Periodieke voorraad versus permanente voorraad: wat is het verschil?
Periodieke voorraad versus permanente voorraad: een overzicht
Periodieke en permanente voorraadsystemen zijn twee tegengestelde boekhoudmethoden die bedrijven gebruiken om het aantal beschikbare producten bij te houden. Over het algemeen biedt het systeem van permanente voorraad veel voordelen ten opzichte van het periodieke systeem en wordt het nu door alle grote retailers gebruikt. Een eigenaar van een klein bedrijf moet echter nog steeds rekening houden met de vraag of de voordelen van het installeren van een permanent voorraadsysteem opwegen tegen de extra kosten.
- Het periodieke voorraadsysteem gebruikt een incidentele fysieke telling om het voorraadniveau en de kosten van verkochte goederen (COGS) te meten.
- Het permanente systeem houdt continu de voorraadbalansen bij, met updates die automatisch worden uitgevoerd wanneer een product wordt ontvangen of verkocht.
- Periodieke voorraadboekhoudsystemen zijn normaal gesproken beter geschikt voor kleine bedrijven, terwijl bedrijven met een hoog verkoopvolume en meerdere verkooppunten (zoals supermarkten of apotheken) permanente voorraadsystemen nodig hebben.
Periodieke inventaris
Het periodieke systeem gebruikt af en toe een fysieke telling om het voorraadniveau en de kosten van verkochte goederen (COGS) te meten. Aankopen van goederen worden geregistreerd in de aankooprekening. De inventarisrekening en de rekening met de kosten van verkochte goederen worden aan het einde van een bepaalde periode bijgewerkt – dit kan eens per maand, eenmaal per kwartaal of eenmaal per jaar zijn. De kostprijs van verkochte goederen is een belangrijke boekhoudkundige maatstaf die, wanneer deze wordt afgetrokken van de omzet, de brutomarge van een bedrijf aangeeft.
De kosten van goederen die worden verkocht onder het periodieke voorraadsysteem worden als volgt berekend:
Beginsaldo van voorraad + kosten van voorraadaankopen – kosten van eindvoorraad = kosten van verkochte goederen
Omdat bedrijven vaak duizenden producten bij zich hebben, kan het moeilijk en tijdrovend zijn om een fysieke telling uit te voeren. Stel je voor dat je een kantoorwinkel hebt en elke balpen in voorraad probeert te tellen en op te schrijven. Vermenigvuldig dat nu voor een kantoorketen. Om deze redenen voeren veel bedrijven een fysieke telling slechts eenmaal per kwartaal of zelfs eenmaal per jaar uit. Voor bedrijven met een periodiek systeem betekent dit dat de voorraadrekening en de kosten van verkochte goederen niet per se erg vers of nauwkeurig zijn.
Eeuwigdurende voorraad
Het permanente systeem houdt daarentegen continu de voorraadsaldi bij, met updates die automatisch worden uitgevoerd wanneer een product wordt ontvangen of verkocht. Aankopen en retouren worden direct geregistreerd in de voorraadrekening. Zolang er geen diefstal of schade is, moet het saldo van de voorraadrekening nauwkeurig zijn. De rekening met de kosten van verkochte goederen wordt ook continu bijgewerkt naarmate elke verkoop plaatsvindt. Permanente voorraadsystemen maken gebruik van digitale technologie om de voorraad in realtime bij te houden met behulp van updates die elektronisch naar centrale databases worden verzonden.
Wanneer in een supermarkt het systeem voor permanente voorraad wordt gebruikt, werkt het systeem automatisch de voorraadniveaus in een database bij wanneer producten met streepjescodes worden geveegd en betaald.
Belangrijkste verschillen
Periodieke voorraadboekhoudsystemen zijn normaal gesproken beter geschikt voor kleine bedrijven vanwege de kosten voor het verwerven van technologie en personeel om een permanent systeem te ondersteunen. Een bedrijf, zoals een autodealer of een kunstgalerie, is wellicht beter geschikt voor het periodieke systeem vanwege het lage verkoopvolume en het relatieve gemak waarmee de voorraad handmatig kan worden gevolgd.
Het gebrek aan nauwkeurige informatie over de kosten van verkochte goederen of voorraadsaldi tijdens de perioden dat er geen recente fysieke voorraadtelling is geweest, kan zakelijke beslissingen echter belemmeren.
Bedrijven met een hoog verkoopvolume en meerdere verkooppunten (zoals supermarkten of apotheken) hebben permanente voorraadsystemen nodig. Het technologische aspect van het systeem van permanente inventarisatie heeft veel voordelen, zoals de mogelijkheid om inventarisgerelateerde fouten gemakkelijker te identificeren. Het eeuwigdurende systeem kan alle transacties volledig weergeven op het niveau van de afzonderlijke eenheden.
Onder het eeuwigdurende systeem zijn managers in staat om de juiste timing van aankopen te doen met een duidelijke kennis van de hoeveelheid goederen die op verschillende locaties voorhanden zijn. Het nauwkeuriger volgen van voorraadniveaus biedt ook een betere manier om problemen zoals diefstal te bewaken.