Wat is dubbele boekhouding en hoe past het in het grootboek?

Als een bedrijf een product verkoopt, stijgt zijn omzet en stijgt zijn geld met een gelijk bedrag. Wanneer een bedrijf geld leent van een schuldeiser, neemt het kassaldo toe, maar het saldo van de schuld van het bedrijf stijgt met hetzelfde bedrag.

Het systeem van dubbele invoer creëert een balans die bestaat uit activa, passiva en eigen vermogen. Het blad is in evenwicht omdat de activa van een bedrijf altijd gelijk zijn aan zijn verplichtingen plus eigen vermogen. Activa omvatten alle items die een bedrijf bezit, zoals inventaris, contanten, machines, gebouwen en zelfs immateriële items zoals patenten. Verplichtingen vertegenwoordigen alles wat het bedrijf aan iemand anders verschuldigd is, zoals kortlopende rekeningen die eigendom zijn van leveranciers of langetermijnnota’s die verschuldigd zijn aan een bank. Het eigen vermogen vertegenwoordigt het belang van de eigenaren in het bedrijf. Het eigen vermogen kan alle bijdragen omvatten die de eigenaren aan het bedrijf hebben geleverd, plus de winst van het bedrijf of minus de verliezen van het bedrijf.

Elke boeking heeft een “debet” -zijde en een “credit” -zijde, geregistreerd in het grootboek. Activarekeningen nemen toe wanneer gedebiteerd en dalen wanneer ze worden gecrediteerd. Omgekeerd nemen verplichtingen en eigen vermogen toe wanneer ze worden gecrediteerd en nemen ze af wanneer ze worden gedebiteerd. Als een activum toeneemt met een debet, dan zal de creditzijde van de boeking ofwel een ander activum beïnvloeden door het te verlagen, ofwel een passiva- of eigenvermogensrekening beïnvloeden door deze te verhogen, om de activa = passiva + eigenvermogensvergelijking in evenwicht te houden.

Als Lucie bijvoorbeeld een nieuwe supermarkt opent, kan ze het bedrijf starten door een deel van haar eigen spaargeld van $ 100.000 aan het bedrijf bij te dragen. De eerste invoer in het grootboek zou een afschrijving zijn van Cash, waardoor de activa van het bedrijf toenemen en een creditering van het eigen vermogen, waardoor Lucie’s eigendomsbelang in het bedrijf toeneemt. Als Lucie een aantal rekken koopt voor $ 5.000 op de creditcard van het bedrijf, is de volgende vermelding in het grootboek een afschrijving van apparatuur voor $ 5.000, waardoor de activa van het bedrijf toenemen en een creditering van een creditcard voor $ 5.000, waardoor de verplichtingen toenemen. van het bedrijf.

Voor elke individuele rekening kan een subgrootboek worden bijgehouden, dat slechts de helft van de boeking vertegenwoordigt. Het grootboek heeft echter het record voor beide helften van de boeking. Wanneer Lucie de rekken koopt, toont het subgrootboek van Equipment slechts de helft van de boeking, de afschrijving van $ 5.000 op Equipment. Het subgrootboek te betalen creditcard zou een record van de andere helft van de boeking bevatten, een krediet van $ 5.000. Aan het grootboek zouden twee regels worden toegevoegd, die zowel het debet als het credit van $ 5.000 elk tonen.

Volgens de Wall Street Journal werd het vroege gebruik van het systeem met dubbele invoer in de 15e eeuw gedocumenteerd door Luca Pacioli. Accountants in de 14e eeuw gebruikten pen en papier voor hun administratie, waarbij ze nauwgezet elke dubbele invoer bijhielden.

Accountants gebruiken tegenwoordig doorgaans geen fysiek grootboek; Moderne boekhoudsoftware gebruikt echter hetzelfde onderliggende concept, namelijk het boeken van twee boekingen in het grootboek voor elke transactie.