Formulier W-9: Verzoek om belastingidentificatienummer en certificering
Wat is formulier W-9: Verzoek om fiscaal identificatienummer (TIN) en certificering?
Een W-9-formulier is een belastingformulier van de Internal Revenue Service (IRS) dat wordt gebruikt om de naam, het adres en het belastingbetaleridentificatienummer (TIN) van een persoon te bevestigen voor werk of andere inkomstengenererende doeleinden. De bevestiging kan worden gevraagd voor een persoon die wordt gedefinieerd als een Amerikaans staatsburger of voor een persoon die wordt gedefinieerd als een ingezeten vreemdeling.
Een W-9-formulier wordt ook wel een Request for Taxpayer Identification Number en Certification-formulier genoemd.
Belangrijkste leerpunten
- De W-9 is een officieel formulier dat door de IRS wordt verstrekt voor werkgevers of andere entiteiten om de naam, het adres en het belastingidentificatienummer te verifiëren van een persoon die inkomsten ontvangt.
- De informatie uit een W-9-formulier wordt vaak gebruikt om een 1099-belastingformulier te genereren, dat vereist is voor het indienen van inkomstenbelasting.
- De informatie die door een entiteit op een W-9-formulier wordt verzameld, kan onder strikte privacyregels niet voor andere doeleinden worden vrijgegeven.
Wie kan formulier W-9 indienen: verzoek om fiscaal identificatienummer (TIN) en certificering?
Een W-9-formulier is een formeel schriftelijk verzoek om informatie en wordt uitsluitend gebruikt om het belastingbetaleridentificatienummer (TIN) van een persoon te bevestigen. Een werkgever of andere entiteit die een informatief document bij de IRS moet indienen, zoals formulier 1099, moet uw juiste TIN verkrijgen om eventuele inkomsten of verliezen te rapporteren die van invloed kunnen zijn op uw federale belastingaangifte of uw belastbaar inkomen. Voor de meeste individuen is het FIN hun burgerservicenummer (SSN).
De W-9 verschilt van een W-4-formulier – dat vaker door werknemers aan directe werkgevers wordt verstrekt – doordat de W-9 niet inherent de inhouding van verschuldigde belastingen regelt. Alle vereiste belastingen op basis van winsten met betrekking tot de verstrekte W-9 zijn de verantwoordelijkheid van de TIN-houder die op het document vermeld staat, tenzij de belastingbetaler onderworpen is aan een back-up inhouding. Als back-up inhouding vereist is, moet dit op de W-9 worden genoteerd om de entiteit die de informatie ontvangt correct te informeren over de noodzaak om dienovereenkomstig in te houden.
Waar wordt formulier W-9 voor gebruikt?
De informatie die op een W-9-formulier wordt verkregen, wordt meestal dividenden betaald uit hoofde van een investering;en diverse andere financiële transacties.
De IRS vereist dat degenen die niet als Amerikaans staatsburger of inwonende vreemdeling zijn gedefinieerd, het juiste W-8-formulier gebruiken in plaats van een W-9-formulier.
Formulier 1099 hoeft alleen te worden afgegeven zodra de minimuminkomensdrempel is bereikt, die voor de meeste diverse inkomsten is vastgesteld op $ 600 voor belastingjaren 2020 en 2021. Bedragen onder deze drempel moeten door de TIN-houder als inkomen worden gerapporteerd, maar vereisen geen 1099-formulier.
Hoewel werknemers wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonlijke informatie aan hun werkgevers te verstrekken, wordt de privacy van een werknemer bij wet beschermd. Een werkgever die de persoonlijke gegevens van een werknemer op een ongeoorloofde manier bekendmaakt, kan worden vervolgd voor civiele en strafrechtelijke vervolging.
Formulier W-9 lezen en invullen
Formulier W-9 is een van de meest eenvoudige IRS-formulieren om in te vullen, maar als belastingformulieren u nerveus maken, hoeft u zich geen zorgen te maken. We zullen u door de juiste manier leiden om het te voltooien.
Alle pagina’s van formulier W-9 zijn beschikbaar op de IRS-website.
Stap 1
Voer uw naam in zoals weergegeven op uw belastingaangifte.
