Workflow
Wat is een workflow?
Workflow beschrijft de stappen in een zakelijk werkproces, waar een werkstuk doorheen gaat van initiatie tot voltooiing; en hoe deze stappen kunnen worden uitgevoerd en geautomatiseerd volgens een reeks procedureregels. Organisaties gebruiken workflow om taken te coördineren, de efficiëntie van de organisatie te verbeteren, reactievermogen toe te voegen en de winstgevendheid te vergroten. De workflow kan opeenvolgend zijn, waarbij elke stap afhankelijk is van voltooiing van de vorige, of parallel, waarbij meerdere stappen tegelijkertijd plaatsvinden.
Belangrijkste leerpunten
- Workflow beschrijft de stappen in een zakelijk werkproces, waar een werkstuk doorheen gaat van initiatie tot voltooiing.
- Six Sigma en Total Quality Management (TQM) zijn twee populaire procesverbeteringsfilosofieën die bedrijven omarmen.
- Big data hebben geholpen om workflows te automatiseren door de ontwikkeling van kunstmatige intelligentie en machine learning systemen.
- Workflowsoftware en apps helpen bedrijven projecten te beheren in verschillende teams, locaties en tijdzones.
Workflow begrijpen
Het concept van workflow was belangrijk voor de studie van de rationele organisatie van het werk en het optimaliseren van productie- of informatieprocessen – om knelpunten te vermijden. Na WO II ontwikkelde de kwaliteitsbeweging verschillende theorieën over workflowverbetering, die meer kwalitatieve noties van herstructurering van bedrijfsprocessen omarmden. Deze filosofieën kunnen worden toegepast op assemblagelijnen van auto ‘s, een kredietaanvraag door een bank of de productie van een krant.
Six Sigma en Total Quality Management (TQM) zijn twee filosofieën over procesverbetering die door organisaties over de hele wereld zijn omarmd. TQM is een gestructureerde benadering van algemeen organisatorisch beheer, waarbij interne richtlijnen en processtandaarden fouten verminderen. Het doel van Six Sigma is om defecten te verminderen door middel van kwaliteitscontrole.
Six Sigma legt de nadruk op verbetering van de cyclustijd, terwijl tegelijkertijd fabricagefouten worden teruggebracht tot een niveau van niet meer dan 3,4 voorvallen per miljoen eenheden of gebeurtenissen. Met andere woorden, het systeem is een methode om sneller te werken met minder fouten.
Workflowtechnologieën en big data
Workflowtechnologieën en beheersystemen worden tegenwoordig gebruikt in uiteenlopende sectoren als financiën, gezondheidszorg, marketing en hoger onderwijs. Ze zijn van fundamenteel belang geweest voor de ontwikkeling van systemen voor kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning die een aanzienlijke impact hebben op zakelijke workflows in elke branche, dankzij hun vermogen om big data te verwerken en er waarde uit te halen.
Door gegevens binnen een organisatie te verzamelen en te delen, en analyses in te bedden, worden bedrijfsgegevensbeheersystemen gebruikt om informatiesilo’s te elimineren, bedrijfsprocessen te optimaliseren en gegevensverwerking te automatiseren. Dit heeft geholpen om voorheen losgekoppelde sectoren en industrieën met elkaar te verbinden.
Financiën worden getransformeerd door big data en worden gebruikt voor zowel handels- als nalevingsworkflows. Beleggers maken gebruik van de vloed aan realtime gegevens die worden geproduceerd door wereldwijde digitalisering en sociale media, en experimenteren met verbeterde gegevensanalyse en AI om investeringsideeën te genereren – zonder cognitieve vooroordelen – en om risico’s te beheersen.
Workflow in het digitale tijdperk
Door de noodzaak om projecten voor verschillende teams, locaties en tijdzones te beheren, is de populariteit van workflow-apps en -software enorm toegenomen. Deze trend is nog maar versneld in 2021 als meer bedrijven komen met hun werknemers op afstand tijdens de coronavirus pandemie. Enkele van de meer populaire workflowbeheersoftware die er is, omvat Easynote, Trello, Monday.com en Accelo. Deze platforms maken het gemakkelijk om taken te maken en deze aan verschillende mensen toe te wijzen, terwijl de volledige workflow wordt beheerd via een dashboard dat fungeert als een centrale hub. Het beste van alles is dat veel van deze platforms gratis toegang bieden tot de belangrijkste functies, waardoor de kosten laag blijven voor startups en kleine bedrijven.