Plan zonder verantwoording
Wat is een niet-verantwoordingsplan?
De TaxCuts and Jobs Act (TCJA) van 2017 heeft gespecificeerde aftrekkingen geëlimineerd voor werknemers die niet-terugbetaalde uitgaven maken voor bedrijfsactiviteiten van 2018 tot en met 2025. Voorheen konden werknemers contante uitgaven aftrekken voor zaken als uniforme schoonmaak en vergoedingen voor professionele organisaties.
Bedrijven kunnen het verlies van deze aftrek voor hun werknemers compenseren door een niet-verantwoordingsplan op te stellen, wat een manier is om werknemers een vergoeding te bieden voor zakelijke onkosten of reizen die niet hoeft te worden verantwoord aan een werkgever.
Geld dat aan werknemers wordt verstrekt in een niet-verantwoordingsplan, wordt beschouwd als belastbaar inkomen en moet op de W-2 van een werknemer worden vermeld.
Ook bekend als een vergoedingsplan, verschillen niet-verantwoorde plannen van verantwoordelijke plannen doordat de laatste vereist dat werknemers een adequate boekhouding voeren om terugbetaling te ontvangen. Aangezien geld dat door werknemers wordt ontvangen op basis van een verantwoordingsplan, dient ter vergoeding van geld dat is besteed aan bedrijfsgerelateerde uitgaven, is het niet belastbaar.
Belangrijkste leerpunten
- Vroeger konden werknemers bedrijfsgerelateerde uitgaven van hun belastingen aftrekken, maar de Tax Cuts and Jobs Act elimineerde die gespecificeerde aftrekkingen tot ten minste 2025.
- Bedrijven die hun werknemers in staat willen blijven stellen om te betalen voor uitgaven zoals uniforme schoonmaak of contributie aan een professionele organisatie, kunnen een verantwoordelijk of niet-verantwoordelijk plan opstellen.
- Een niet-verantwoordingsplan is handig voor bedrijven die geen pre-autorisatie voor personeelsuitgaven willen.
Hoe het niet-verantwoordingsplan werkt
Hoewel geld dat aan werknemers wordt gegeven onder een niet-verantwoordingsplan bedoeld is om te worden besteed aan zakelijke uitgaven, zoals reizen, maaltijden of entertainment, mag de ontvanger het op elke manier besteden die hij wil. Als een werkgever bijvoorbeeld een werknemer $ 500 zou geven om de kosten van maaltijden te dekken terwijl hij op zakenreis is, op basis van een niet-verantwoordingsplichtig plan, zou de werknemer voor elke maaltijd goedkoop voedsel kunnen eten en de besparingen in eigen zak steken.
Wat de Internal Revenue Service (IRS) betreft, is het echter een compensatie die naast salaris of loon wordt betaald. Als zodanig wordt het belast als inkomen. Werkgevers kunnen voor sommige onkostenposten een niet-verantwoordingsplan gebruiken en een verantwoordingsplan voor andere uitgaven.
Niet-verantwoordingsplan: uitgaven en belastingen
Elke uitgave voor bedrijfsgerelateerde uitgaven in een niet-verantwoordingsplan kandoor de ontvanger op zijn 1040-formulierworden gedeclareerd als een diverse gespecificeerde aftrek. Dergelijke uitgaven zijn onderhevig aan een beperking van 2% die dicteert dat indieners die specificeren, alleen het deel van de uitgaven mogen aftrekken dat 2% van hun aangepast bruto inkomen (AGI) overschrijdt.
Volgens de IRS-regels moeten uitgaven zowel gewoon als noodzakelijk zijn om aftrekbaar te zijn;anders kan de IRS ze weigeren of ze als “overdadig” beschouwen en ze ook niet toestaan, hoewel dit zelden wordt toegepast.
In de context van niet-verantwoordingsplichtige plannen heeft “gewoon en noodzakelijk” een meer lakse definitie, afhankelijk van de context.”Gewoon” betekent simpelweg iets dat normaal gesproken nodig is bij het runnen van een bedrijf.”Noodzakelijk” betekent alleen dat een item geschikt en nuttig is voor de bedrijfsvoering. Zie IRS-publicatie 535: bedrijfskosten voor meer informatie.
Niet-verantwoordingsplan versus verantwoordingsplan
In een verantwoordingsplan moet de werknemer onderbouwen wat de uitgave was en waarvoor deze was, hoeveel deze was en dat deze werd gemaakt tijdens het zakendoen voor het bedrijf. Verantwoordelijke pensioenuitgaven worden niet als belastbaar inkomen beschouwd. Eventuele niet-gebruikte voorschotten moeten tijdig aan het bedrijf worden geretourneerd (zoals gespecificeerd door de IRS).