Bent u ERISA-compatibel? Volg deze checklist
Veel bedrijven bieden een of andere vorm van gekwalificeerde pensioenregeling en vallen daarbij onder de bestuursrichtlijnen van de Employee Retirement Income Security Act van 1974, beter bekend als ERISA. ERISA stelt richtlijnen en minimumnormen vast ter bescherming van werknemers van bedrijven uit de particuliere sector die deelnemen aan pensioen- en sociale voorzieningen. Bedrijven die een gekwalificeerd pensioenplan beheren en niet volledig voldoen aan ERISA, kunnen worden onderworpen aan dure boetes.
Als uw pensioenregeling voor werknemers een toekomstig pensioeninkomen biedt of werknemers in staat stelt hun pensioen uit te stellen, dan is het een ERISA-plan. Als werkgever die deze vergoedingen voor het ERISA-plan verstrekt, wordt u door ERISA ook beschouwd als een met naam genoemde fiduciair die de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het beheer van deze plannen en evenzo de aansprakelijkheid als uw plannen niet voldoen aan de richtlijnen en normen die zijn opgesteld door ERISA.
Belangrijkste leerpunten
- ERISA implementeert regels die voorkomen dat fiduciaires van pensioenplannen misbruik maken van fondsbeleggingen en stelt minimumnormen vast voor deelname, onvoorwaardelijke toezegging, opbouw van vergoedingen en financiering van pensioenplannen.
- Bedrijven die gekwalificeerde pensioenregelingen aan werknemers aanbieden, moeten ERISA-compliant zijn om de fiscaal begunstigde status te behouden, en zullen vaak een externe administrateur zoeken om ervoor te zorgen dat aan alle richtlijnen wordt voldaan.
- ERISA-naleving omvat zowel opstartprocedures als het handhaven van doorlopende vereisten.
Voldoen aan ERISA
Voldoen aan de ERISA-nalevingsvereisten hoeft niet al te belastend te zijn. Hoewel er veel vereisten zijn, kan een goede externe beheerder (TPA) een groot deel van de last op zich nemen. Veel van de vereisten zijn kalendergestuurd, waardoor het indienen van formulieren voor specifieke deadlines vereist is.
Deze deadlines vormen één checklist die kan worden beheerd door een TPA of een personeelslid van personeelszaken. Aan andere vereisten moet op ad-hocbasis worden voldaan, afhankelijk van de omstandigheden.
ERISA Agenda-checklist
Het beheer van 401 (k) -plannen omvat het uitvoeren van bepaalde ERISA-compliancetaken volgens een jaarlijks schema. Dit zijn de meest voorkomende taken die op de checklists van de meeste bedrijven zouden moeten staan.
- Eerste kwartaal van het planjaar : geef uiterlijk 45 dagen na het einde van het kwartaal vergoedingsverklaringen voor het vierde kwartaal aan deelnemers aan de regeling. Maak werkgeversbijdragen van voorgaande jaren voor een belastingaftrek die meetelt in het voorgaande jaar.
- Tweede kwartaal : verstrek vergoedingsverklaringen over het eerste kwartaal aan de deelnemers aan de regeling. Verdeel overtollige opschortingen die zijn gemaakt boven de limiet van IRC Section 402 (g). Voor deelnemers aan het plan die in het voorgaande jaar 72 jaar zijn geworden, verdeelt u de vereiste minimumuitkeringen voor het eerste jaar(RMD’s).
- Derde kwartaal : verstrek vergoedingsoverzichten voor het tweede kwartaal. Dien Formulier 5500 in voor het voorgaande jaar of dien Formulier 5558 in voor een verlenging van 2,5 maand. Als het plandocument in het voorgaande jaar is gewijzigd, verspreid dan een nieuwesamenvattingsplanbeschrijving om de deelnemers te plannen. Verspreid een samenvattend jaarverslag over het voorgaande jaar om deelnemers te plannen.
- Vierde kwartaal : verstrek vergoedingsoverzichten voor het derde kwartaal. Stuur toepasselijke kennisgevingen naar deelnemers, inclusief termijnen van of wijzigingen aan een Safe Harbor 401 (k) -plan, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) of automatische inschrijving. Corrigeer eventuele fouten in de ADP / ACP-test en betaal 10% accijns.
Lopende ERISA-vereisten
Sommige ERISA-vereisten zijn aan de gang als onderdeel van de planadministratie of worden geactiveerd door gebeurtenissen. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende kennisgevingen en richtlijnen die moeten worden gevolgd door ERISA-compatibele bedrijven:
- Naleving van het plandocument: Zorg ervoor dat het planbeheer zich continu aan de voorwaarden van het plandocument houdt. De IRS beschouwt elke niet-naleving van de voorwaarden van het plandocument als een operationeel defect dat, indien niet verholpen, kan leiden tot diskwalificatie van het plan.
- Openbaarmaking van jaarlijkse deelnemersvergoedingen: alle in aanmerking komende werknemers, ontslagen werknemers en begunstigden met een rekeningsaldo moeten elke 12 maanden een openbaarmaking van de deelnemersvergoeding ontvangen.
- Kennisgeving van planwijziging : deelnemers moeten 30 tot 90 dagen vóór de ingangsdatum van de wijziging op de hoogte worden gebracht van eventuele wijzigingen in het plan.
- Mogelijkheid om in te schrijven: Allewerknemers die aan de planningsleeftijd en servicevereisten hebben voldaan, moeten de mogelijkheid krijgen om zich in te schrijven. Ze dienen alle benodigde formulieren en instructies te ontvangen, samen met een samenvattende planbeschrijving en eventuele kennisgevingen van deelnemers.
- Naleving van leningen: Zorg ervoor dat uitstaande leningen worden terugbetaald in overeenstemming met de polisvoorwaarden van het plan en het promesse van de lener.
- Tijdige stortingen: Zorg ervoor dat uitstel van betaling van werknemers en betalingen van leningen op tijd worden gestort, doorgaans tegelijkertijd met stortingen voor loonbelasting.
- Voer driemaandelijkse huishouding uit: laat kleine rekeningsaldi uitbetalen voor ontslagen werknemers. Verwerk wanbetalingen van leningen en gebruik niet-toegewezen verbeurdrechten.