Verantwoordelijk plan
Wat is een verantwoord plan?
Een verantwoord plan is een plan dat de voorschriften van de Internal Revenue Service (IRS) volgt voor het vergoeden van werknemers voor zakelijke uitgaven waarbij vergoeding niet als inkomen wordt geteld. Dit betekent dat vergoedingen niet onderworpen zijn aan bronbelasting of W-2 rapportage. Deze uitgaven moeten echter bedrijfsgerelateerd zijn om onder een verantwoordingsplan te vallen.
Belangrijkste leerpunten
- Een verantwoord plan is een proces waarbij werknemers hun werkgerelateerde kosten vergoeden.
- Verantwoordelijke plannen zijn niet onderworpen aan belasting, aangezien ze niet worden beschouwd als een vorm van werkcompensatie.
- Kosten kunnen alleen als onderdeel van een verantwoordingsplan worden beschouwd als ze bedrijfsgerelateerd zijn, nauwkeurig worden gerapporteerd en als teveel betaalde bedragen worden geretourneerd.
- Als een terugbetaalde kost als niet-aansprakelijk wordt beschouwd, is deze onderworpen aan belastingheffing door de IRS. Overtollige bedragen moeten over het algemeen binnen 120 dagen worden geretourneerd.
Hoe een verantwoord plan werkt
Een verantwoordingsplan verschilt van een niet-verantwoordingsplan. Als het vergoedingsplan van een bedrijf niet voldoet aan de IRS-vereisten voor een verantwoord plan, is het plan niet aansprakelijk en wordt onkostenvergoeding beschouwd als onderdeel van de beloning van de werknemer en moet daarom worden ingehouden op het W-formulier van een werknemer.
Volgens de IRS-regels worden kosten volgens een verantwoordingsplan vergoed als ze zakelijk gerelateerd zijn en voldoende verantwoord zijn. Bovendien moeten bedragen die de werkelijke kosten overschrijden, binnen een bepaalde termijn aan het bedrijf worden geretourneerd. Bedrijfsgerelateerde uitgaven die door werknemers worden gemaakt, kunnen zaken zijn als reizen, maaltijden, accommodatie, amusement of vervoer. Werknemers zijn verplicht om voldoende verantwoording af te leggen over onkosten in een administratie en om het teveel aan vergoedingen binnen een redelijke termijn terug te betalen.
Werkgevers zijn niet verplicht om de details van hun plan in te dienen bij de IRS, maar ze moeten kunnen aantonen dat ze voldoen aan de vereisten van een verantwoord plan.
Werkgevers zijn vaak in staat om strengere planvereisten te hanteren dan door de IRS worden gepost.
Vereisten voor een verantwoord plan
De vereisten voor een verantwoord plan zijn dat ze bedrijfsgerelateerd zijn, dat de personeelskosten op passende wijze op een redelijke en tijdige manier aan hun werkgever worden verantwoord en dat een eventueel teveel aan vergoedingen binnen een redelijke termijn aan de werkgever moet worden terugbetaald.
Om uitgaven als zakelijk gerelateerd te laten worden beschouwd, moeten ze (losjes) aan de volgende vereisten voldoen: dat de kosten gemaakt moeten worden tijdens het dienstverband, en dat alle uitgaven die zich mengen tussen een persoonlijke uitgave en een zakelijke uitgave op passende wijze worden verantwoord als zodanig, waarbij de kosten over de werkgever en de werknemer worden verdeeld. Een bekend voorbeeld is dat van een persoonlijke auto die wordt gebruikt voor zakenreizen: in dat geval kan van een werknemer worden verwacht dat hij de kilometers die zijn gemaakt tijdens het persoonlijke vervoer en het werkgerelateerde vervoer, opsplitst in kosten op gepaste wijze.
Een adequate boekhouding is doorgaans onderworpen aan bevestiging door een derde partij om te bewijzen dat de middelen van de werknemers zakelijk gerelateerd waren. Ontvangsten zijn een veel voorkomende vorm van onderbouwing door derden die werknemers zullen gebruiken om de legitimiteit van hun financieringsaanvragen te bewijzen. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel, waaronder gevallen van niet-verblijfskosten die minder dan $ 75 bedragen, maaltijdvergoeding die binnen de IRS-dagvergoedingen valt en transportkosten waarvoor het verkrijgen van een officieel betalingsbewijs moeilijk is, zoals taxi’s, metro’s en bussen. In het algemeen is de verwachting voor de teruggave van overtollige terugbetalingsfondsen dat dergelijke fondsen binnen 120 dagen na hun uitbetaling aan de werkgever worden terugbetaald.