Quorum
Wat is een quorum?
Een quorum verwijst naar het minimaal aanvaardbare niveau van personen met een gevestigd belang in een bedrijf dat nodig is om de procedure van een vergadering geldig te maken volgens het bedrijfshandvest. Deze clausule of algemene overeenkomst zorgt ervoor dat er voldoende vertegenwoordiging aanwezig is op vergaderingen voordat er wijzigingen kunnen worden aangebracht door het bestuur.
Een quorum bestaat normaal gesproken uit een groep die als zo groot mogelijk wordt beschouwd om van afhankelijk te zijn om alle zakelijke bijeenkomsten bij te wonen, wat een kwalitatieve beoordeling is. Het meervoud van een quorum is ‘quora’.
Belangrijkste leerpunten
- Een quorum is een minimaal vereiste interesse of aanwezigheid voordat een officiële vergadering of actie kan plaatsvinden.
- Bedrijven bepalen vaak het quorum dat vereist is onder aandeelhouders om beslissingen te nemen, zoals uiteengezet in het bedrijfshandvest.
- Een quorum kan een simpele meerderheid van 51% zijn of een meer specifieke of complexe regeling.
- Er zijn verschillende richtlijnen die bedrijven kunnen gebruiken om de juiste formule voor hun quorum te bepalen.
Hoe een quorum werkt
Aangezien er geen strikt aantal is dat een quorum vormt, suggereren best practices dat een quorum wordt ingesteld als een gewone meerderheid van de leden binnen een organisatie. Het is ook mogelijk om een hard nummer te schetsen in de statuten van een bedrijf, in welk geval het de gewone meerderheid overschrijft als dat aantal groter is. Het is belangrijk dat het aantal waartoe wordt besloten niet zo klein is dat het niet het geheel van de leden nauwkeurig vertegenwoordigt, maar niet zo groot dat het moeilijk wordt om legaal een vergadering te houden.
Hoe dan ook, het quorumnummer moet representatief zijn voor leden in een besluitvormende rol. Als een bedrijf bijvoorbeeld tien bestuursleden heeft, zou een quorum een gewone meerderheid van zes bestuursleden kunnen zijn in plaats van 51% van elke aandeelhouder in het bedrijf.
Het aantal waartoe wordt besloten, mag niet zo klein zijn dat het niet nauwkeurig het geheel van de leden vertegenwoordigt, maar niet zo groot dat het moeilijk wordt om legaal een vergadering te houden.
Speciale overwegingen
Het idee en de richtlijnen van een quorum werden bepaald door ‘Robert’s Rules of Order’. Deze regels zijn geïmplementeerd om organisaties te beschermen tegen de beslissingsbevoegdheid van een select aantal personen die mogelijk niet geïnformeerd of dubbelhartig zijn. Als tijdens een vergadering echter niet aan een quorum wordt voldaan, mogen de bestaande aanwezigen maximaal vier acties namens het bedrijf uitvoeren.
Ten eerste, wanneer een quorum niet is bereikt, kunnen deelnemers aan een vergadering de vastgestelde tijd voor de opschorting van de vergadering aanpassen. Hierdoor kunnen het bedrijf en zijn leden de bestaande vergadering verplaatsen naar een latere datum waarop meer mensen aanwezig kunnen zijn.
Ten tweede kunnen de bestaande aanwezigen de vergadering gewoon uitstellen en het opnieuw proberen bij een aanstaande vergadering die al is gepland. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er regelmatig geplande budgetvergaderingen waren en de gestelde budgetbeslissing niet tijdgevoelig is.
Ten derde, en de minst pijnlijke handeling, is een eenvoudige pauze waarin de bestaande leden van een vergadering even pauzeren voor een pauze in de hoop dat er meer leden komen opdagen of worden opgepakt. Dit gebeurt normaal gesproken als sommige leden alleen vertrekken voor een pauze en het quorum halverwege de vergadering niet wordt bereikt. Ten slotte kan een geprivilegieerde motie worden ingediend onder speciale omstandigheden, waarbij aanvullende maatregelen kunnen worden genomen om een quorum te vestigen. Er kan bijvoorbeeld een commissie worden gevormd om afwezige leden op te roepen.