Voorraadrecord
Wat is een voorraadrecord?
Een aandelenrecord is een hoofdlijst van de effecten die een beursvennootschap namens zijn klanten aanhoudt. De lijst wordt bijgewerkt met elke transactie die door de makelaardij wordt uitgevoerd.
Belangrijkste leerpunten
- Elke makelaardij is verplicht om een voorraadrecord bij te houden.
- Dit is een hoofdlijst van alle transacties die namens zijn klanten zijn gedaan en wordt bij elke transactie bijgewerkt.
- In een tijdperk waarin geen papieren certificaten meer worden uitgegeven, is een nauwkeurige administratie essentieel.
Het aandelenrecord toont de naam van de werkelijke en economische eigenaar, het aantal aandelen en de locaties van alle effecten die door het bedrijf worden gehouden. Het voorraadrecord wordt elke keer dat een transactie wordt uitgevoerd, bijgewerkt.
Inzicht in het voorraadrecord
Een makelaardij koopt, houdt en verkoopt tegenwoordig aandelen onder zijn eigen “straatnaam”, dat wil zeggen de naam van de makelaardij in plaats van de naam van een individuele klant. Achter de schermen registreert het voorraadrecord de naam van de echte eigenaar.
Die persoon staat in de wet bekend als de uiteindelijk gerechtigde. Dat wil zeggen, het individu is de feitelijke eigenaar van de aandelen, ook al kan het eigendom ervan worden geregistreerd onder een andere naam, zoals de naam van een beursvennootschap, voor archiveringsdoeleinden.
De Securities & Exchange Commission stelt de regels vast voor het aanmaken en bijhouden van het voorraadboek.
Voordat de computergestuurde technologie op Wall Street arriveerde, werden aandelen aan hun eigenaars uitgegeven in de vorm van echte stukjes papier, aandelencertificaten genaamd.
Door de ontwikkeling van het voorraadrecord was er geen makelaar meer nodig om de papieren effecten aan de klant over te dragen. Dat versnelde en vereenvoudigde transacties enorm.
De regels
Regel 17a-3 en Regel 17a-4 van de Security and Exchange Commission (SEC) schetsen de minimumvereisten voor het bijhouden van gegevens in termen van hun inhoud, creatie en onderhoudspraktijken en de tijdsduur dat de records moeten worden bewaard.
Deze regels zijn bedoeld om klanten te beschermen en audits op naleving mogelijk te maken.
De afdeling voorraadregistratie
Elke makelaardij heeft een afdeling voor voorraadadministratie die is belast met het bijhouden van nauwkeurige gegevens van al zijn transacties namens klanten.
Voor elke transactie moet de afdeling voorraadregistratie de eigenaar, de hoeveelheid voorraad en de locatie waar het effect wordt bewaard of gestort, identificeren.
Tegenwoordig worden de meeste Amerikaanse aandelencertificaten gehouden bij de Depository Trust Company (DTC). Dit in New York City gevestigde bedrijf werd in 1973 opgericht om letterlijk de aandelencertificaten van de zakenwereld in bewaring te nemen.
Vanaf dat moment was het niet meer nodig om aandelencertificaten over te dragen aan hun nieuwe eigenaren. Het maakt niet uit hoe vaak een aandeel van eigenaar is veranderd, het certificaat bleef op zijn plaats en de verandering in eigendom werd geregistreerd. Vandaag de dag blijft het bedrijf opereren als een centrale registerhouder voor de aan- en verkoop van effecten, en als een verrekenkantoor voor bedrijfs- en gemeentelijke effecten.
De informatie in het register van de beursvoorraad moet overeenkomen met de informatie bij de bewaarder. De voorraadrecordafdelingen verwerken afstemmingen voor afwijkingen op dagelijkse, wekelijkse of indien nodig basis.