Boekhoudkundige methode
Wat is een boekhoudmethode?
Een boekhoudmethode verwijst naar de regels die een bedrijf volgt bij het rapporteren van inkomsten en uitgaven. De twee belangrijkste boekhoudmethoden zijn boekhouding op transactiebasis (meestal gebruikt door bedrijven) en kasboekhouding (meestal gebruikt door individuen).
Kasboekhouding rapporteert inkomsten en uitgaven zoals ze worden ontvangen en betaald via instroom en uitstroom van kasmiddelen; boekhouding op transactiebasis rapporteert ze zoals ze zijn verdiend en gemaakt door verkopen en aankopen op krediet en door gebruik te maken van debiteuren en crediteuren. Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) vereisen een boekhouding op transactiebasis.
Belangrijkste leerpunten
- Een boekhoudkundige methode bestaat uit de regels en procedures die een bedrijf volgt bij het rapporteren van zijn inkomsten en uitgaven.
- De twee belangrijkste boekhoudmethoden zijn kasboekhouding en boekhouding op transactiebasis.
- Kasboekhouding registreert inkomsten en uitgaven wanneer ze worden ontvangen en betaald.
- Boekhouding op transactiebasis registreert inkomsten en uitgaven wanneer ze zich voordoen. Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) vereisen een boekhouding op transactiebasis.
- De Internal Revenue Services (IRS) vereist een boekhouding op transactiebasis voor bedrijven die de afgelopen drie jaar gemiddeld $ 25 miljoen of meer aan verkopen hebben behaald.
- Zodra een bedrijf een boekhoudmethode heeft gekozen, moet het zich aan die methode houden volgens de regels die door de IRS zijn opgesteld en moet het worden goedgekeurd als het zijn boekhoudmethode wil wijzigen.
Een boekhoudmethode begrijpen
Alle bedrijven moeten een boekhoudkundige administratie bijhouden. Overheidsbedrijven zijn verplicht om dit te doen. Met boekhouding kan een bedrijf elk aspect van zijn financiën volgen, van inkomsten tot kosten tot belastingen en meer. Zonder een nauwkeurige boekhouding zou een bedrijf niet weten waar het financieel aan toe was, wat hoogstwaarschijnlijk tot zijn ondergang zou leiden.
Boekhouding is ook nodig om nauwkeurige belastingen te betalen aan de Internal Revenue Service (IRS). Als de IRS ooit een audit bij een bedrijf uitvoert, kijkt het naar de boekhoudkundige gegevens en methoden van een bedrijf. Bovendien vereist de IRS dat belastingbetalers een boekhoudmethode kiezen die hun inkomen nauwkeurig weerspiegelt en dat ze consistent zijn in hun keuze van boekhoudmethode van jaar tot jaar.
Dit komt omdat het overschakelen tussen methoden een bedrijf mogelijk in staat zou stellen inkomsten te manipuleren om hun belastingdruk te minimaliseren. Als zodanig is IRS-goedkeuring vereist om methoden te wijzigen. Bedrijven kunnen een hybride van de twee methoden gebruiken, wat volgens de IRS-regels is toegestaan als aan specifieke vereisten wordt voldaan.
Soorten boekhoudmethoden
Kasboekhouding
Kasboekhouding is een boekhoudkundige methode die relatief eenvoudig is en vaak wordt gebruikt door kleine bedrijven. In de kasboekhouding worden transacties alleen geregistreerd wanneer contanten worden uitgegeven of ontvangen.
Bij kasboekhouding wordt een verkoop geregistreerd wanneer de betaling is ontvangen en wordt een uitgave alleen geregistreerd wanneer een factuur is betaald. De cash accounting-methode is natuurlijk de methode die de meeste mensen gebruiken bij het beheren van hun persoonlijke financiën en is geschikt voor bedrijven tot een bepaalde grootte.
Als een bedrijf de afgelopen drie jaar echter meer dan $ 25 miljoen aan gemiddelde jaarlijkse bruto-inkomsten genereert, moet het de toerekeningsmethode gebruiken, volgens de regels van de Internal Revenue Service.
Boekhouding op transactiebasis
De boekhouding op transactiebasis is gebaseerd op het matchingprincipe, dat bedoeld is om de timing van de opname van opbrengsten en kosten te evenaren. Door inkomsten en uitgaven te matchen, geeft de methode op transactiebasis een nauwkeuriger beeld van de werkelijke financiële toestand van een bedrijf.
Bij de toerekeningsmethode worden transacties geregistreerd op het moment dat ze zich voordoen en niet in afwachting van betaling. Dit betekent dat een inkooporder wordt geregistreerd als inkomsten, ook al worden de fondsen niet onmiddellijk ontvangen. Hetzelfde geldt voor uitgaven, omdat ze worden geregistreerd, ook al is er geen betaling gedaan.
Voorbeeld van een boekhoudmethode
De waarde van een boekhouding op transactiebasis wordt duidelijker voor grote, complexe bedrijven. Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld een langetermijnproject ondernemen en mogelijk pas volledige contante betalingen ontvangen als het project is voltooid.
Volgens de regels voor kasboekhouding zou het bedrijf veel kosten moeten maken, maar het zou pas inkomsten erkennen als er contant geld van de klant was ontvangen. Het boekhoudboek van het bedrijf zou er dus zwak uitzien totdat de inkomsten daadwerkelijk binnenkwamen. Als dit bedrijf bijvoorbeeld op zoek was naar schuldfinanciering van een bank, lijkt de boekhoudmethode op contant geld een slechte gok, omdat het kosten maakt, maar geen inkomsten.
Bij een boekhouding op transactiebasis zou het bouwbedrijf een percentage van de inkomsten en uitgaven erkennen dat overeenkomt met het deel van het project dat is voltooid. Dit staat bekend als de methode van voltooiingspercentage. Hoeveel feitelijke contanten het bedrijf binnenkomen, zou echter duidelijk zijn in het kasstroomoverzicht. Deze methode zou een potentiële geldschieter een veel completer en nauwkeuriger beeld geven van de inkomstenpijplijn van het bedrijf.