Negatieve bevestiging
Wat is een negatieve bevestiging?
Negatieve bevestiging is een brief of document waarin wordt gevraagd dat de ontvanger de afzender alleen mag antwoorden als er een probleem was met de inhoud van het bericht of als de ontvanger zich wilde afmelden voor de gebeurtenis waaraan de brief was gericht.
Negatieve bevestigingsbrieven kunnen in veel soorten zakelijke situaties worden gebruikt en worden vaak gebruikt in de financiële dienstverlening. Het doel van de communicatie is om het aantal inkomende reacties te verminderen dat een organisatie ontvangt als antwoord op een brief die naar haar klanten is gestuurd. In een communicatiesituatie met negatieve bevestiging of negatieve toestemming ontvangt het bedrijf of de entiteit die het bericht verstuurt alleen reacties van “nee” -stemmen, in tegenstelling tot reacties van iedereen, ongeacht hun mening.
Een negatieve bevestiging kan worden vergeleken met een positieve bevestiging.
Belangrijkste leerpunten
- Negatieve bevestiging is een verzoek dat alleen een reactie mag oproepen als er openstaande problemen of zorgen zijn die moeten worden aangepakt.
- Als er geen problemen zijn, wordt er geen reactie verzonden en het uitblijven van die reactie dient als een negatieve bevestiging.
- Negatieve bevestigingsbrieven worden vaak gebruikt in de financiële dienstverlening, waaronder accountants die de financiële informatie van een klant willen verifiëren.
- Negatieve, in plaats van positieve bevestigingen helpen het aantal inkomende correspondentie te verminderen, de efficiëntie te verhogen en verspilling te verminderen.
Negatieve bevestigingen begrijpen
Negatieve bevestigingen worden vaak gebruikt door auditors en omvatten een document dat naar een steekproef van de klanten van een bedrijf wordt gestuurd, waarin hen wordt gevraagd alleen te reageren als ze een discrepantie vinden tussen hun boeken en de rekening die is vastgelegd in de financiële overzichten van het bedrijf dat wordt gecontroleerd. Negatieve bevestiging wordt doorgaans gebruikt wanneer de boekhoudkundige controles van een bedrijf in het verleden zeer weinig fouten bevatten en daarom als sterk worden beschouwd. Het bedrijf wordt gevraagd om de cijfers dubbel te controleren en alleen te bevestigen als er een verschil is.
Het verzenden van een negatieve bevestiging in plaats van een positieve bevestiging, waarvoor een reactie vereist is, kan tijd besparen die zou worden besteed aan het bijhouden van antwoorden en het opvolgen van niet-reagerende ontvangers. De negatieve bevestiging is slechts een manier voor een accountant om ervoor te zorgen dat beide bedrijven dezelfde cijfers rapporteren.
Voorbeelden van negatieve bevestigingen
Negatieve bevestigingen hebben veel toepassingen die zowel accountants als financiële dienstverleners omvatten.
Pensioenregelingen voor werknemers
Negatieve bevestigingsbrieven worden vaak verzonden met 401 (k) -plannen die een automatische escalatiefunctie hebben. Met automatische escalatie wordt het percentage van het salaris van een werknemer dat elke loonperiode wordt bijgedragen, elk jaar automatisch verhoogd.
De bedoeling van deze automatisch stijgende spaarquote is om mensen te helpen meer geld te sparen voor hun pensioen. Ongeveer een maand voordat de escalatie plaatsvindt, stuurt de recordhouder een negatieve bevestiging of een negatieve toestemmingsbrief. De brief informeert de deelnemer dat de bijdrage escaleert, tenzij de deelnemer contact opneemt met de 401 (k) recordhouder en zich afmeldt voor de verhoging om zijn huidige bijdrage te behouden.
Boekhouding voor inkomsten
Een negatief verzoek kan ook worden gebruikt om de verkopen bij een autofabrikant te verantwoorden. Volgens de boeken heeft de fabrikant 200 auto’s aan de dealer verkocht voor een totaal van $ 6 miljoen aan inkomsten. In de negatieve bevestigingsbrief zou staan dat als het cijfer van $ 6 miljoen klopte, het niet nodig is om te antwoorden. Als de opbrengst echter slechts $ 5 miljoen zou bedragen, zou de fabrikant de accountant op de hoogte moeten stellen van de discrepantie in de boekhouding van de dealer.
Negatieve bevestigingen zijn een professionele manier om te zeggen “reageer niet op mij tenzij er een probleem is”.