25 juni 2021 0:49

Een I-9-formulier invullen (stap voor stap)

Wat is een I-9-formulier?

Als u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u controleren of de persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken. Nadat u een baan heeft aangeboden (maar niet eerder), moet de nieuwe werknemer aantonen dat hij in aanmerking komt om in de VS te werken door het  I-9-formulier, Verificatie van arbeidsgeschiktheid, in te vullen.

Als werkgever is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat dit formulier van de US Citizenship and Immigration Services door de werknemer en u wordt ingevuld. Bewaar het formulier samen met uw andere arbeidsrecords – dien het niet in bij de overheid.

Een I-9-formulier invullen

Het I-9-formulier is bedoeld om informatie te verkrijgen van nieuwe werknemers die aantonen dat ze in aanmerking komen om legaal in de VS te werken. Geen enkele werknemer is vrijgesteld van het invullen van het formulier.

Het I-9-formulier bestaat uit drie delen:

1. Deel I: Voor de werknemer, identiteit vaststellen

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de medewerker. Het bevat informatie zoals de volledige naam van de werknemer, het adres, de geboortedatum, het burgerservicenummer (indien van toepassing), het e-mailadres en het telefoonnummer (het e-mailadres en het telefoonnummer zijn optioneel).

Dit deel wordt ook gebruikt om – op straffe van meineed – te bevestigen dat de persoon wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken omdat hij:

  • Een burger
  • Een niet-burger van de Verenigde Staten
  • Een wettige permanente bewoner
  • Een vreemdeling die bevoegd is om in de VS te werken. De werknemer moet de vervaldatum voor deze machtiginginvullen, indien van toepassing.

Een werknemer die een vreemdeling is en bevoegd is om te werken, moet hetvreemdelingenregistratienummer  (een “A-nummer”, een uniek 7, 8- of 9-cijferig nummer dat aan een vreemdeling is toegewezen) of het toelatingsnummer vanformulier I-94 invoeren. 

De werknemer moet het formulier ondertekenen en dateren. Valse verklaringen kunnen leiden tot boetes en / of gevangenisstraf.

Sommige werknemers hebben mogelijk hulp nodig bij het invullen van hun deel van het formulier. Als de werknemer minderjarig of gehandicapt is (of vertaling nodig heeft), moet de persoon die helpt bij het invullen van het formulier (dwz de opsteller en / of vertaler) ook zijn naam en adres en een handtekening op het formulier zetten (ook op straffe van meineed).

2. Deel II: Voor de werkgever, het doornemen van de documenten van de werknemer

Dit deel van het formulier wordt ingevuld door de werkgever. Het beschrijft de documenten die de werkgever heeft beoordeeld om te verifiëren of hij in aanmerking komt voor een baan. De werkgever moet deze actie ondernemen binnen drie dagen na de eerste dag van indiensttreding. De werkgever kan – maar is niet verplicht – een kopie van het (de) gepresenteerde document (en) te maken.

Er zijn drie lijsten met documenten die kunnen worden gebruikt. Het type documenten dat wordt gebruikt, dicteert het gedeelte van Deel II dat de werkgever moet invullen.

Lijst A:  De documenten in deze lijst stellen zowel de identiteit van de werknemer als de arbeidsbevoegdheid vast. Een werknemer hoeft slechts een van de volgende formulieren te overleggen om aan de documentvereiste te voldoen:

  • Amerikaans paspoort (of Amerikaanse paspoortcode)
  • Permanente bewonerskaart (” groene kaart “) of ontvangstbewijs voor vreemdelingenregistratie (technisch gezien is de groene kaart formulier I-551)
  • Buitenlands paspoort met een tijdelijke I-551-stempel
  • Werkvergunningsdocument dat een foto bevat (formulier I-766)
  • Voor een niet-immigrantenvreemdeling die bevoegd is om te werken: een buitenlands paspoort en formulier I-94 (of 94A) en een bekrachtiging van de niet-immigrantenstatus van de vreemdeling zolang deze niet is verlopen
  • Paspoort van de Federale Staten van Micronesië, Republiek van de Marshalleilanden

Lijst B:  De documenten in deze lijst tonen de identiteit van de werknemer. Als een werknemer geen document vanlijst A heeft, moet één document vanlijst B worden geproduceerd,plus  één document van lijst C (hieronder).

