Waarom is verzoening belangrijk bij de boekhouding?
Wat is verzoening?
Verzoening is een fundamenteel boekhoudproces dat ervoor zorgt dat het werkelijk uitgegeven of verdiende geld overeenkomt met het geld dat aan het einde van een fiscale periode een rekening verlaat of binnenkomt. Het afstemmen van de rekeningen is een bijzonder belangrijke activiteit voor bedrijven en particulieren, omdat het een gelegenheid is om te controleren op frauduleuze activiteiten en om fouten in financiële overzichten te voorkomen. Afstemming vindt doorgaans plaats met regelmatige tussenpozen, zoals maandelijks of driemaandelijks, als onderdeel van normale boekhoudprocedures.
Belangrijkste leerpunten:
- Afstemming is een boekhoudproces dat ervoor zorgt dat het werkelijk uitgegeven bedrag overeenkomt met het getoonde bedrag dat een rekening verlaat aan het einde van een fiscale periode.
- Individuen en bedrijven voeren regelmatig afstemmingen uit om te controleren op fouten of frauduleuze activiteiten.
- Er zijn twee afstemmingsmethoden: documentatiebeoordeling en analysebeoordeling.
Hoe verzoening werkt
Aan het einde van elke fiscale maand en elk kwartaal is het een goede gewoonte om een rekening af te stemmen. Bij het afstemmen van een rekening, controleren bedrijven en individuen dat elke transactie op het juiste saldo op de eindrekening terechtkomt. Over het algemeen zijn er twee manieren om een account af te stemmen: documenten bekijken en analyses bekijken.
Documentatiebeoordeling
Het documentatiecontroleproces vergelijkt het bedrag van elke transactie met het bedrag dat wordt weergegeven als inkomend of uitgaand op de bijbehorende rekening. Stel dat een verantwoordelijke persoon al zijn creditcardbewijzen bewaart, maar verschillende nieuwe kosten op de creditcardrekening opmerkt die hij niet herkent. Misschien zijn de kosten klein en ziet de persoon ze over het hoofd, denkend dat het bijvoorbeeld lunchkosten zijn.
Aan het einde van de maand controleert de rekeninghouder de transacties op de creditcardrekening met hun creditcardbonnen en ontdekt dat ze geen betalingsbewijzen hebben voor een deel van de vermeende lunchkosten die op de rekening verschijnen. Omdat het individu kieskeurig is in het bewaren van bonnetjes, bellen ze de creditcard om de bedragen te betwisten. Na een onderzoek blijkt dat de creditcard is gecompromitteerd door een crimineel die de informatie van het bedrijf heeft kunnen verkrijgen en de creditcard van de persoon heeft belast. De persoon krijgt een vergoeding voor de onjuiste kosten, de kaart wordt geannuleerd en de frauduleuze activiteit wordt stopgezet.
Analytics-beoordeling
De analytics beoordeling benadering kan ook onthullen frauduleuze activiteiten of balans fouten. In dit geval schatten bedrijven het bedrag dat in de accounts zou moeten staan op basis van eerdere accountactiviteitsniveaus.
Vastgoedbeleggingsmaatschappij ABC koopt bijvoorbeeld ongeveer vijf gebouwen per boekjaar op basis van eerdere activiteitenniveaus. Het bedrijf stemt zijn rekeningen elk jaar af om eventuele discrepanties te controleren. Dit jaar wijkt het geschatte bedrag van het verwachte rekeningsaldo aanzienlijk af. Op basis van eerdere boekhoudkundige activiteiten en aankopen, zou de schatting voor crediteuren $ 5 miljoen moeten zijn. Het werkelijke saldo van de crediteuren bedraagt $ 48 miljoen voor het jaar, wat een groot verschil in de balans is. De accountant van bedrijf ABC bekijkt de balans en constateert dat de boekhouder per ongeluk een extra nul heeft ingevoerd aan het einde van zijn crediteurenadministratie. De accountant past de crediteurenadministratie aan tot $ 4,8 miljoen, wat het geschatte bedrag is van de geschatte crediteuren.