Batchkoprecord
Wat is een batchkoprecord?
Een batchkoprecord is een standaard stukje informatie met betrekking tot de overdracht van een groep gegevens (een batch), meestal binnen het bankvak. Het batchkoprecord bevat de identificatie van de oorsprong van een transactie en geeft een overzicht van de debiteringen en credits die daarbij betrokken zijn, wat cruciaal is voor de succesvolle verwerking van de batch.
Hoewel het batchkoprecord voornamelijk wordt gebruikt bij banktransacties, wordt het ook gebruikt bij andere belangrijke overdrachten, zoals tussen bedrijven, afdelingen en ziekenhuizen.
Belangrijkste leerpunten
- Bij het bankwezen worden meerdere transacties vaak in een batch gebundeld voor een efficiëntere verwerking en verrekening.
- Het batchkoprecord is de informatie en metagegevens met betrekking tot een bepaalde batch transacties, die worden gebruikt bij ACH-clearing.
- Batches kunnen in het koprecord worden gelabeld voor doeleinden als salarissen of crediteuren.
Hoe batchheaderrecords werken
Bij het bankwezen wordt het batchkoprecord gebruikt in het geautomatiseerde verrekenkantoor (ACH), een batchgeoriënteerd elektronisch geldovermakingssysteem. Om te beginnen krijgt de transactie een bestandskoprecord om de oorsprong en kenmerken van het bestand te identificeren. Daarna volgen een aantal batches, elk met een eigen batchkoprecord. In combinatie met de boekingsdetailrecords beschrijft het batchkoprecord de transactie volledig.
Elke batch bevat ook recordgegevens, die elk kunnen worden gevolgd door een of meer addenda-records, indien nodig of zoals vereist door de gebruikte SEC-code.
Batchverwerking is de verwerking van transacties in een groep of batch. Er is geen gebruikersinteractie vereist als de batchverwerking eenmaal aan de gang is. Dit onderscheidt batchverwerking van transactieverwerking, waarbij transacties één voor één worden verwerkt en gebruikersinteractie vereist is.
Hoewel batchverwerking op elk moment kan worden uitgevoerd, is deze bijzonder geschikt voor verwerking aan het einde van de cyclus, zoals voor het verwerken van bankrapporten aan het einde van een dag of het genereren van maandelijkse of tweewekelijkse loonlijsten.
Informatie opgenomen in de batchkoprecord
Gewoonlijk begint een batchkoprecord met een recordtypecode, een numerieke code die aangeeft dat het record een batchkoprecord is. Het batchkoprecord identificeert ook het bedrijf of de organisatie waaruit de te volgen batch afkomstig is. Het zal ook het doel van de vermeldingen in de batch aangeven. Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld een code zoals “Salaris” of “Elektrische factuur” opnemen in de batchkopcode om het doel van de transacties aan te geven die in de batchboekingen moeten worden beschreven.
De batchkopcode geeft verder de effectieve boekingsdatum aan van alle transacties die in de batch zijn opgenomen. Deze gegevens zijn van toepassing op alle boekingsdetailrecords in de batch.
Als de opsteller de effectieve ingangsdatum of doelgegevens wil wijzigen of wijzigen, moet hij een nieuwe batch aanmaken om die gegevens onder de batchkoprecord te classificeren. Als een opdrachtgever bijvoorbeeld betalingen wil verwerken voor zowel het reguliere salaris als voor werknemersbonussen, moet hij twee batches maken met twee batchkoprecords, een voor “Salarislijst” en een voor “Bonussen”. De informatie in de batchkoprecord is essentieel voor een efficiënte en nauwkeurige verwerking van de batch.