Uitgestelde inkomsten versus toegerekende uitgaven: wat is het verschil?

Belangrijkste leerpunten

• Uitgestelde inkomsten zijn het deel van de inkomsten van een bedrijf dat niet is verdiend, maar contant geld is geïnd van klanten in de vorm van vooruitbetaling.
• Overlopende kosten zijn de kosten van een bedrijf die zijn gemaakt maar nog niet zijn betaald.
• Bij vooruitbetaalde abonnementen met diensten die in de loop van de tijd worden verleend, worden de inkomsten uitgesteld gedurende de looptijd van het contract en wordt een boekhouding op transactiebasis gebruikt om aan te tonen hoe het bedrijf het op de langere termijn doet. 

Uitgestelde inkomsten komen het meest voor bij bedrijven die op abonnementen gebaseerde producten of diensten verkopen waarvoor vooruitbetalingen zijn vereist.

Voorbeelden van niet-verdiende opbrengsten zijn vooruitbetaalde huurbetalingen, vooruitbetalingen voor krantenabonnementen, jaarlijkse vooruitbetalingen voor het gebruik van software en  vooruitbetaalde verzekeringen. 

In het geval van een vooruitbetaling zullen de goederen of diensten van een bedrijf in een toekomstige periode worden geleverd of uitgevoerd. De vooruitbetaling wordt in de balans opgenomen als een verplichting in de vorm van uitgestelde opbrengsten. Wanneer het goed of de dienst wordt geleverd of uitgevoerd, wordt de uitgestelde omzet een verdiende omzet en wordt deze van de balans naar de winst-en-verliesrekening verplaatst.

Opgelopen kosten

Volgens de principes van de boekhouding op transactiebasis kunnen opbrengsten alleen worden geregistreerd als verdiend in een periode waarin alle goederen en diensten zijn verricht of geleverd. Als de goederen of diensten van een bedrijf niet zijn verricht of geleverd, maar een klant heeft betaald voor een toekomstige dienst of een toekomstig goed, kunnen de opbrengsten van die aankoop alleen als opbrengsten worden geregistreerd in de periode waarin het goed of de dienst is verricht of geleverd.

Volgens de principes van de boekhouding op transactiebasis worden kosten opgenomen in de periode waarin ze zijn gemaakt en niet betaald. Als een bedrijf een uitgave maakt in een bepaalde periode, maar de uitgave pas in de volgende periode betaalt, wordt de uitgave geregistreerd als een verplichting op de balans van de onderneming in de vorm van een toegerekende uitgave. Wanneer de uitgave is betaald, verlaagt het de opgebouwde onkostenrekening op de balans en vermindert ook de geldrekening op de balans met hetzelfde bedrag. De last wordt al in de winst- en verliesrekening weergegeven in de periode waarin ze werd gemaakt.

Voorbeeld

Een softwarebedrijf tekent bijvoorbeeld een klant voor een driejarig servicecontract voor $ 48.000 per jaar, en de klant betaalt het bedrijf op 1 januari $ 48.000 vooraf voor de onderhoudsservice voor het hele jaar.

Na ontvangst van de betaling zal het bedrijf $ 48.000 in contanten afschrijven en de rekening met uitgestelde inkomsten voor $ 48.000 crediteren (verhogen). Naarmate de tijd verstrijkt en diensten worden verleend, moet het bedrijf de rekening met uitgestelde inkomsten debiteren en een creditering op de inkomstenrekening boeken. Op 1 februari moet het bedrijf bijvoorbeeld $ 4.000 erkennen als een tegoed op de inkomstenrekening ($ 48.000 / 12 = $ 4.000) en $ 4.000 debiteren van de uitgestelde inkomstenrekening om aan te tonen dat services zijn uitgevoerd en inkomsten zijn opgenomen voor de periode vanaf 1 januari tot 31 januari.