De beste tools voor ERP Enterprise Resource Planning

De tools die voldoen aan de ERP-vereisten :

Om aan de bovengenoemde functionele eisen te voldoen, worden de volgende tools en applicaties verplicht in het ERP-systeem geïntegreerd.

– Databasebeheer / datawarehouse / informatiebeheertools :

Gegevensopslag en informatiebeheer met een gevestigde workflow over verschillende afdelingen en functies vormen de ruggengraat van elk ERP-systeem. Er zijn meerdere oplossingen en tools beschikbaar voor gegevensopslag, waaronder relationele databases van bedrijven als Oracle, Sybase, DB2 en gratis open source-aanbiedingen zoals Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, enz. Andere tools voor informatiebeheer kunnen Content Management Systems (CMS) zijn. en repository-applicaties.

Afhankelijk van de branche en de vereiste functies, moet er een geschikte worden geselecteerd. Een fabrikant kan een transactiedatabase zoals Oracle of MySQL relevanter vinden omdat transactiegebaseerde gegevens verschillende statussen doorlopen (van productie tot voorraad tot orderregistratie tot verkoop tot leveringsstatus). Aan de andere kant kan een bedrijf dat online inhoud schrijft, een CMS-opslagsysteem met versiebeheer vinden dat beter aansluit op hun behoeften.

De database of repository kan een enkele gecentraliseerde of meerdere zijn met automatische gegevensstroom van de ene database naar de andere. De gedefinieerde workflow zorgt voor een naadloze gegevensverplaatsing. Databases kunnen lokaal of op afstand worden gehost, of zelfs in de cloud. 

·        Applicaties en interfaces met geschikte toestemmingscontrole :  

Gegevensopslag en -beheer vereist alleen-lezen of bewerkingstoegang om de gegevens te verwerken. Nadat artikelen zijn vervaardigd, moeten ze worden gemarkeerd als gereedstaande voorraad. De afdeling voorraadbeheer actualiseert het vervolgens als verkoopklaar. Na een aankoop moet het item worden bijgewerkt naar de status verkocht enzovoort. Om dit te bereiken, maken eenvoudig te gebruiken applicaties en interfaces een integraal onderdeel uit van elk ERP-systeem dat ook gedefinieerde controles en machtigingen heeft. Als een artikel bijvoorbeeld eenmaal is gemarkeerd als verkocht, moeten alleen operators van de logistieke afdeling het verder kunnen bijwerken, terwijl degenen van de productie- of inventarisafdeling alleen toegang moeten krijgen.

Evenzo geldt dat voor een ERP-tool voor het schrijven van inhoud, zodra een schrijver de inhoud ter beoordeling aan de redacteur heeft voorgelegd, alleen de redacteur deze moet kunnen wijzigen om duplicatie en inhoudconflicten te voorkomen.

Om het mogelijk te maken dat dergelijke op toestemming gebaseerde besturingselementen, applicaties en interfaces worden ingebouwd, elke ERP-oplossing die browsergebaseerd kan zijn, desktopinstallaties of tablet- / mobiele apps. Een productieteam op een stationaire locatie geeft de voorkeur aan een desktopinterface, terwijl een verkoopteam dat constant in beweging is, baat heeft bij een browsergebaseerde interface of mobiele app.

·          Tool voor werkstroombeheer :

Een ERP-systeem bestaat uit meerdere modules en gegevensopslagplaatsen waar gegevensupdates en acties een logisch gedefinieerde volgorde volgen op basis van de zakelijke behoeften. Dit vormt de workflow. Workflow kan worden gezien als de geest die de verschillende lichaamsfuncties controleert (bloedstroom, lucht, voedsel en andere benodigdheden, beweging van lichaamsdelen, enz.). Een duidelijk gedefinieerde workflow met gepaste toegang op verschillende niveaus is het noodzakelijke onderdeel van elke ERP-oplossing.

Veelgebruikte tools geïmplementeerd in ERP-framework zijn onder meer Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, enz.

·          Rapportagetool / dashboard :

Het genereren van rapporten op managementniveau, afdelingsniveau, teamniveau of individueel niveau is een andere belangrijke vereiste voor een ERP-systeem. Het is meestal beschikbaar in een dashboardvorm (met een real-time gegevensweergave – met informatie zoals ontvangen maar nog niet verzonden bestellingen, mislukte betalingen van de afgelopen week, enz.) Of aanpasbare rapporten die zijn gegenereerd in gewone woorden of gegevens. toepassingen zoals spreadsheets bewerken.

