Back Charge
Wat is een achterstallige betaling?
Een back-charge is een facturering die wordt gedaan om een uitgave te innen die in een eerdere factureringsperiode is gemaakt. Dit kan te wijten zijn aan een gebrek aan betaling door de ontvanger van diensten of goederen, een correctie als gevolg van een fout, of het innen van een uitgave die pas in een latere periode kon worden gefactureerd vanwege timingproblemen.
Een verkoper kan, naar eigen goeddunken, een te late vergoeding of andere extra kosten in rekening brengen in combinatie met een nabetaling die het gevolg is van een onbetaalde factuur.
Inzicht in terugboekingen
Achterstallige kosten komen het meest voor in bedrijfstakken waar zich accidentele gebeurtenissen voordoen, zoals bij constructie, creditcards en fabricage. Vanwege de aard van deze bedrijfstakken en de neiging dat veel dingen fout gaan tijdens de dagelijkse gang van zaken, wordt een nabetaling in realtime of verderop in de factureringscyclus uitgegeven.
Creditcardmaatschappijen, banken en andere kredietverstrekkers zijn berucht omdat ze hun klanten niet op de hoogte stellen van een achterstallige afschrijving. Dit komt door het feit dat ze extra geld kunnen verdienen aan de rente van die achterstallige kosten. Aangezien er dagelijks rente wordt opgebouwd, kan dit oplopen tot een flink bedrag.
Bij het uitschrijven van een back-charge wordt het als ethisch correct beschouwd om de klant hiervan op de hoogte te stellen zodra de kosten zijn gemaakt.
Indien mogelijk, is het het beste om te voorkomen dat u kosten in rekening moet brengen voor producten of diensten. Omdat achterstallige kosten onverwacht kunnen zijn door klanten en kunnen worden verward met factureringsfouten, duurt het vaak langer om ze te incasseren. In het algemeen geldt dat hoe sneller een bedrijf een klant kan factureren, hoe groter de kans is dat het factureerbare bedrag tijdig wordt geïnd.
Voorbeeld van een back-charge
Stel dat George een bedrijf heeft dat appelmoes verkoopt, en dat XYZ-kruidenier elke maand twee dozen George’s appelmoes koopt. XYZ kwam onlangs echter onder nieuw management en vergat de factuur van George voor appelmoes in september te betalen. George weet het niet en levert hoe dan ook de september-bestelling appelmoes.
Op de factuur voor de appelmoes van oktober vermeldt George een nabetaling voor de nog openstaande kosten voor appelmoes in september. XYZ accepteert misschien gewoon de aanklacht, maar vaker wel dan niet brengt een achterstallige aanklacht ongewenste woede met zich mee – soms zelfs procesvoering – als er niet van tevoren over wordt gediscussieerd. Het is ook voor dit doel dat George hopelijk iemand van XYZ heeft laten tekenen voor de levering, zodat hij kon laten zien dat hij het bij XYZ had afgeleverd zoals hij altijd had gedaan.