Legalisatie
Wat is legalisatie?
Wanneer notarisering plaatsvindt, certificeert een notaris de authenticiteit van elke handtekening die aan een document is toegevoegd. Notarissen treden op als overheidsagenten om getuige te zijn van de authenticiteit van handtekeningen die aan juridische attesten worden toegevoegd.
Belangrijkste leerpunten
- Wanneer notarisering plaatsvindt, certificeert een notaris de authenticiteit van elke handtekening die aan een document is toegevoegd.
- Een notarieel document heeft juridisch gewicht omdat een notaris optreedt als een neutrale derde getuige.
- Notarissen ontvangen voor hun werk geen vergoeding van de overheid.
- Voor notarisering moet een notaris getuige zijn van handtekeningen en meestal ook een notarisstempel.
Inzicht in legalisatie
In de Verenigde Staten kunnen notarissen documenten notariseren en optreden als agenten voor de staat waarin ze zijn geregistreerd. Een notarieel document heeft juridisch gewicht omdat een notaris optreedt als een neutrale derde getuige van de authenticiteit van een of meer partijen die een overeenkomst, beëdigde verklaring, attest of andere soortgelijke documenten ondertekenen.
De meeste staten eisen dat notarissen documenten notariseren door ze af te stempelen met een officieel zegel en de stempel te paraferen. In sommige gevallen omvat notarisering de voorbereiding van een wettelijk certificaat. Sommige staten staan nu online notarisering van documenten toe met behulp van videocamera’s en online apps.
Notarissen ontvangen doorgaans geen vergoeding van de overheid voor hun werk. In plaats daarvan brengen ze vergoedingen in rekening voor notarisgerelateerde activiteiten, waaronder notariële documenten. Hoewel de in rekening gebrachte vergoedingen kunnen variëren, stellen sommige staten standaardvergoedingen of maximaal toegestane vergoedingen vast voor specifieke services.
Veel banken en enkele andere bedrijven, zoals UPS, bieden notariële diensten aan hun klanten.
Vereisten voor legalisatie
De belangrijkste vereiste voor legalisatie is dat de handtekeningen op het document moeten worden bekrachtigd door een gecertificeerde notaris. In de Verenigde Staten zijn staten verantwoordelijk voor het certificeren van notarissen en leggen ze andere eisen op. Er zijn echter enkele basisvereisten die in de meeste staten vergelijkbaar zijn. Notarissen moeten ouder zijn dan 18, ingezetenen van de staat waarin ze notaris willen worden, en mogen geen strafrechtelijke veroordelingen hebben (tenzij hun rechten zijn hersteld). Er kunnen ook andere vereisten zijn. Californië vereist bijvoorbeeld dat notarissen lessen volgen.
Voor notarisatie is doorgaans ook vereist dat de gecertificeerde notaris het document afstempelt met een officieel zegel. Notarissen kunnen deze postzegels tegen redelijke prijzen als onderdeel van een pakket kopen.
Ten slotte zullen notarissen meestal om een identiteitsbewijs vragen. Ze willen dat mensen de documenten persoonlijk of via live video ondertekenen. Het binnenbrengen van documenten die door iemand anders zijn ondertekend voor notariële notaris, werkt niet. Sommige notarissen zullen echter tegen betaling reizen om getuige te zijn van handtekeningen.
Voordelen en nadelen van legalisatie
Het belangrijkste voordeel van het verkrijgen van een notariële akte is dat het in sommige gevallen wettelijk verplicht is. Zelfs als het niet wettelijk verplicht is, vergroot notarisatie het vertrouwen dat een document daadwerkelijk door de betrokken partijen is ondertekend.
Aan de andere kant worden notarissen soms opgeroepen om getuige te zijn van handtekeningen voor I-9’s en andere officiële documenten die niet hoeven te worden notarieel. In sommige gevallen kan het gebruik van de notarisstempel deze documenten ongeldig maken.
Voorbeelden van legalisatie
Juridische documenten die betrekking hebben op ernstige zaken of die bedoeld zijn om transacties met een aanzienlijke geldwaarde te vertegenwoordigen, vereisen gewoonlijk een notaris. Partijen in onroerendgoedtransacties hebben bijvoorbeeld doorgaans notariële akten nodig voor extra zekerheid dat de transactie standhoudt als deze juridisch wordt aangevochten of als een partij op een later tijdstip probeert de voorwaarden te schenden.
Veel documenten die belangrijke wettelijke rechten verlenen, vereisen ook een notaris. Eigendomsoverdrachten voor auto’s, geavanceerde formulieren voor de gezondheidszorg en formulieren die wijzigingen in de volmacht aangeven, moeten bijvoorbeeld doorgaans door een notaris worden bekrachtigd om afdwingbaar te zijn.
De meeste notarisaties vereisen dat een notaris een erkenning of een jurat verstrekt. Een erkenning vereist dat de notaris bevestigt dat een persoon die een document ondertekent, zich heeft geïdentificeerd en een juridische verklaring heeft afgelegd dat hij vrijwillig een document heeft ondertekend. Hypotheekdocumenten moeten bijvoorbeeld doorgaans de handtekeningen van de lener en de uitlener bevatten.
Een jurat biedt een tweede beschermingslaag door van een persoon te eisen dat hij het document voor de notaris ondertekent, naast dat hij zweert dat hij dit vrijwillig doet. Hoewel het verschil subtiel lijkt, vereisen sommige documenten, zoals juridische beëdigde verklaringen, dat de partijen die de informatie erin zweren, deze ondertekenen en een eed afleggen waarin ze bevestigen dat ze de verklaring naar waarheid en gewillig hebben afgelegd. In die gevallen zou de taal van een erkenning, die niet aangeeft of een persoon een document voor een notaris heeft ondertekend, onaanvaardbaar zijn.