Vervangende cheque

Wat zijn vervangende cheques?

Vervangende cheques zijn kopieën van cheques die door banken worden gebruikt in plaats van het origineel. Deze praktijk werd legaal gemaakt door de Check Clearing for the 21st Century Act in 2003, beter bekend als de Check 21 Act.

Op voorwaarde dat de kopie zowel de voor- als de achterkant van de originele cheque bevat, zijn banken vrij om vervangende cheques te gebruiken bij het verkrijgen van betalingen, waardoor het verrekeningsproces voor cheques aanzienlijk wordt versneld.

Inzicht in vervangende cheques

Het gebruik van vervangende cheques in het proces van het vereffenen van cheques staat bekend als het afkappen van cheques. Het levert een aanzienlijke tijdwinst op omdat banken niet langer de originele fysieke kopieën van cheques hoeven op te slaan en te verzenden, die gemakkelijk verloren of beschadigd kunnen raken. Tegenwoordig worden vervangende cheques die door banken zijn gemaakt, beschouwd als rechtsgeldige vormen van betaling.

Het is echter belangrijk op te merken dat alleen banken vervangende cheques kunnen creëren, geen personen. Wanneer een persoon of bedrijf een afbeelding van een papieren cheque maakt om een ​​storting op afstand te voltooien, ontvangt de bank die afbeelding technisch en converteert deze in een vervangende cheque met behulp van hun softwareplatform voor het verzilveren van cheques. De afbeelding van de cheque zelf wordt technisch gezien echter niet als een vervangende cheque beschouwd, tenzij deze als zodanig door de bank is geaccepteerd en verwerkt.

Evenzo is er een verschil tussen vervangende cheques en zogenaamde geconverteerde cheques. Dit laatste zijn fysieke controles die worden gebruikt om elektronische betalingen te initiëren. Waar vervangende cheques worden beheerst door de wetgeving en door de Uniform Commercial Code (UCC), worden geconverteerde cheques beheerst door de voorschriften van het geautomatiseerde verrekenkantoor (ACH) -platform.

Het is begrijpelijk dat de acceptatie van vervangende cheques de verwerkingstijd van cheques in het hele banksysteem aanzienlijk heeft verbeterd. Een relatief klein ongemak van deze wijziging is echter dat banken niet langer fysieke cheques aan hun inleggers mogen retourneren als hun daarom wordt verzocht. Het is immers mogelijk dat banken tegenwoordig fysieke cheques niet zo lang in het bestand bewaren als voorheen, aangezien de oorspronkelijke cheque niet relevant is zodra een legitieme vervangende cheque is gemaakt. 

In sommige gevallen kan dit een negatief effect hebben op sommige klanten die gegevens van hun oorspronkelijke cheques willen, zoals als betalingsbewijs of voor belastingdoeleinden. Aan de andere kant is het wellicht mogelijk om digitale kopieën van deze documenten te verkrijgen, die op dezelfde manier als een fysieke cheque als betalingsbewijs moeten worden aanvaard.

Voorbeeld uit de praktijk van vervangende cheques

Emma maakt veel gebruik van mobiel bankieren en internetbankieren. In het verleden moest ze haar cheques fysiek bij de bank afgeven, zodat ze konden worden verzilverd. Tegenwoordig kan ze haar cheques echter elektronisch storten met haar mobiele telefoon.

Emma gebruikt daarbij de mobiele applicatie van de bank om de voor- en achterkant van haar cheque te scannen. De applicatie verifieert vervolgens de authenticiteit van de cheque en slaat de afbeelding op de servers van de bank op. Deze digitale kopie wordt een vervangende kopie voor de originele cheque, wat betekent dat Emma haar geld kan storten zonder de originele cheque ooit aan haar bank te presenteren.

Toch moedigt Emma’s bank haar aan om haar fysieke kopie van de cheque een aantal werkdagen te bewaren voor het geval er een probleem is met de vervangende kopie die door de bank is gemaakt. In de meeste gevallen verloopt het verrekeningsproces voor cheques echter soepel en wordt het geld sneller aan haar ter beschikking gesteld dan vóór de goedkeuring van de Check 21 Act mogelijk zou zijn.