Verlovingsbrief
Wat is een opdrachtbrief?
Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke overeenkomst waarin de zakelijke relatie wordt beschreven die een klant en een bedrijf moeten aangaan. De brief beschrijft de reikwijdte van de overeenkomst, de voorwaarden en de kosten. Het doel van een opdrachtbevestiging is om verwachtingen te wekken aan beide kanten van de overeenkomst.
Een opdrachtbrief is minder formeel dan een contract, maar toch een juridisch bindend document dat in de rechtbank kan worden gebruikt.
Hoe een verlovingsbrief werkt
Een opdrachtbevestiging dient hetzelfde doel als een contract tussen twee partijen. Het formaat is minder formeel dan een contract en vermijdt over het algemeen juridisch jargon. De brief is bedoeld om kort maar nauwkeurig de te leveren diensten, de voorwaarden, de deadline of deadlines en de vergoeding te beschrijven. Een opdrachtverklaring is een juridisch document en bindend in een zakelijke deal.
Belangrijkste leerpunten
- Een opdrachtbevestiging definieert een zakelijke relatie tussen twee partijen.
- Een opdrachtbevestiging beperkt de verantwoordelijkheden van het bedrijf, rechtstreeks of door middel van gevolgtrekking.
- Een breed scala aan bedrijven, waaronder advocaten, auditors, accountants en consultants, gebruiken routinematig engagementbrieven, of hun klanten nu individuen of grote bedrijven zijn.
Een opdrachtbevestiging dient ook om de omvang van de dienstverlening van de onderneming te beperken. Wanneer een persoon of bedrijf bijvoorbeeld de diensten van een advocaat beveiligt, kan de brief het specifieke doel of expertisegebied beschrijven waarin hun diensten kunnen worden gebruikt.
Een aannemer die een advocaat inhuurt om een grondaankoop te doen, kan de advocaat niet bellen voor advies over zijn scheiding. De opdrachtbevestiging zal dat feit niet zo kaal vermelden, maar de betekenis zal duidelijk zijn.
Voordelen van een opdrachtbrief
Verwachtingen stellen is belangrijk. De klant krijgt de zekerheid dat hij weet wanneer een dienst zal worden voltooid en hoeveel het gaat kosten. In de brief wordt ook duidelijk of er andere kosten aan verbonden zijn die niet onder de overeenkomst vallen, zoals benodigde software die door de opdrachtgever apart moet worden aangeschaft.
Het bedrijf heeft grenzen gesteld aan het werk dat naar verwachting zal worden uitgevoerd. Dit is bedoeld om “scope creep” te voorkomen, iets waar elke belastingaccountant en advocaat tegenop ziet. In de brief kunnen ook diensten worden genoemd die buiten de huidige overeenkomst vallen, maar waar nodig in de toekomst kunnen worden toegevoegd, met een schatting van de kosten van deze toevoegingen.
Een opdrachtbevestiging kan een clausule bevatten met betrekking tot bemiddeling of bindende arbitrage voor de relatie. Deze clausule biedt richtlijnen voor het beheer van eventuele geschillen tussen de partijen.
Als het een langdurige relatie betreft, eisen veel bedrijven dat hun opdrachtbevestiging jaarlijks wordt bijgewerkt en opnieuw wordt ondertekend door de klant. Dit maakt eventuele veranderingen in de zakelijke relatie in de loop van de tijd mogelijk en versterkt de juridische status van het document. Het herinnert de klant ook aan de reikwijdte van de overeenkomst, waardoor misschien “scoop creep” wordt voorkomen.