Voortgangsfacturering
Wat zijn voortgangsfacturen?
Voortgangsfacturen zijn facturen waarin om betaling wordt gevraagd voor tot nu toe voltooid werk. Voortgangsfacturen worden voorbereid en voor betaling ingediend in verschillende stadia van het proces van een groot project.
Dit type facturering komt veel voor bij projecten die lang meegaan. Het stelt de facturerende persoon – meestal een aannemer – in staat om het project en zichzelf te financieren naarmate het project vordert.
De factuur voor de voortgangsfactuur kan het oorspronkelijke contractbedrag bevatten, het bedrag dat de klant tot nu toe heeft betaald en welk percentage van de klus is voltooid. Voortgangsfacturering kan echter andere items bevatten die eigenaren en aannemers moeten begrijpen en uitwerken voordat het werk begint.
Belangrijkste leerpunten
- Voortgangsfacturen zijn facturen die worden ingediend voor werk dat tot nu toe is voltooid aan een langdurig project.
- Voortgangsfacturen worden voornamelijk gebruikt voor langlopende projecten waar vaak grote budgetten mee gemoeid zijn.
- Voortgangsfacturering is gebruikelijk voor grootschalige bouwprojecten en de lucht- en ruimtevaart- en defensie-industrie.
Inzicht in voortgangsfacturen
Met voortgangsfacturen kunnen aannemers hun klanten stapsgewijs factureren naarmate het project vordert. Om voortgangsfacturen te laten werken, moeten opdrachtgever en opdrachtnemer een betalingsschema overeenkomen wanneer facturen ter betaling worden ingediend.
Ze zijn handig voor langlopende projecten waar vaak grote budgetten mee gemoeid zijn. Voortgangsfacturen voorkomen dat de klant het project vooraf moet financieren. De aannemer profiteert ook door periodiek betaald te worden en kan tijdens het project ook kosten zoals grondstoffen betalen door in verschillende stadia te factureren.
Betalingen zijn gebaseerd op een geverifieerd percentage van voltooiing van het project. Met andere woorden, de betalingen kunnen worden verdeeld naarmate het project vordert, op basis van specifieke mijlpalen die door een of beide partijen zijn vastgesteld. Het laatste, resterende saldo wordt meestal overgemaakt aan de aannemer als het project is voltooid en de opdrachtgever tevreden is met het werk.
Wat zit er in de voortgangsfacturen?
De informatie in de voortgangsfacturen wijkt af van de typische factureringspraktijken van veel bedrijven. Enkele van de financiële details kunnen zijn:
- Het totale bedrag van het contract dat verschuldigd is voor het project
- Alle goedgekeurde wijzigingen en het aangepaste verschuldigde bedrag
- Het totale bedrag dat tot op dat moment in rekening is gebracht
- Het huidige voltooiingspercentage voor het project
- Het resterende saldo was verschuldigd bij de voltooiing van het project
Schema met waarden
Voortgangsfacturering omvat een techniek genaamd het waardenschema, dat de verschillende kosten of waarden voor elk van de projecttaken beschrijft. Een waardenschema is gebruikelijk in de bouwsector, waarbij eigenaren en aannemers samenwerken om te bepalen hoeveel er aan elke fase van het project wordt uitgegeven. Tijdens het voortgangsfacturatieproces wordt aan elke fase een waarde toegekend als onderdeel van het schema. Ook kan het voltooiingspercentage voor elke fase worden vastgesteld naarmate er voortgang wordt gemaakt met het totale project.
Het waardeschema helpt ook om te bepalen of er kostenoverschrijdingen waren of dat het project onder het budget viel. Het waardeschema zou bijvoorbeeld laten zien wat er voor elke taak is betaald, evenals de initiële schatting. Hierdoor kan worden bepaald op welk punt in de constructiefase het project de geschatte projectkosten heeft overschreden.
Het hebben van een waardeschema dat is opgenomen in het voortgangsfactureringsproces, helpt aannemers en eigenaren om een transparant proces te ontwikkelen waarin alle financiële details van tevoren bekend zijn. Het beschermt bouwbedrijven ook juridisch en financieel door de schattingen op schrift te stellen, zodat er bij de voltooiing van het project niet voor verrassingen komt te staan.
