Omzettingsfout
Wat is een omzettingsfout?
Een omzettingsfout beschrijft een gebeurtenis waarbij een boekhouder per ongeluk twee aangrenzende cijfers omkeert bij het vastleggen van transactiegegevens. Hoewel deze fout kleinschalig lijkt, leidt ze vaak tot substantiële financiële incongruenties die een grote impact kunnen hebben op andere gebieden. Omzettingsfouten, die vaak voorkomen bij accountantskantoren, makelaars en andere financiële dienstverleners, vallen onder de bredere categorie van transcriptiefouten.
Belangrijkste leerpunten
- Een transpositiefout is een snafu voor gegevensinvoer die optreedt wanneer twee cijfers per ongeluk worden omgekeerd.
- Deze fouten worden veroorzaakt door menselijke fouten.
- Hoewel ze schijnbaar klein van omvang zijn, kunnen omzettingsfouten aanzienlijke financiële gevolgen hebben.
- Als de boekhouding van een bedrijf een discrepantie vertoont, is het verschil tussen het juiste bedrag en het verkeerd ingevoerde bedrag evenredig deelbaar door 9.
Inzicht in omzettingsfouten
Omzettingsfouten zijn over het algemeen het gevolg van menselijke fouten. Wanneer in de boekhouding bijvoorbeeld een boekhouder handmatig gegevens in een grootboek invoert, kan hij per ongeluk informatie van een factuur naar een balans overboeken. Omzettingsfouten kunnen ook optreden wanneer cheques onjuist worden ingevuld, wat kan resulteren in onjuiste betalingsbedragen die rood staan en andere bankproblemen kunnen veroorzaken. Bovendien kunnen transportfouten resulteren in onjuist geregistreerde telefoonnummers, adressen of postcodes in klantprofielen. En hoewel de bovengenoemde fouten doorgaans gemakkelijk kunnen worden verholpen, kunnen omzettingsfouten met betrekking tot medicinale doseringsinformatie in sommige gevallen tragische gevolgen hebben.
Voorbeelden van omzettingsfouten
Als een bedrijf er niet in slaagt omzettingsfouten op te sporen en te corrigeren, kan de onjuiste waarde van activa worden bestendigd aan externe instanties en individuen, zoals bedrijfsaandeelhouders en de Internal Revenue Service. Dit kan een kettingeffect van onnauwkeurigheden veroorzaken. Een bedrijf kan bijvoorbeeld worden opgezadeld met een hogere belastingverplichting als de omzettingsfout groot genoeg is om dat bedrijf in een hogere belastingschijf te slingeren. Dit hangt natuurlijk grotendeels af van de mate van fouten in kwestie. Als een boekhouder per ongeluk $ 24,74 schrijft in plaats van $ 24,47, zou de resulterende discrepantie van $ 0,27 nauwelijks gevolgen hebben. Aan de andere kant, als $ 1.823.000 per ongeluk wordt geregistreerd als $ 1.283.000, zal de resulterende fout van $ 540.000 zeker een diepgaand financieel rimpeleffect hebben.
Omzettingsfouten die in de handelswereld worden gemaakt, worden soms ‘dikke vingers’ genoemd. In een beroemd voorbeeld bestelde een Japanse handelaar per ongeluk 1,9 miljard aandelen in Toyota. Gelukkig is die bestelling nooit doorgekomen.
Omzettingsfouten identificeren
Interessant is dat omzettingsfouten kunnen worden onthuld door een nogal eigenaardig wiskundig fenomeen. Met nadruk: het verschil tussen het foutief geboekte bedrag en het juiste bedrag zal altijd evenredig deelbaar zijn door 9. Als een boekhouder bijvoorbeeld foutief 72 schrijft in plaats van 27, zou dit resulteren in een fout van 45, die gelijkelijk kan worden gedeeld door 9, om ons 5 te geven. Evenzo, als een boekhouder per ongeluk 63 in plaats van 36 noteert, kan het verschil tussen die twee cijfers (27) gelijkmatig worden gedeeld door 9 om ons 3 te geven. Bankmedewerkers kunnen deze regel gebruiken om fouten op te sporen.
Omzettingsfouten beschrijven ook scenario’s waarin boekhouders spreadsheetgegevens in de verkeerde cellen invoeren.