Reiskosten
Wat zijn reiskosten?
Reiskosten zijn kosten die verband houden met reizen met het oog op het uitvoeren van bedrijfsgerelateerde activiteiten. Redelijke reiskosten kunnen over het algemeen door het bedrijf worden afgetrokken wanneer werknemers kosten maken wanneer zij specifiek voor zakelijke doeleinden van huis reizen. Die zakelijke doeleinden kunnen conferenties of vergaderingen zijn.
Hoewel veel reiskosten kunnen worden afgetrokken, zijn kosten die onredelijk, overdadig of extravagant van aard zijn, of kosten voor persoonlijke doeleinden, uitgesloten. De Internal Revenue Service (IRS) beschouwt werknemers als buitenshuis reizen als hun zakelijke verplichtingen vereisen dat ze aanzienlijk langer weg zijn van hun “belastingkantoor” (het algemene gebied waar hun hoofdvestiging zich bevindt) aanzienlijk langer dan een gewone werkdag, en ze moeten slapen of rusten om aan de eisen van hun werk te voldoen terwijl ze weg zijn.
Belangrijkste leerpunten
- Reiskosten zijn kosten die verband houden met reizen met het oog op het uitvoeren van zakelijke activiteiten.
- Alleen gewone en noodzakelijke reiskosten zijn aftrekbaar; uitgaven die niet gewoon en noodzakelijk zijn, of onredelijk, overdadig of extravagant zijn, evenals reiskosten voor persoonlijke doeleinden, zijn niet aftrekbaar
- De IRS beschouwt werknemers als buitenshuis reizen als hun zakelijke verplichtingen vereisen dat ze aanzienlijk langer weg zijn van hun “belastingshuis” dan een gewone werkdag.
- Voorbeelden van reiskosten zijn onder meer vliegtickets en accommodatie, vervoersdiensten, kosten van maaltijden en fooien, gebruik van communicatieapparatuur.
- Reiskosten gemaakt tijdens een werkopdracht voor onbepaalde tijd, die volgens de IRS meer dan een jaar duurt, zijn niet aftrekbaar voor belastingdoeleinden.
Reiskosten begrijpen
Goed georganiseerde dossiers – zoals bonnen, geannuleerde cheques en andere documenten die een inhouding ondersteunen – kunnen individuen helpen een vergoeding te krijgen van hun werkgever en bedrijven helpen bij het voorbereiden van belastingaangiften en het beantwoorden van vragen van de belastingdienst. Voorbeelden van reiskosten zijn:
- Vliegtickets en accommodatie met het uitdrukkelijke doel zaken buitenshuis te doen
- Vervoersdiensten zoals taxi’s, bussen of treinen naar de luchthaven of naar en rond de reisbestemming
- De kosten van maaltijden en fooien, stomerijservice voor kleding en de kosten van zakelijke gesprekken tijdens zakenreizen buitenshuis
- De kosten van computerhuur en andere communicatieapparatuur tijdens een zakenreis
Reiskosten zijn exclusief de reguliere kosten voor woon-werkverkeer.
Soorten reiskosten
Het gebruik van de eigen auto in combinatie met een zakenreis, inclusief werkelijk aantal kilometers, tolgelden en parkeertarieven, kan als reiskostenvergoeding worden opgenomen. De kosten van het gebruik van huurauto’s kunnen ook als reiskosten worden gerekend, maar alleen voor het zakelijke gedeelte van de reis. Als een reiziger bijvoorbeeld tijdens een zakenreis een familielid of kennis heeft bezocht, komen de kosten van het rijden vanaf het hotel om hen te bezoeken niet in aanmerking voor aftrek van reiskosten.
Reiskosten gemaakt tijdens een werkopdracht voor onbepaalde tijd die langer dan een jaar duurt, zijn fiscaal niet aftrekbaar. De IRS staat toe dat andere soorten gewone en noodzakelijke uitgaven worden behandeld als zakenreizen voor aftrekdoeleinden. Dergelijke uitgaven kunnen zijn: vervoer van en naar een zakelijke maaltijd, het inhuren van een openbare stenograaf, betaling van computerhuur in verband met de reis en de verzending van bagage en displaymateriaal dat wordt gebruikt voor zakelijke presentaties. Reiskosten kunnen ook het gebruik en onderhoud van een woonwagen omvatten als onderdeel van de zakenreis.