Budgetafwijking
Wat is een budgetafwijking?
Een budgetafwijking is een periodieke maatstaf die door overheden, bedrijven of individuen wordt gebruikt om het verschil tussen gebudgetteerde en werkelijke cijfers voor een bepaalde boekhoudcategorie te kwantificeren. Een gunstige budgetafwijking verwijst naar positieve afwijkingen of winsten; een ongunstige budgetafwijking beschrijft een negatieve afwijking, wat wijst op verliezen of tekorten. Budgetafwijkingen treden op omdat voorspellers de toekomstige kosten en opbrengsten niet volledig nauwkeurig kunnen voorspellen.
Budgetafwijkingen kunnen in grote lijnen optreden als gevolg van gecontroleerde of oncontroleerbare factoren. Zo zijn een slecht gepland budget en arbeidskosten beheersbare factoren. Oncontroleerbare factoren zijn vaak extern en ontstaan door gebeurtenissen buiten het bedrijf, zoals een natuurramp.
Belangrijkste leerpunten
- Een budgetafwijking is een boekhoudkundige term die gevallen beschrijft waarin de werkelijke kosten hoger of lager zijn dan de standaardkosten of de verwachte kosten.
- Een ongunstige of negatieve budgetafwijking is een aanwijzing voor een begrotingstekort, dat kan optreden doordat inkomsten mislopen of kosten hoger uitvallen dan verwacht.
- Afwijkingen kunnen optreden om interne of externe redenen en omvatten menselijke fouten, slechte verwachtingen en veranderende zakelijke of economische omstandigheden.
Inzicht in budgetafwijkingen
Er zijn drie hoofdoorzaken van budgetafwijkingen: fouten, veranderende bedrijfsomstandigheden en onvervulde verwachtingen.
- Fouten door de makers van het budget kunnen optreden bij het opstellen van het budget. Hiervoor zijn een aantal redenen, waaronder foutieve wiskunde, het gebruik van de verkeerde aannames of het vertrouwen op verouderde of slechte gegevens.
- Veranderende zakelijke omstandigheden, waaronder veranderingen in de algehele economie of de wereldhandel, kunnen budgetverschillen veroorzaken. De grondstofkosten zouden kunnen stijgen of er kan een nieuwe concurrent op de markt zijn gekomen om prijsdruk te creëren. Politieke en regelgevende veranderingen die niet nauwkeurig werden voorspeld, vallen ook onder deze categorie.
- Budgetafwijkingen zullen ook optreden wanneer het managementteam de verwachtingen overtreft of ondermijnt. Verwachtingen zijn altijd gebaseerd op schattingen en projecten, die ook steunen op de waarden van inputs en veronderstellingen die in het budget zijn ingebouwd. Als gevolg hiervan komen afwijkingen vaker voor dan bedrijfsmanagers zouden willen dat ze zijn.
Betekenis van een budgetafwijking
Een afwijking moet op passende wijze worden aangeduid als “gunstig” of “ongunstig”. Een gunstige afwijking is er een wanneer de inkomsten hoger uitkomen dan begroot, of wanneer de uitgaven lager zijn dan voorspeld. Het resultaat zou een hoger inkomen kunnen zijn dan oorspronkelijk was voorspeld. Omgekeerd treedt een ongunstige afwijking op wanneer de inkomsten lager zijn dan het begrote bedrag of de uitgaven hoger zijn dan voorspeld. Als gevolg van het verschil kan het nettoresultaat lager zijn dan het management oorspronkelijk had verwacht.
Als de varianties als materieel worden beschouwd, zullen ze worden onderzocht om de oorzaak vast te stellen. Vervolgens krijgt het management de opdracht om te kijken of het de situatie kan verhelpen. De definitie van materiaal is subjectief en verschilt afhankelijk van het bedrijf en de relatieve omvang van de variantie. Als een materiële afwijking echter gedurende een langere periode aanhoudt, moet het management waarschijnlijk zijn budgetteringsproces evalueren.
Budgetvariatie in een flexibel budget versus een statisch budget
Een flexibel budget maakt het mogelijk dat wijzigingen en updates worden aangebracht wanneer de aannames die zijn gebruikt om het budget op te stellen, worden gewijzigd. Een statisch budget blijft echter hetzelfde, ook als de aannames veranderen. Het flexibele budget zorgt dus voor meer aanpassingsvermogen aan veranderende omstandigheden en zou moeten resulteren in minder budgetafwijkingen, zowel positief als negatief.
Als de productie bijvoorbeeld wordt verminderd, zullen de variabele kosten ook lager zijn. Met een flexibel budget komt dit tot uiting en kunnen de resultaten op dit lagere productieniveau worden geëvalueerd. Bij een statisch budget blijft het oorspronkelijke productieniveau hetzelfde, en de resulterende variantie is niet zo onthullend. Het is vermeldenswaard dat de meeste bedrijven om deze reden een flexibel budget gebruiken.
Voorbeeld van ongunstige variantie
Laten we als voorbeeld zeggen dat de omzet van een bedrijf begroot was op $ 250.000 voor het eerste kwartaal van het jaar. Het bedrijf genereerde echter slechts $ 200.000 aan omzet omdat de vraag onder de consumenten afnam. De ongunstige variantie zou $ 50.000 of 20% zijn.
Evenzo, als de uitgaven naar verwachting $ 200.000 bedragen voor de periode, maar in werkelijkheid $ 250.000, zou er een ongunstige afwijking zijn van $ 50.000 of 25%.