Factuur
Wat is een factuur?
Een factuur is een handelsdocument met tijdstempel dat een transactie tussen een koper en een verkoper specificeert en registreert. Als goederen of diensten op krediet zijn gekocht, bevat de factuur meestal de voorwaarden van de deal en informatie over de beschikbare betaalmethoden.
Typen facturen kunnen een papieren ontvangstbewijs, een verkoopfactuur, een debetnota, een verkoopfactuur of een online elektronisch dossier zijn.
Belangrijkste leerpunten
- Een factuur is een document dat een transactie tussen een koper en een verkoper vastlegt, zoals een papieren ontvangstbewijs van een winkel of een online dossier van een e-tailer.
- Facturen zijn een cruciaal onderdeel van de interne boekhoudkundige controles en audits.
- Kosten die op een factuur worden aangetroffen, moeten worden goedgekeurd door het verantwoordelijke managementpersoneel.
- Facturen bevatten over het algemeen betalingsvoorwaarden, eenheidskosten, verzending, afhandeling en alle andere voorwaarden die tijdens de transactie worden uiteengezet.
De basisprincipes van een factuur
Op een factuur moet op de voorkant van de factuur staan dat het een factuur is. Het heeft meestal een unieke identificatie, het factuurnummer genaamd, dat handig is voor interne en externe referentie. Een factuur bevat doorgaans contactgegevens van de verkoper of serviceprovider voor het geval er een fout is opgetreden met betrekking tot de facturering.
De betalingsvoorwaarden kunnen op de factuur worden vermeld, evenals de informatie met betrekking tot eventuele kortingen, details over vervroegde betalingen of financieringskosten die worden aangerekend voor te late betalingen. Het geeft ook de eenheidskosten van een artikel weer, het totale aantal gekochte eenheden, vracht, afhandeling, verzending en bijbehorende belastingkosten, en geeft een overzicht van het totale verschuldigde bedrag.
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om voor alle openstaande transacties gewoon een maandoverzicht te sturen als factuur. Als dit het geval is, moet op de verklaring worden vermeld dat er geen volgende facturen worden verzonden. In het verleden werden facturen op papier geregistreerd, vaak met meerdere exemplaren gegenereerd, zodat de koper en verkoper elk een record van de transactie voor hun eigen administratie hebben. Momenteel komen door de computer gegenereerde facturen vrij veel voor. Ze kunnen op verzoek op papier worden afgedrukt of per e-mail naar de partijen van een transactie worden gestuurd. Elektronische records maken het ook gemakkelijker om bepaalde transacties of specifieke datums te zoeken en te sorteren.
Een pro-formafactuur is een voorlopige verkoopfactuur die naar kopers wordt gestuurd voorafgaand aan een verzending of levering van goederen. Op de factuur staan doorgaans de gekochte artikelen en andere belangrijke informatie, zoals het verzendgewicht en de transportkosten, vermeld. Pro forma facturen spelen vaak een rol bij internationale transacties, vooral voor douanedoeleinden bij invoer.
Een pro-formafactuur is een bindende overeenkomst, hoewel de verkoopvoorwaarden kunnen worden gewijzigd.
Het belang van de factuurdatum
De factuurdatum vertegenwoordigt de tijd en datum waarop de goederen zijn gefactureerd en de transactie officieel is geregistreerd. Daarom bevat de factuurdatum essentiële informatie over de betaling, aangezien deze de kredietduur en de vervaldatum van de factuur bepaalt. Dit is vooral cruciaal voor entiteiten die krediet aanbieden, zoals netto 30. De werkelijke vervaldatum van de factuur is meestal 30 dagen na de factuurdatum. Evenzo bieden bedrijven klanten de mogelijkheid om artikelen te retourneren, hebben ze doorgaans een deadline die is gebaseerd op een bepaald aantal dagen sinds het aankoopbewijs, zoals aangegeven op de factuur.
E-facturering
Sinds de komst van het computertijdperk hebben mensen en bedrijven het gemakkelijker gevonden om op elektronische facturering te vertrouwen als alternatief voor papieren documenten. Elektronische facturering, of e-facturering, is een vorm van elektronische facturering om transactiegerelateerde documenten tussen partijen te genereren, op te slaan en te controleren en ervoor te zorgen dat aan de voorwaarden van hun overeenkomsten wordt voldaan.
Deze e-documenten kunnen facturen en ontvangstbewijzen, inkooporders, debet- en creditnota’s, betalingsvoorwaarden en -instructies en overschrijvingsbewijzen bevatten. Digitale facturen worden normaal gesproken verzonden via e-mail, webpagina of app. Voordelen zijn onder meer:
- Duurzaamheid en weerstand tegen fysieke schade
- Gemakkelijk zoeken en sorteren op specifieke namen, termen of datums
- Verhoogde controleerbaarheid
- De mogelijkheid om op aanvraag te printen of te reproduceren
- De mogelijkheid voor gegevensverzameling en business intelligence
- Vermindering van papiergebruik
E-facturering omvat verschillende technologieën en invoeropties en wordt gebruikt als een algemene term om elke methode te beschrijven waarmee een factuur elektronisch ter betaling aan een klant wordt aangeboden. Verschillende standaarden voor e-facturering, zoals EDIFACT en UBL, zijn wereldwijd ontwikkeld om acceptatie en efficiëntie te vergemakkelijken.
Facturen en crediteuren
Facturen volgen de verkoop van een product voor voorraadbeheer, boekhouding en belastingdoeleinden, waardoor u te betalen rekeningen en soortgelijke verschuldigde verplichtingen kunt bijhouden. Veel bedrijven verzenden het product en verwachten betaling op een latere datum, dus het totale verschuldigde bedrag wordt een rekening voor de koper en een vordering voor de verkoper.
Moderne facturen worden elektronisch verzonden in plaats van op papier. Als een factuur verloren gaat, kan de koper een kopie opvragen bij de verkoper. Het gebruik van een factuur vertegenwoordigt de aanwezigheid van krediet, aangezien de verkoper een product heeft verzonden of een dienst heeft verleend zonder vooraf contant geld te ontvangen.
Facturen verschillen van inkooporders, die worden aangemaakt voordat een klant een goed of dienst bestelt.
Facturen en interne controles
Facturen zijn een cruciaal onderdeel van de interne boekhoudkundige controles. Kosten op een factuur moeten worden goedgekeurd door het verantwoordelijke managementpersoneel. Als alternatief wordt een factuur gematcht met een inkooporder, en na afstemming van de informatie, wordt de betaling gedaan voor goedgekeurde transacties. Een auditkantoor zorgt ervoor dat facturen in de juiste boekhoudperiode worden ingevoerd bij het testen op onkostenverlaging.