Boekhoudsoftware
Wat is boekhoudsoftware?
Boekhoudsoftware is een computerprogramma dat boekhouders en accountants helpt bij het vastleggen en rapporteren van de financiële transacties van een bedrijf. De functionaliteit van boekhoudsoftware verschilt van product tot product. Grotere bedrijven kunnen ervoor kiezen om een op maat gemaakte oplossing te implementeren die een enorme hoeveelheid gegevens van veel verschillende afdelingen integreert. Kleine bedrijven kiezen vaak voor een kant-en-klaar product.
Belangrijkste leerpunten
- Boekhoudsoftware is een computerprogramma dat accountants helpt bij het registreren en rapporteren van de financiële transacties van een bedrijf.
- Verschillende bedrijven hebben verschillende behoeften op het gebied van boekhoudsoftware. Sommigen hebben misschien alleen generieke, standaard boekhoudsoftware nodig, terwijl anderen aangepaste, complexe boekhoudsoftware nodig hebben.
- Boekhoudsoftware maakt boekhoudkundige berekeningen gemakkelijker uit te voeren, te begrijpen en te analyseren.
- Met boekhoudsoftware is minder kantoorruimte nodig, omdat het gebruik van fysieke gegevens overbodig wordt, wat kosten bespaart op het gebied van huur.
- Boekhoudsoftware maakt het gemakkelijker om oude boekhoudgegevens op te halen, wat handig is voor interne en externe audits.
- Bedrijven die boekhoudsoftware aanbieden, zijn onder meer Intuit, Microsoft, SAP en Oracle.
Inzicht in boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware is een hulpmiddel van onschatbare waarde voor moderne bedrijven. Software maakt gedetailleerde tracking van financiële transacties en vrijwel onmiddellijke rapportage en analyse mogelijk. Voordat boekhoudsoftware, moesten deze taken uit te voeren met de hand, met behulp van grote transactie tijdschriften.
Ad-hocrapportage was over het algemeen onpraktisch vanwege de arbeid die gepaard ging met het consolideren van de handmatige invoer. Boekhoudsoftware automatiseert deze taken, verlaagt de boekhoudkosten en maakt betere financiële besluitvorming mogelijk door tijdige rapportage.
Boekhoudsoftware maakt het ook mogelijk om talloze hoeveelheden gegevens op te slaan zonder fysieke ruimte in te nemen. Hierdoor hebben bedrijven minder kantoorruimte nodig omdat ze geen grote archiefruimten meer nodig hebben om gegevensbinders op te slaan. Minder kantoorruimte zorgt voor kostenbesparingen.
De mogelijkheid om eenvoudig toegang te krijgen tot boekhoudkundige informatie via boekhoudsoftware maakt het gemakkelijker om audits uit te voeren, met name die waarvoor evaluatie van informatie van jaren daarvoor vereist is. Dit helpt niet alleen bij interne audits, maar ondersteunt ook externe groepen, zoals de Internal Revenue Service (IRS), voor het geval ze financiële gegevens moeten onderzoeken voor belastingdoeleinden.
Keuzes voor boekhoudsoftware
Er zijn boekhoudsoftwarepakketten voor alle bedrijven, van Intuit’s Quickbooks voor kleine tot middelgrote bedrijven tot aanbiedingen van Microsoft, SAP en Oracle voor grote ondernemingen. Enkele van de onderscheidende kenmerken zijn functionaliteiten in onkostendeclaratie, LIFO en FIFO voorraadrapportage, point-of-sale integratie, batchbeheer, documentbeheer en transactieregistratie in meerdere valuta’s.
Ook belangrijk is waar en hoe de boekhoudsoftware wordt ingezet: on-premise, gehost als software-as-a-service (SaaS) of in de cloud. Er zijn generieke boekhoudsoftwarepakketten die direct kunnen worden gebruikt voor alle soorten bedrijven, terwijl andere pakketten maatwerk vereisen voor de specifieke behoeften van een branche of bedrijf. Net als bij andere soorten softwarepakketten, kunnen de prijzen voor boekhoudsoftware de vorm aannemen van een vast tarief (bijvoorbeeld een maandelijks abonnement), op tijd gebaseerde, per gebruiker gebaseerde en gedifferentieerde tarieven, afhankelijk van het serviceniveau.
Afhankelijk van de gekozen boekhoudsoftware kunnen vertegenwoordigers van het softwarebedrijf het kantoor van een klant bezoeken om de boekhoudsoftware te demonstreren en deze correct en veilig te implementeren binnen de boekhoudafdeling van het bedrijf.