeelhouders. Het specificeert wie welke functies bekleedt binnen de organisatie en wordt het vaakst gebruikt om de identiteit te bevestigen van personen die bevoegd zijn om namens het bedrijf juridisch bindende transacties aan te gaan.
Buiten de VS kan een incumbency-certificaat ook bekend staan als een register van directeuren, een certificaat van functionarissen of een certificaat van een secretaris.
Belangrijkste leerpunten
- Een incumbency-certificaat legt de identiteit vast van de huidige directeuren, functionarissen en soms belangrijke aandeelhouders van een bedrijf.
- Een financiële instelling zal vaak een incumbency-certificaat nodig hebben bij het openen van een rekening om te garanderen dat de personen die beweren de tekenbevoegde van een bedrijf te zijn, gemachtigd zijn.
- Voor contracten voor transacties waarbij bedrijven zijn betrokken, is meestal een bewijs van vestiging vereist om te bepalen wie het bedrijf juridisch in de contracten kan binden.
Inzicht in incumbency-certificaten
Incumbency-certificaten, zoals een attest van incumbency, een certificaat van functionarissen, een officiersverklaring, een register van directeuren of een secretarisverklaring, geven in wezen allemaal dezelfde informatie. Incumbency-certificaten worden uitgegeven door de bedrijfssecretaris en dragen vaak het bedrijfszegel en kunnen notarieel worden bekrachtigd door een openbare notaris. Omdat de secretaris de functionaris is die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de bedrijfsadministratie, is het incumbency-certificaat een officiële handeling van het bedrijf en kunnen derden redelijkerwijs vertrouwen op de juistheid ervan.
Een incumbency-certificaat bevat alle relevante gegevens met betrekking tot de directeuren en functionarissen van het bedrijf, zoals de naam van de zittende exploitant, de functie, gekozen of benoemd, en de ambtstermijn. Het bevat meestal ook een handtekeningvoorbeeld voor vergelijkingsdoeleinden.
Een typisch gezagscertificaat kan als volgt worden geformuleerd:
De ondergetekende, X, secretaris van ABC Inc. (het “Bedrijf”), verklaart hierbij dat de hieronder genoemde personen de positie bekleden die vermeld staat tegenover zijn of haar namen bij het Bedrijf, dat de
handtekening die verschijnt naast de naam van elk van deze personen de echte handtekening van een dergelijke persoon, en dat ze naar behoren gemachtigd zijn om… ”
Deze vermelding zou dan worden gevolgd door een lijst van de directeuren en functionarissen, de datum en de handtekening van de secretaris. Dit document kan worden aangevraagd door een financiële instelling wanneer het bedrijf een aanvraag indient om een bankrekening te openen of een grote transactie initieert. Het certificaat kan ook worden aangevraagd door een advocaat of iemand anders die de wettigheid en de vermelde positie van een directeur of functionaris binnen het bedrijf wil bevestigen.
Iedereen die betrokken is bij een transactie met een bedrijf en de genoemde functie van een functionaris binnen het bedrijf moet bevestigen, kan een incumbency-certificaat aanvragen bij de secretaris van het bedrijf. In de praktijk wordt bij het openen van een rekening door een bank of een andere financiële instelling vaak een incumbency-certificaat vereist om te verzekeren dat de persoon die beweert de ondertekenaar van een bedrijf te zijn, dat ook is.
Evenzo, wanneer advocaten contracten opstellen voor transacties waarbij bedrijven betrokken zijn, hebben ze meestal een officieel incumbency-certificaat nodig om te bepalen wie het bedrijf juridisch in de contracten kan binden.
Voorbeeld van een incumbency-certificaat
Hoewel ze verschillende vormen kunnen aannemen, ziet een typisch standaard incumbency-certificaat er als volgt uit:
CERTIFICAAT VAN PREDIKANTSCHAP
De ondergetekende, secretaris / adjunct-secretaris van __________________________ een __________________ bedrijf (hierna “Bedrijf”), verklaart hierbij als volgt:
1. Dat hij / zij de naar behoren gekozen, gekwalificeerde en waarnemend secretaris / adjunct-secretaris van de Corporation is en belast is met het bijhouden van de verslagen, notulen en het zegel van de Corporation.
2. Dat op grond van het statuut van de Corporation, zoals gewijzigd, de volgende genoemde persoon (personen) werd / zijn aangewezen en aangesteld op het / de hieronder aangegeven kantoor (s), en dat genoemde persoon / personen dergelijke kantoor (s) op dit moment, en de handtekening (en) die tegenover de naam (namen) staat / zijn echte handtekeningen.
NAAM, HANDTEKENING en TITEL
__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________
3. Dat overeenkomstig de statuten van de Corporation, zoals gewijzigd, en bepaalde resoluties die zijn aangenomen door de Raad van Bestuur van de Corporation, de persoon / personen die waren aangewezen om te dienen in de bovengenoemde hoedanigheid, voldoende bevoegdheid kreeg / kregen om op te treden namens en om de Corporation te binden met betrekking tot transacties met betrekking tot het leasen van apparatuur, inclusief maar niet beperkt tot de verkoop en terughuur van dergelijke apparatuur, en dat de uitvoering door genoemde persoon (personen) van documenten met betrekking tot dergelijke transacties, inclusief maar niet beperkt tot Master Lease-overeenkomsten en Uitrustingsschema’s daarbij vormen een juridisch bindende en afdwingbare verplichting van de Corporation.
4. Dat volgens de statuten van de Corporation, zoals gewijzigd, de ondergetekende de bevoegdheid en de bevoegdheid heeft om dit certificaat namens de Corporation uit te voeren en dat hij / zij dit certificaat op deze __________ dag heeft uitgevoerd en het zegel van de Corporation heeft gezet. van _______________, 20_____.
Handtekening: ______________________________________ (ZEGEL)
Naam: _________________________________________
Titel: __________________________________________