Aankoop om te betalen
Wat is Purchase-to-Pay?
Purchase-to-pay is een geïntegreerd systeem dat het aankoopproces van goederen en diensten voor een bedrijf volledig automatiseert. Het systeem heeft zijn naam te danken aan het feit dat het alle aspecten van verwerving afhandelt, van de aankoop van goederen tot de betaling van de verkoper. De belangrijkste voordelen van purchase-to-pay zijn efficiëntie, kostenbesparingen en meer inzicht in financiën en inkoop.
Inzicht in Purchase-to-Pay
Het purchase-to-pay-systeem begint met het aanvragen van aanvragen, gaat verder met de aanbesteding en eindigt met de betaling. Aanvragen is het proces waarbij formeel een dienst, item of product wordt aangevraagd met een aankoopaanvraagformulier. Inkoop vindt plaats wanneer de goederen of diensten zijn ontvangen. Het systeem eindigt wanneer de betaling is uitgevoerd.
Belangrijkste leerpunten
- Purchase-to-pay is een compleet aankoopsysteem voor bedrijven, van de aankoop van goederen tot de betaling van een leverancier.
- Purchase-to-pay wordt ook wel P2P, procure-to-pay, eProcurement of req-to-check genoemd.
- Het purchase-to-pay-proces is geautomatiseerd, bespaart kosten en vermindert risico’s.
- Purchase-to-pay is niet bedoeld om de betaling van leveranciers te versnellen, omdat dit niet in het belang is van bedrijven die hun geld zo lang mogelijk willen behouden.
- Purchase-to-pay-systemen zijn ontworpen om de efficiëntie en financiële controles te verbeteren.
Purchase-to-pay streeft naar optimalisatie van het inkoopproces, wat de organisatie ten goede komt door betere financiële controle en efficiëntie. Dit gestroomlijnde, geïntegreerde systeem bespaart kosten en vermindert risico’s. Een typisch purchase-to-pay-systeem omvat vijf stappen en vereisten voor voltooiing:
- Catalogi : Catalogi van voorkeursleveranciers zijn de eerste vereiste in een purchase-to-pay-systeem.
- Inkoopaanvragen : Zodra een product uit een catalogus is geselecteerd, stuurt de koper een inkoopaanvraag naar de juiste manager.
- Workflow voor inkooporders : een inkooporder wordt gegenereerd zodra de aanvraag tot bestellen is goedgekeurd door de manager.
- Facturering : dit is een cruciaal onderdeel van een purchase-to-pay-systeem, aangezien het handmatig verwerken van facturen een enorm arbeidsintensief en tijdrovend proces is. Geautomatiseerde factuurverwerking bespaart tijd en geld en bevat een afstemmingsfunctie die inkooporders afstemt op facturen.
- Betaling : Zodra een factuur is goedgekeurd voor betaling, wordt er een bestand gegenereerd in het crediteurenadministratiesysteem van het bedrijf. De goedgekeurde factuur resulteert in betaling aan de leverancier tegen het einde van de periode waarvoor de leverancier krediet heeft verstrekt.
Purchase-to-pay-systemen zijn niet bedoeld om het betalingsproces te versnellen. Hoewel dit een prijzenswaardige doelstelling zou zijn, is de realiteit dat het voor de meeste bedrijven geen prioriteit zou zijn, omdat het sneller betalen van rekeningen de timing van hun eigen kasstromen zou beïnvloeden. Het doel van een purchase-to-pay-systeem is eerder het verbeteren van de efficiëntie en financiële controle, aangezien financiële afdelingen over tijdige aankoopgegevens beschikken.
Snel feit
Purchase-to-pay-systemen zijn geautomatiseerde processen die de arbeidskosten verlagen en de nauwkeurigheid vergroten.
Best practices voor purchase-to-pay-systemen zijn onder meer solide technologie die gebruikmaakt van één aanspreekpunt, zoals een leveranciersportaal, verminderde complexiteit in catalogi en inkoopkanalen en ondersteuning door het topmanagement. Het kan belangrijke gegevens verstrekken over hoeveel er wordt uitgegeven, welke producten of diensten worden ontvangen en levertijden.