Stap 2
Voer uw bedrijfsnaam of “genegeerde entiteit” -naam in, als deze verschilt van de naam die u bij stap 1 hebt ingevoerd. U kunt bijvoorbeeld een eenmanszaak zijn, maar voor marketingdoeleinden gebruikt u uw persoonlijke naam niet als uw bedrijfsnaam;in plaats daarvan doet u zaken als een andere naam. U zou die naam hier invoeren. Wat betreft het genegeerde entiteitsdeel, als je niet weet wat het is, ben je dat waarschijnlijk niet. Een veel voorkomend type entiteit dat buiten beschouwing wordt gelaten, is een eenpersoonsvennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Eenmanszaken en S-bedrijven worden nooit geclassificeerd als buiten beschouwing gelaten entiteiten.
Stap 3
Wat voor soort bedrijfsentiteit bent u voor de federale belastingclassificatie: eenmanszaak, partnerschap, C-corporatie, S-corporatie, trust / nalatenschap, naamloze vennootschap of “andere”? Vink het juiste vakje aan. Als u het niet zeker weet, bent u waarschijnlijk een eenmanszaak, omdat u veel papierwerk zou hebben moeten indienen om een van de andere entiteiten te worden.
Stap 4
Vrijstellingen. De kans is groot dat u deze vakken blanco laat. Hier zijn een paar uitzonderingen:
- Begunstigden die zijn vrijgesteld van inhouding van back-ups , zoals bedrijven (in de meeste gevallen), moeten mogelijk een code invoeren in het vak “Code vrijstelling begunstigde”. De instructies op formulier W-9 vermelden de vrijgestelde begunstigden en hun codes en de soorten betalingen waarvoor deze codes moeten worden gebruikt. Bedrijven die een W-9 invullen voor ontvangst van rente- of dividendbetalingen, voeren bijvoorbeeld code “5” in.
- Begunstigden die zijn vrijgesteld van rapportage op grond van de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), moeten mogelijk een code invoeren in het vak “Vrijstelling van FATCA-rapportagecode”. Geen van deze vakken is van toepassing op de typische onafhankelijke contractant of freelancer.
Stap 5
Geef uw adres, stad, staat en postcode op. Wat als uw woonadres anders is dan uw bedrijfsadres? Welk adres moet u opgeven op formulier W-9? Gebruik het adres dat u gebruikt op uw belastingaangifte. Als u bijvoorbeeld een eenmanszaak bent die kantoorruimte huurt, maar u uw belastingaangifte indient met uw thuisadres, voert u uw thuisadres in op formulier W-9, zodat de belastingdienst geen problemen ondervindt bij het matchen van uw 1099’s met uw formulier 1040.
Stap 6
In deze optionele stap kunt u de naam en het adres van de aanvrager opgeven. Wellicht wilt u dit vak invullen om bij te houden aan wie u uw fiscaal identificatienummer hebt verstrekt.
Stap 7
De IRS noemt deze sectie Deel I, waardoor je je moet afvragen wat al die stappen waren die je zojuist hebt voltooid. Hier moet u het belastingidentificatienummer van uw bedrijf opgeven, dat ofwel uw individuele burgerservicenummer is als u een eenmanszaak bent, of uw werkgeversidentificatienummer (EIN) als u een ander type bedrijf bent. Nu hebben sommige eenmanszaken ook EIN’s, maar de IRS geeft er de voorkeur aan dat eenmanszaken hun SSN’s op formulier W-9 gebruiken. Nogmaals, als u dit doet, wordt het gemakkelijker om elke 1099 die u ontvangt te matchen met uw belastingaangifte, die u onder uw SSN indient.
Wat als uw bedrijf nieuw is en geen EIN heeft? U kunt nog steeds een W-9-formulier invullen. De IRS zegt dat u uw nummer moet aanvragen en “aangevraagd” moet schrijven in de ruimte voor het FIN. U wilt dit nummer zo snel mogelijk krijgen, omdat u, totdat u dat doet, wordt ingehouden op de back-up. U kunt een EIN aanvragen op de IRS-website. Zie de onderstaande instructies voor stap 8, deel II, voor meer informatie over het inhouden van back-ups.
Stap 8
In deel II moet u de waarheidsgetrouwheid van al uw informatie bevestigen voordat u formulier W-9 kunt ondertekenen. Opzettelijk liegen op een belastingformulier kan betekenen dat u een boete moet betalen of de gevangenis in moet; de IRS rommelt niet. Voordat u formulier W-9 ondertekent, zijn hier de verklaringen die u moet bevestigen dat ze waar zijn, op straffe van meineed:
1. Het nummer dat op dit formulier wordt weergegeven, is mijn juiste identificatienummer van de belastingbetaler (of ik wacht op een nummer dat aan mij wordt verstrekt).
