Boekhoudkundige entiteit

Wat is een boekhoudkundige entiteit?

Een boekhoudkundige entiteit is een duidelijk gedefinieerde economische eenheid die de boekhouding van bepaalde transacties isoleert van andere onderverdelingen of boekhoudkundige entiteiten. Een boekhoudkundige entiteit kan een bedrijf of een eenmanszaak zijn, maar ook een dochteronderneming binnen een bedrijf. De boekhoudkundige entiteit moet echter een afzonderlijke reeks boeken of bescheiden hebben waarin de activa en passiva worden beschreven dan die van de eigenaar.

Een boekhoudkundige entiteit maakt deel uit van het concept van de bedrijfsentiteit, dat stelt dat de financiële transacties en boekhoudkundige gegevens van de eigenaren en de entiteiten niet kunnen worden vermengd.

De scheiding van boekhoudkundige entiteiten is belangrijk omdat het helpt bij een goede belastingadministratie en financiële rapportage. Er kunnen echter meerdere boekhoudkundige entiteiten worden samengevoegd tot bedrijfsbrede financiële overzichten.

Hoe een boekhoudkundige entiteit werkt

Hoewel het aanhouden van afzonderlijke boekhoudkundige entiteiten het management nuttige informatie verschaft, zijn er meer bedrijfsmiddelen nodig om de financiële rapportagestructuur in stand te houden naarmate het aantal entiteiten toeneemt.

Accountants moeten afzonderlijke gegevens bijhouden voor afzonderlijke boekhoudkundige entiteiten en de specifieke kasstromen van elke entiteit bepalen. Kasstroom is de geldstroom die in en uit een bedrijf wordt overgedragen als gevolg van de dagelijkse activiteiten.

Als een boekhoudkundige entiteit eenmaal is opgericht, mag deze niet meer worden gewijzigd, aangezien dit de toekomstige vergelijkbaarheid van financiële gegevens opoffert.

Interne boekhoudkundige entiteiten

Boekhoudkundige entiteiten worden willekeurig gedefinieerd op basis van de informatiebehoeften van het management of gegroepeerd op basis van overeenkomsten in hun bedrijfsactiviteiten. Zodra de entiteit is gedefinieerd, worden alle gerelateerde transacties, activa en passiva gerapporteerd aan de boekhoudkundige entiteit voor rapportage- en verantwoordingsdoeleinden.

Boekhoudkundige entiteiten kunnen worden opgericht voor specifieke productlijnen of geografische regio’s waar de producten van een bedrijf worden verkocht. Ook kunnen specifieke boekhoudkundige gegevens worden bijgehouden op basis van de kernprincipes van een entiteit of worden gescheiden door klantenbestand, als elk klantenbestand van elkaar te onderscheiden is. Voorbeelden van interne boekhoudkundige entiteiten zijn de investeringsafdeling van een bank of de verkoopafdeling van een bedrijf.

Interne boekhoudkundige entiteiten zijn nuttig omdat ze het management van een bedrijf in staat stellen om de activiteiten van verschillende onderdelen van een bedrijf onafhankelijk te analyseren. Voorspellingen en financiële analyses worden eenvoudiger door financiële gegevens over verschillende entiteiten te scheiden. Het bijhouden van verschillende boekhoudkundige gegevens maakt een strategische analyse van de verschillende productlijnen mogelijk en helpt bij beslissingen over het al dan niet beëindigen of uitbreiden van een bepaalde bedrijfsactiviteit.

Externe boekhoudkundige entiteiten

Een bedrijf is verplicht om een ​​afzonderlijke financiële administratie bij te houden van zijn eigenaren en investeerders. Om deze reden is een bedrijf een boekhoudkundige entiteit voor juridische en fiscale doeleinden. Een boekhoudkundige entiteit staat de belastingautoriteiten toe om de juiste heffingen te beoordelen in overeenstemming met de belastingregels.

Verschillende boekhoudkundige entiteiten hebben verschillende financiële rapportagevereisten. De financiële verslaggeving is belangrijk omdat hierin wordt gespecificeerd wie welke activa bezit in het geval dat de boekhoudkundige entiteit bij faillissement moet liquideren. Ook is het controleren van de financiële overzichten van een organisatie eenvoudiger met afzonderlijke boekhoudkundige entiteiten. Voorbeelden van grotere boekhoudkundige entiteiten zijn onder meer bedrijven, partnerschappen en trusts.

Special Purpose Vehicles (SPV’s)

Special purpose vehicles, of SPV’s, zijn boekhoudkundige entiteiten die bestaan ​​als een dochteronderneming met een activa- en passiva-structuur en een juridische status die haar verplichtingen zeker stelt, zelfs als de moedermaatschappij failliet gaat.

Een SPV kan ook een dochteronderneming zijn van een financiële onderneming die is ontworpen om als tegenpartij te fungeren voor swaps en andere kredietgevoelige afgeleide instrumenten. Een derivaat is een  effect  waarvan de waarde wordt bepaald of afgeleid van een onderliggend actief of activa, zoals een benchmark.

Soms kunnen special purpose vehicles – ook wel special purpose entity’s of (SPE) s genoemd – op een schandelijke manier worden gebruikt om boekhoudkundige onregelmatigheden of buitensporige risico’s die door het moederbedrijf worden genomen, te verbergen. Special purpose vehicles kunnen dus kritische informatie maskeren van investeerders en analisten die mogelijk niet op de hoogte zijn van het volledige financiële plaatje van een bedrijf.

Om deze reden moeten investeerders de balans van de moedermaatschappij en de balansen van de special purpose entiteiten analyseren alvorens te beslissen of ze in een bedrijf willen investeren. Het boekhoudschandaal van Enron is een goed voorbeeld van hoe bedrijven verliezen kunnen verbergen door afzonderlijke boekhoudgegevens te gebruiken.