Statisch budget
Wat is een statisch budget?
Een statisch budget is een soort budget dat verwachte waarden bevat over inputs en outputs die zijn bedacht voordat de betreffende periode begint. Een statisch budget – dat een prognose is van inkomsten en uitgaven over een specifieke periode – blijft ongewijzigd, zelfs bij stijgingen of dalingen in verkoop- en productievolumes. In vergelijking met de feitelijke resultaten die achteraf worden ontvangen, kunnen de cijfers van statische budgetten echter behoorlijk verschillen van de werkelijke resultaten. Statische budgetten worden gebruikt door accountants, financiële professionals en de managementteams van bedrijven die de financiële prestaties van een bedrijf in de loop van de tijd willen meten.
Inzicht in een statisch budget
Het statische budget is bedoeld om vast en onveranderlijk te zijn voor de duur van de periode, ongeacht schommelingen die de resultaten kunnen beïnvloeden. Bij het gebruik van een statisch budget gebruiken sommige managers dit als een doelwit voor uitgaven, kosten en inkomsten, terwijl anderen een statisch budget gebruiken om de cijfers van het bedrijf te voorspellen.
Onder een statisch budget zou een bedrijf bijvoorbeeld een verwachte uitgave, bijvoorbeeld $ 30.000, stellen voor een marketingcampagne voor de duur van de periode. Het is vervolgens aan managers om zich aan dat budget te houden, ongeacht hoe de kosten voor het genereren van die campagne zich gedurende de periode daadwerkelijk voordoen.
Statische budgetten worden vaak gebruikt door non-profitorganisaties, onderwijs- en overheidsorganisaties, omdat ze een bepaald bedrag hebben gekregen dat voor een bepaalde periode kan worden toegewezen.
Belangrijkste leerpunten
- Een statisch budget bevat verwachte waarden over inputs en outputs die vóór het begin van een periode zijn bedacht.
- Een statisch budget voorspelt inkomsten en uitgaven over een specifieke periode, maar blijft ongewijzigd, zelfs bij veranderingen in de bedrijfsactiviteit.
- Statische budgetten worden vaak gebruikt door non-profit, onderwijs- en overheidsorganisaties.
- In tegenstelling tot een statisch budget verandert of fluctueert een flexibel budget met veranderingen in verkoop- en productievolumes.
Een statisch budget op basis van geplande outputs en inputs voor elk van de divisies van een bedrijf kan het management helpen bij het volgen van inkomsten, uitgaven en cashflowbehoeften.
Voordelen van een statisch budget
Een statisch budget helpt bij het bewaken van uitgaven, verkopen en inkomsten, waardoor organisaties optimale financiële prestaties kunnen behalen. Door elke afdeling of divisie binnen het budget te houden, kunnen bedrijven op koers blijven met hun financiële langetermijndoelstellingen. Een statisch budget dient als leidraad of kaart voor de algemene richting van het bedrijf.
Binnen een organisatie worden statische budgetten vaak gebruikt door accountants en chief financial officers (CFO’s) om hen financiële controle te geven. Het statische budget dient als een mechanisme om te hoge uitgaven te voorkomen en uitgaven (of uitgaande betalingen) te matchen met inkomende inkomsten uit verkoop. Kortom, een goed beheerd statisch budget is een tool voor cashflowplanning voor bedrijven. Een goed cashflowbeheer helpt ervoor te zorgen dat bedrijven over het geld beschikken voor het geval zich een situatie voordoet waarin contant geld nodig is, zoals een defect aan apparatuur of extra werknemers die nodig zijn voor overwerk.
Bij gebruik van een statisch budget kan een bedrijf of organisatie bijhouden waar het geld wordt uitgegeven, hoeveel inkomsten er binnenkomen en helpen om op koers te blijven met de financiële doelstellingen.
Statische budgetten versus flexibele budgetten
In tegenstelling tot een statisch budget verandert of fluctueert een flexibel budget met veranderingen in verkoop, productievolumes of bedrijfsactiviteit. Een flexibel budget kan bijvoorbeeld worden gebruikt als er extra grondstoffen nodig zijn naarmate de productievolumes toenemen als gevolg van seizoensinvloeden in de verkoop. Ook tijdelijk personeel of extra medewerkers die nodig zijn voor overuren tijdens drukke tijden, kunnen het beste worden begroot met een flexibel budget in plaats van een statisch budget.
Stel dat een bedrijf een statisch budget had voor verkoopcommissies, waarbij het management van het bedrijf $ 50.000 toewees om het verkooppersoneel een commissie te betalen. Ongeacht het totale verkoopvolume – of het nu $ 100.000 of $ 1.000.000 was – zouden de commissies per werknemer worden gedeeld door het statische budgetbedrag van $ 50.000. Met een flexibel budget kunnen managers echter een percentage van de omzet toewijzen bij het berekenen van de verkoopcommissies. Het management kan een commissie van 7% toewijzen voor het totale gegenereerde verkoopvolume. Hoewel met het flexibele budget de kosten zouden stijgen naarmate de verkoopcommissies zouden stijgen, zouden ook de inkomsten uit de gegenereerde extra verkopen stijgen.
Beperkingen van statische budgetten
Statische budgettering wordt beperkt door het vermogen van een organisatie om nauwkeurig de benodigde uitgaven te voorspellen, hoeveel aan die kosten te besteden en de bedrijfsopbrengsten voor de komende periode.
Statische budgetten kunnen effectiever zijn voor organisaties met zeer voorspelbare omzet en kosten, en voor kortere perioden. Als een bedrijf bijvoorbeeld maand na maand dezelfde kosten ziet aan materialen, nutsvoorzieningen, arbeid, reclame en productie om zijn activiteiten te behouden en er is geen verwachting van verandering, kan een statisch budget zeer geschikt zijn voor zijn behoeften.
Als een dergelijke voorspellende planning niet mogelijk is, zal er een verschil zijn tussen het statische budget en de werkelijke resultaten. Een flexibel budget zou daarentegen de marketinguitgaven kunnen baseren op een percentage van de totale verkoop voor de periode. Dat zou betekenen dat het budget zou fluctueren samen met de prestaties en de werkelijke kosten van het bedrijf.
Wanneer het statische budget wordt vergeleken met andere facetten van het budgetteringsproces (zoals het flexibele budget en de daadwerkelijke resultaten), kunnen twee soorten budgetafwijkingen worden afgeleid:
1. Statische budgetafwijking: het verschil tussen de werkelijke resultaten en het statische budget
2. Afwijking verkoopvolume: het verschil tussen het flexibele budget en het statische budget
Deze varianties worden gebruikt om te beoordelen of de verschillen gunstig (meer winst) of ongunstig (afgenomen winst) waren. Als de werkelijke kosten van een organisatie onder het statische budget lagen en de omzet de verwachtingen overtrof, zou de resulterende winststijging een gunstig resultaat zijn. Omgekeerd, als de inkomsten niet ten minste voldoen aan de doelstellingen van het statische budget, of als de werkelijke kosten de vooraf vastgestelde limieten overschrijden, zou het resultaat tot lagere winsten leiden.