- Belastingbetalers moeten legitieme belasting-ID-nummers gebruiken. Het gebruik van een ‘geleend’, ‘gestolen’ of verzonnen belastingnummer zou neerkomen op onder ede liggen en zou ernstige gevolgen hebben.
2. Ik ben niet onderworpen aan inhouding van back-ups omdat: (a) ik ben vrijgesteld van inhouding van back-ups, of (b) ik niet door de Internal Revenue Service (IRS) op de hoogte ben gebracht dat ik onderworpen ben aan inhouding van back-ups als gevolg van een het niet rapporteren van alle rente of dividenden, of (c) de IRS heeft mij meegedeeld dat ik niet langer onderworpen ben aan back-up inhouding.
- De meeste belastingbetalers zijn vrijgesteld van bronbelasting. Als u geen idee heeft waar de IRS het hier over heeft, bent u waarschijnlijk vrijgesteld. Als u niet bent vrijgesteld, heeft de IRS u hiervan op de hoogte gesteld, en het bedrijf dat u betaalt, moet dit weten, omdat het verplicht is om inkomstenbelasting in te houden op uw loon tegen een vast tarief van 24% (vanaf 2020) en het naar de IRS. Overigens weet u nu nog een andere goede reden om niet vals te spelen bij uw belastingaangifte: u moet het misschien aan een toekomstige klant vertellen, waardoor het bedrijf misschien wel twee keer over u nadenkt. Item (c) zegt in feite dat als je ooit onderworpen was aan een back-up-inhouding maar dat niet meer bent, niemand het hoeft te weten.
3. Ik ben een Amerikaans staatsburger of een ander Amerikaans persoon.
- Als je een buitenaards wezen bent, sta je vrij. De IRS beschouwt ook het volgende als een “US person”: een partnerschap, corporatie, bedrijf of vereniging opgericht of georganiseerd in de Verenigde Staten of onder de wetten van de Verenigde Staten; een huiselijk landgoed; en een huiselijk vertrouwen. Als uw bedrijf een maatschap is met een buitenlandse partner, gelden er speciale regels; lees erover in de instructies voor formulier W-9. Als u geen Amerikaans staatsburger bent, moet u mogelijk in plaats daarvan formulier W-8 of formulier 8233 invullen.
4. De FATCA-code (s) ingevoerd op dit formulier (indien aanwezig) om aan te geven dat ik vrijgesteld ben van FATCA-rapportage is correct.
- U hoeft zich hier waarschijnlijk geen zorgen over te maken, wat te maken heeft met de Foreign Account Tax Compliance Act.
Speciale overwegingen bij het indienen van formulier W-9
Ondertekeningsformulier W-9
Formulier W-9 vertelt u dat u punt 2 hierboven moet doorhalen als u door de IRS op de hoogte bent gebracht dat u momenteel onderworpen bent aan een bronbelasting omdat u niet alle rente en dividenden op uw belastingaangifte hebt vermeld.
U kunt item 2 doorhalen als u formulier W-9 invult in verband met een onroerendgoedtransactie. Punt 2 is in dit geval niet van toepassing, dus het maakt niet uit of u onderhevig bent aan inhouding van de back-up.
Als u de kleine lettertjes in de W-9-instructies zorgvuldig leest, lijkt het erop te wijzen dat de meeste mensen dit formulier helemaal niet hoeven te ondertekenen. Over het algemeen hoeft u het alleen te ondertekenen als de IRS u heeft laten weten dat u eerder een onjuist TIN heeft opgegeven. Afgezien van technische aspecten, zal de persoon die u heeft gevraagd om formulier W-9 in te vullen het waarschijnlijk als onvolledig of ongeldig beschouwen als u het niet heeft ondertekend.
Formulier W-9 retourneren
Stuur uw ingevulde W-9-formulier terug naar het bedrijf dat u heeft gevraagd het in te vullen. Idealiter bezorg je het persoonlijk om je blootstelling aan identiteitsdiefstal te beperken , maar deze methode is vaak niet praktisch. E-mail wordt als relatief veilig beschouwd. Als u het formulier moet e-mailen, moet u zowel het document als uw e-mailbericht coderen en driemaal controleren of u het juiste e-mailadres van de ontvanger hebt voordat u uw bericht verzendt. Gratis services zijn online beschikbaar om u hierbij te helpen, maar controleer hun reputatie voordat u uw documenten aan hen toevertrouwt. Meestal geeft het bedrijf dat een W-9 bij de IRS moet indienen, u er een om in te vullen.