Percentage behouden
In sommige projecten kan een bepaald bedrag of percentage door de eigenaar worden ingehouden tot de voltooiing van het project. Het retentiebedrag of behoud kan 5% tot 10% van het totale project of voor elke voortgangswaarde zijn. In wezen wordt het geld in de reserve gehouden voor het geval er zich tijdens het project problemen voordoen. Een retentie helpt ook de eigenaar te beschermen in het geval het project niet wordt voltooid, het contract correct wordt uitgevoerd of als er problemen zijn met de aannemer en de onderaannemers. Het ingehouden bedrag kan echter cashflowproblemen veroorzaken voor het bouwbedrijf. Als gevolg hiervan moeten zowel de eigenaar als de aannemer vroeg in het proces een overeengekomen reserveringsbedrag bedenken.
Wie gebruikt voortgangsfacturen?
Voortgangsfacturering komt vrij vaak voor in een aantal verschillende industrieën, waaronder bouwprojecten. Veel dakdekkers, loodgieters, algemene aannemers, schilders, elektriciens en loodgieters zullen voortgangsfacturen gebruiken als onderdeel van hun bedrijf. De kosten van grondstoffen, arbeid en vertragingen bij de bouw zijn enkele redenen waarom de industrie gebruikmaakt van voortgangsfacturen.
Ze worden ook gebruikt in de lucht- en ruimtevaart en defensie, aangezien deze projecten doorgaans enorme budgetten hebben en jaren in beslag kunnen nemen. Hierdoor is voortgangsfacturering een natuurlijke oplossing.
Zowel de opdrachtgever als de aannemer dienen bij elke betaling een document te ondertekenen.
Speciale overwegingen: rekening houden met kostenveranderingen
Het is normaal dat de kosten van een project veranderen, gezien de totale kosten die ermee gemoeid zijn en de complexiteit van het project. In het bouwcontract staat hoe klanten kostenwijzigingen goedkeuren, en doorgaans moet een klant een document paraferen of ondertekenen dat de specifieke wijzigingen aangeeft. Sommige kostenoverschrijdingen zijn echter onvermijdelijk, terwijl andere te wijten zijn aan een gebrek aan planning. Enkele veelvoorkomende kostenoverschrijdingen kunnen zijn:
- Eigenaar verandert de reikwijdte van de projecttaak of vraagt om extra werk
- Onverwachte schade aan een project of gebouw, zoals termieten, schimmel of waterschade
- Ontwerpfouten of een slechte projectplanning
- Prijswijzigingen voor arbeid of materialen, vooral als het een langdurig project is
Veel aannemers houden rekening met een prijsvergoeding, zoals een klein percentage dat de mogelijkheid biedt om de prijs van het project te verhogen. Eigenaars dienen de omvang van eventuele prijsvergoedingen met de aannemer te bespreken.
Voorbeeld van voortgangsfacturen
Zodra een klant de aannemer kiest, zullen de twee onderhandelen over de voorwaarden van het contract. Dit proces omvat het opstellen van een betalingsschema of betalingsfrequentie volgens bepaalde mijlpalen die door beide partijen zijn overeengekomen. Zodra het werk is begonnen en de mijlpalen zijn bereikt, kan de aannemer beginnen met het indienen van facturen bij de opdrachtgever.
Stel dat ABC Construction een overeenkomst ondertekent om een kantoorgebouw te bouwen voor $ 1,6 miljoen over een periode van twee jaar en dat de winst van ABC $ 600.000 is.
De totale projectkosten en winst worden als volgt opgesplitst:
- $ 1.000.000 kosten
- $ 600.000 winst
Jaar een
- In het eerste jaar is 40% van het project voltooid
- Het bedrijf factureert de klant $ 640.000 (40% x $ 1.600.000)
- Het bedrijf boekt een winst van $ 240.000 in het eerste jaar (40% x $ 600.000 aan totale winst).
Twee jaar
- In jaar twee is 100% van het project voltooid
- Het bedrijf factureert de klant de resterende 60% verschuldigd of $ 960.000 (60% x $ 1.600.000)
- Het bedrijf boekt een winst van $ 360.000 in jaar twee (60% x $ 600.000 aan totale winst).