Vlootkaarten
Wat zijn vlootkaarten?
Wagenparkkaarten zijn een soort betaalkaart waarmee bedrijven de uitgaven kunnen beheren die verband houden met de voertuigen die ze bezitten en exploiteren. Vlootkaarten, ook wel tankpassen genoemd, werken net als betaalpassen en worden verstrekt door grote oliebedrijven en / of gespecialiseerde kredietmaatschappijen. Bedrijven voorzien hun personeel, namelijk transportmedewerkers, van wagenparkkaarten voor brandstof, voertuigreparaties en onderhoud.
Hoe vlootkaarten werken
Wagenparkkaarten bestaan al sinds de jaren tachtig in de Verenigde Staten en worden door bedrijven uitgegeven aan werknemers die bedrijfsvoertuigen gebruiken en besturen. De meeste bedrijven die wagenparkkaarten gebruiken, werken in de transportsector. Wagenparkkaarten worden vaak gebruikt door transportbedrijven en door bedrijven die bezorg- en ritdiensten aanbieden.
Vlootkaarten worden meestal door één bedrijf uitgegeven. Dit betekent dat kaarthouders ze alleen kunnen gebruiken op specifieke locaties die eigendom zijn van, worden beheerd en in franchise zijn verleend door de uitgever. Net als bij een gewone betaalkaart, worden vlootkaarten in reliëfdruk of laserprint met details zoals het kaartnummer, de vervaldatum (indien van toepassing), de bedrijfsnaam en in sommige gevallen de naam van de geautoriseerde gebruiker. Nieuwere kaarten worden geleverd met een microchip aan de voorkant en een magnetische strip aan de achterkant, zodat ze kunnen worden gebruikt op POS-terminals ( point-of-sale ).
Bedrijven geven deze kaarten aan hun chauffeurs en andere werknemers die ze kunnen gebruiken in plaats van persoonlijke kaarten. Hierdoor kan de kaartuitgever het bedrijf rechtstreeks factureren in plaats van de werknemer, die onkostendeclaraties zou moeten indienen om op een later tijdstip te worden terugbetaald. Kaartuitgevers geven bedrijven doorgaans één factuur uit die door elke geautoriseerde gebruiker is gespecificeerd met individuele kosten. Net als laadpassen zijn wagenparkkaarten rentevrij. Dat komt omdat bedrijven verplicht zijn om het openstaande rekeningsaldo op de vervaldatum volledig te betalen.
Het saldo van de vlootkaart moet op de vervaldatum volledig zijn betaald.
Maar in tegenstelling tot een corporate credit card -die kan worden gebruikt voor een brede set van geautoriseerde aankopen zoals reis-vloot kaarten zijn ontworpen om specifiek worden gebruikt voor uitgaven in verband met het beheer van voertuigen. Vlootkaarten zijn ook een doelwit geweest voor nieuwe fintech oplossingen in de betalingssector, waarbij een aantal vlootbetalingsservices innoveert op dit gebied van de transportmarkt.
Belangrijkste leerpunten
- Met wagenparkkaarten kunnen bedrijven de uitgaven beheren die verband houden met de voertuigen die ze bezitten en exploiteren.
- Bedrijven voorzien werknemers die bedrijfsvoertuigen besturen met wagenparkkaarten voor brandstofaankopen, voertuigonderhoud en reparaties.
- Kaarten worden vaak gebruikt door bedrijven die vrachtvervoer, bezorging en ritten delen.
- Met wagenparkkaarten kunnen bedrijven voertuiggerelateerde uitgaven beheren en budgetteren zonder het extra gedoe van kostbare onkostendeclaraties en vergoedingen.
Voordelen van wagenparkkaarten
Zoals hierboven vermeld, kunnen bedrijven vlootkaarten uitgeven aan werknemers die geautoriseerd zijn om bedrijfsvoertuigen te gebruiken in plaats van dat elke werknemer een persoonlijke kaart gebruikt. Dit vermindert de administratieve kosten die gepaard gaan met het onderhouden van een vergoedingsprogramma om werknemers te betalen voor het geld dat ze gebruiken voor gas- en voertuigonderhoud. Het helpt bedrijven ook om gespecificeerde uitgaven voor hun apparatuuractiva te bekijken en te beheren.
Vlootkaarten bieden over het algemeen een niveau van overzicht, waardoor bedrijven hun uitgaven beter kunnen beheren en kostengerelateerde trends kunnen identificeren. Zakelijke accountants kunnen ook boekhoudkundige analyse gebruiken om de limieten en het gebruik van betaalkaarten aan te passen.
Een bezorgbedrijf kan bijvoorbeeld een wagenparkkaart uitgeven aan elk van zijn chauffeurs om brandstof te kopen en te betalen voor onderhoud. Omdat elke wagenparkkaart aan een individuele werknemer is gekoppeld, kan het bedrijf bijhouden hoeveel elke werknemer op zijn route uitgeeft en ook schattingen maken voor budgettering. Als het bedrijf merkt dat een bepaalde bestuurder zijn toegewezen voertuig vaker dan gemiddeld volzet, kan het de limiet van de toegewezen kaart naar beneden bijstellen.
Voorbeelden van vlootkaarten
De overgrote meerderheid van de vlootkaarten wordt uitgegeven door grote olie- en gasbedrijven zoals Shell, ExxonMobil, Chevron en Texaco. Bedrijven die hun kaart gebruiken, zijn over het algemeen beperkt tot het gebruik van de locaties van de kaartuitgever.
Maar opkomende betalingstechnologieën zijn in opkomst en bieden veel nieuwe en innovatieve oplossingen in een verscheidenheid aan industrieën, waarbij met name de transportsector een belangrijk doelwit is. Talrijke dienstverleners op het gebied van transportbetalingen zijn aan het uitbreiden. Fleetcor is een betalingsdienstaanbieder voor wagenparkkaarten die wagenparkkaartproducten voor bedrijven aanbiedt. Enkele van de toonaangevende partnerschappen met vlootkaarten zijn MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company en Fuelman. Fleetcor helpt ook om de zakelijke boekhouding voor transportbedrijven te vereenvoudigen door samen te werken met bedrijven in de transportsector voor moderne oplossingen voor vlootbetalingen.