Vooruitbetaalde kosten

Wat zijn vooruitbetaalde kosten?

Een vooruitbetaalde uitgave is een soort actief op de balans dat het resultaat is van een bedrijf dat vooruitbetalingen doet voor goederen of diensten die in de toekomst moeten worden ontvangen. Vooruitbetaalde kosten worden aanvankelijk geboekt als activa, maar hun waarde wordt in de loop van de tijd als last opgenomen in de resultatenrekening. In tegenstelling tot conventionele uitgaven, zal het bedrijf in de loop van verschillende boekhoudperiodes iets waardevols ontvangen van de vooruitbetaalde kosten.

Inzicht in vooruitbetaalde uitgaven

Bedrijven betalen vooruit voor goederen of diensten, zoals geleasde kantoorapparatuur of verzekeringsdekking die in de loop van de tijd voortdurende voordelen opleveren. Dergelijke goederen of diensten kunnen niet onmiddellijk als last in de kosten worden opgenomen, omdat de kosten niet in overeenstemming zouden zijn met het voordeel dat in de loop van de tijd voortvloeit uit het gebruik van het actief.

Volgens algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) moeten uitgaven worden geregistreerd in dezelfde boekhoudperiode als het voordeel dat uit het gerelateerde actief wordt gegenereerd.  Als bijvoorbeeld een groot kopieerapparaat door een bedrijf wordt gehuurd voor een periode van 12 maanden, profiteert het bedrijf van het gebruik ervan gedurende de volledige periode. Het boeken van een vooruitbetaling voor de lease als een uitgave in de eerste maand zou de uitgaven niet voldoende matchen met de inkomsten die uit het gebruik ervan worden gegenereerd. Daarom moet het worden geregistreerd als vooruitbetaalde uitgave en over de volledige twaalf maanden worden toegerekend.

Journaalboekingen die uitgaven erkennen die verband houden met eerder geboekte prepaids, worden aanpassingsboekingen genoemd. Ze registreren geen nieuwe zakelijke transacties, maar passen eenvoudig eerder geregistreerde transacties aan. Aanpassingen voor vooruitbetaalde kosten zijn nodig om ervoor te zorgen dat kosten worden opgenomen in de periode waarin ze zijn gemaakt.

Vanwege de aard van bepaalde goederen en diensten zullen er altijd vooruitbetaalde kosten bestaan. Een verzekering is bijvoorbeeld een vooruitbetaalde uitgave omdat het doel van het kopen van een verzekering is om proactieve bescherming te kopen voor het geval er in de toekomst iets ongelukkigs gebeurt. Het is duidelijk dat geen enkele verzekeringsmaatschappij verzekeringen zou verkopen die een ongelukkige gebeurtenis achteraf dekt, dus verzekeringskosten moeten door bedrijven worden vooruitbetaald.

Voorbeeld van vooruitbetaalde kosten

Stel bijvoorbeeld dat ABC Company een verzekering aanschaft voor de komende periode van 12 maanden. Het betaalt vooraf $ 120.000 voor de verzekeringspolis. ABC Company boekt in eerste instantie de volledige $ 120.000 als een afschrijving van een vooruitbetaalde verzekering, een actief op de balans en een tegoed aan contanten. Elke maand wordt een aanpassingsboeking gemaakt om $ 10.000 (1/12 van het vooruitbetaalde bedrag) aan de winst-en-verliesrekening te besteden via een creditering van de vooruitbetaalde verzekering en een afschrijving van de verzekeringskosten. In de 12e maand wordt de laatste $ 10.000 volledig besteed en is het prepaid-account nul.