Wat zijn algemene en administratieve kosten?
In de boekhouding vertegenwoordigen de algemene en administratieve kosten de noodzakelijke kosten om de dagelijkse activiteiten van een bedrijf te behouden en de activiteiten te beheren, maar deze kosten zijn niet rechtstreeks toe te schrijven aan de productie van goederen en diensten. Informatie over dit soort uitgaven is vooral handig bij het berekenen van de vaste kosten van een bedrijf.
Belangrijkste leerpunten
- Algemene en administratieve kosten zijn de noodzakelijke kosten die nodig zijn om de dagelijkse activiteiten van een bedrijf in stand te houden en haar activiteiten te beheren
- Algemene en administratieve kosten zijn niet rechtstreeks toe te rekenen aan de productie van goederen en diensten.
- Hoewel er een sterke motivatie is voor het management om deze kosten te verlagen, omdat het vaste kosten zijn, is het verminderen van algemene en administratieve kosten een moeilijke zaak.
Algemene en administratieve uitgaven
Typische items die worden vermeld als algemene en administratieve kosten zijn onder meer:
- Huur
- Gereedschap
- Verzekering
- Lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van leidinggevenden
- De afschrijving op kantoorinventaris en -apparatuur
- Salaris van juridisch adviseur en boekhoudkundig personeel
- Kantoor artikelen
Algemene en administratieve kosten verwijzen doorgaans naar uitgaven die nog steeds door een bedrijf worden gemaakt, ongeacht of het bedrijf iets produceert of verkoopt. Dit type kosten wordt weergegeven in de winst-en-verliesrekening, meestal onder de kostprijs van verkochte goederen (COGS) en samengevoegd met verkoopkosten, waardoor een post met verkoop, algemene en administratieve kosten wordt gevormd.
Doorgaans worden alle kosten die geen verband houden met het productie- of verkoopproces en die geen deel uitmaken van onderzoek en ontwikkeling, geclassificeerd als algemene en administratieve kosten. Als gevolg hiervan vallen algemene en administratieve kosten niet onder de kostprijs van verkochte goederen en zijn ze geen voorraad. Algemene en administratieve kosten zijn ook typisch van aard van vaste kosten, aangezien ze hetzelfde zouden blijven, ongeacht het verkoopniveau dat plaatsvindt.
Een beursgenoteerd bedrijf moet bijvoorbeeld regelmatig externe accountants inhuren om zijn jaarrekening en voetnoten te controleren. Een auditvergoeding is doorgaans niet gekoppeld aan een productieproces, maar deze kosten worden nog steeds gemaakt, ongeacht of een bedrijf iets produceert of niet.
Algemene en administratieve kosten verminderen
Niet veel algemene en administratieve kosten zijn variabel; Daarom is het verminderen van de administratieve lasten een moeilijk voorstel.
Omdat administratieve kosten niet direct bijdragen aan verkoop of productie, is er een sterke prikkel voor het management om de algemene en administratieve kosten van een bedrijf te verlagen. Aangezien deze kosten echter doorgaans vast zijn, is er een beperkte mogelijkheid om ze te verlagen.
Bedrijven met gecentraliseerd beheer hebben doorgaans hogere algemene en administratieve kosten. Het decentraliseren en delegeren van bepaalde functies aan dochterondernemingen kan de algemene toezichtskosten aanzienlijk verlagen.