  • Rijbewijs of ID-kaart uitgegeven door een staat (zolang het een identiteitsbewijs met foto en andere persoonlijke informatie bevat)
  • School-ID met foto
  • Registratiekaart van de kiezer
  • Amerikaanse militaire kaart of conceptrecord
  • ID-kaart van militair afhankelijke
  • US Coast Guard Merchant Marine-kaart
  • Inheems Amerikaans stamdocument
  • Rijbewijs afgegeven door een Canadese overheidsinstantie

Voor minderjarigen (jonger dan 18 jaar) die een van de documenten in lijst B niet kunnen overleggen, zijn alternatieve documenten die aanvaardbaar zijn om de identiteit van de werknemer te bewijzen een schoolrecord of een rapportkaart;dossier van cliënt, arts of ziekenhuis;of een record van een kinderdagverblijf of kleuterschool.

Lijst C:  Dit document geeft de toestemming van de werknemer om in de Verenigde Staten te werken. Nogmaals, als de werknemer geen document uit lijst A kan overleggen, moet hij er een uit lijst Ben een uitlijst C overleggen.

  • Socialezekerheidsrekeningnummer  kaart (tenzij op de kaart staat: niet geldig voor werk, alleen geldig voor werk met INS-autorisatie, of alleen geldig voor werk met DHS-autorisatie)
  • Geboortecertificering in het buitenland afgegeven door het Department of State (formulier FS-545)
  • Certificering van geboortebewijs afgegeven door het ministerie van Buitenlandse Zaken (formulier DS-1350)
  • Originele of gewaarmerkte kopie van een geboorteakte afgegeven door een staat, provincie, gemeentelijke autoriteit of grondgebied van de VS met een officieel zegel
  • Inheems Amerikaans stamdocument
  • ID-kaart Amerikaans staatsburger (formulier I-197)
  • Identificatiekaart voor gebruik van ingezeten staatsburgers in de Verenigde Staten (formulier I-179)
  • Werkvergunningsdocument afgegeven door het Department of Homeland Security

Net als in het geval van de werknemer, moeten werkgevers op straffe van meineed verklaren dat ze de nodige documenten hebben gecontroleerd, geloven dat ze oprecht zijn en naar hun beste weten geloven dat de werknemer bevoegd is om in de VS te werken. certificeringsgedeelte moet de werkgever de eerste werkdag van de werknemer en andere werkgeversinformatie noteren (de naam van het bedrijf, de titel van de persoon die het formulier ondertekent en het adres van het bedrijf).

3. Deel III: Voor de werkgever, bij nieuwe aanwerving

Dit deel van het formulier wordt ook alleen ingevuld door de werkgever, maar wordt alleen gebruikt in het geval van herverificatie bij het opnieuw aannemen van een werknemer. Als een werknemer binnen drie jaar na de datum van de oorspronkelijke I-9 opnieuw wordt aangenomen, kan de werkgever ervoor kiezen om deze sectie of een nieuwe I-9 in te vullen.

Als het nodig is om dit deel in te vullen, vermeldt de werkgever alleen de naam van de werknemer (of een nieuwe naam als de werknemer een naamswijziging heeft ondergaan) en de datum van opnieuw in dienst nemen. Als de vorige arbeidsvergunning is verlopen maar nu is verlengd, voer dan informatie in over het document waarmee deze machtiging is vastgesteld (titel van het document, nummer en vervaldatum van de nieuwe arbeidsvergunning).

Net als in het geval van de andere onderdelen, moet de werknemer op straffe van meineed tekenen dat hij / zij gelooft dat het gepresenteerde document echt is en dat de werknemer bevoegd is om in de Verenigde Staten te werken.

Het komt neer op

Werkgevers moeten I-9’s behouden voor de laatste drie jaar vanaf de datum van indiensttreding of één jaar na de datum waarop het dienstverband eindigt. Van tijd tot tijd kan de federale overheid uw tewerkstellingsdossiers onderzoeken. Als u geen I-9’s produceert, kunt u worden onderworpen aan civiele en / of strafrechtelijke sancties. Vind meer informatie over de I-9 in het “Handboek voor werkgevers: instructies voor het invullen van formulier I-9”. Voor verdere vragen over de I-9 kunt u ook terecht bij een advocaat arbeidsrecht.

 

Related Posts