De meeste rapportagetools en dashboards werken in realtime (of met een minimale vertraging). Net als de applicaties die door afdelingen worden gebruikt voor gegevensupdates, zijn deze rapportagetools / dashboardweergaven beschikbaar als browsergebaseerde of desktopinstallaties. Ze bevatten ook functies voor rapportage aan het einde van de dag, zodat u rapporten met grafieken / grafieken / tabellen per e-mail kunt verzenden als Microsoft Excel- of Word-bijlagen.

·      Communicatiehulpmiddelen :    

Binnen elk systeem dat over meerdere afdelingen heen werkt, is communicatie verplicht. ERP-systemen maken dit mogelijk door tools aan te bieden voor op actie gebaseerde automatische e-mailgeneratie, instant messaging, chat of algemene uitzendfuncties op individueel en groepsniveau. Stel dat zodra een bestelling is gemarkeerd als “Klaar voor verzending”, een automatische mailer naar de logistieke afdeling moet worden gestuurd om het verzendproces te starten; Of als een pizzawinkelkeuken een probleem heeft ontwikkeld, kan een algemeen uitzendbericht naar alle andere afdelingen worden gestuurd om te stoppen met het aannemen van verdere bestellingen.

Verdere instant messaging-functies (zoals die van Lync, Chatter of Yammer) zijn geïntegreerd om gemakkelijke en directe communicatie mogelijk te maken.

Naast de bovenstaande tools die een integraal onderdeel zijn van elk ERP-systeem, zijn er aanvullende tools die naar behoefte kunnen worden geïntegreerd:

·          Analytische hulpmiddelen :

Veel analytische tools kunnen in het ERP-systeem worden geïntegreerd voor business intelligence, voorspellende analyse, datamining en gerelateerde analyse. Deze analytische tools worden gebruikt om waardevolle inzichten te krijgen voor het maken van strategische zakelijke beslissingen op basis van beschikbare gegevens (zoals het volgen van consumentengedrag rond kerstinkopen, vergelijkende resultaten voor producten in een roodgekleurd schap met meer verkopen dan die in een blauwgekleurde schap, enz.)

· Hulpmiddelen voor toewijzing van middelen en taakplanning :         

ERP-systemen kunnen ook tools integreren voor het toewijzen van middelen over afdelingen en taken (voor arbeidsintensieve industrieën). Deze tools werken op basis van het eenvoudige principe van gedefinieerde tijd die een taak / project in beslag neemt tegen het schema van de beschikbaarheid van middelen. Na voltooiing van de taak krijgt de resource automatisch een nieuwe taak toegewezen die overeenkomt met zijn vaardigheden, of wordt hij in een pool geplaatst voor de volgende toewijzing. Tools hebben functionaliteit voor handmatige interventie op supervisorniveau in het geval een taak wordt vertraagd. Voordelen zijn onder meer duidelijk inzicht in de huidige en toekomstige werklast, optimaal gebruik van middelen, het verkennen van mogelijkheden voor automatisering, enz.

·          Andere aanvullende functies : ERP-systemen kunnen modules integreren voor Human Resource Management, Project Management, Time Tracking-systemen, Document Management, enz., Afhankelijk van de zakelijke behoeften. Er is een groot aantal tools beschikbaar die specifiek zijn voor elke branche en functietype, en ERP-leveranciers bieden hun hulp aan geïnteresseerde klanten bij het selecteren van de beste oplossing. Internet is altijd beschikbaar voor zelfhulp bij het verkrijgen van vereiste informatie.

Waar het op neerkomt :

ERP is een complex framework om te implementeren en heeft meestal een toegewijde leverancier nodig voor implementatie. Twee grote knelpunten die bij ERP-implementaties worden geïdentificeerd, zijn hoge kosten en het niet naleven van best practices. Hoewel de kosten tot op zekere hoogte kunnen worden beperkt door zorgvuldige waardering van verschillende leveranciers en beoordeling van gratis open-sourcehulpmiddelen, kan de andere uitdaging van mislukkingen als gevolg van een gebrek aan naleving van best practices worden verzacht door gerichte training van werknemers. Een goede beoordeling in de beginfase, samenwerking met leveranciers met de juiste expertise en vanaf het begin duidelijk zijn over de vereisten, zullen een efficiënte en succesvolle implementatie van ERP-tools helpen. (Voor gerelateerde literatuur, zie ” Case Studies van succesvolle Enterprise Resource Planning “)