Nalevingsafdeling
Wat is de nalevingsafdeling?
De compliance-afdeling zorgt ervoor dat een bedrijf zich houdt aan externe regels en interne controles. In de financiële dienstensector werken compliance-afdelingen om te voldoen aan de belangrijkste regelgevingsdoelstellingen om investeerders te beschermen en ervoor te zorgen dat markten eerlijk, efficiënt en transparant zijn. Ze proberen ook het systeemrisico en de financiële criminaliteit te verminderen.
Deze doelstellingen zijn bedoeld om het vertrouwen van de consument in het financiële systeem te ondersteunen. Financiële dienstverleners zijn ook onderworpen aan regelgevende bedrijfsregels die van toepassing zijn op reclame, communicatie met klanten, belangenconflicten, begrip en geschiktheid van de klant, transacties met klanten, activa van klanten en geld, evenals het overtreden van regels en fouten.
Belangrijkste leerpunten
- De compliance-afdeling moet er nauwlettend op toezien dat financiële dienstverleners zich houden aan externe regelgeving en interne controles.
- Het identificeert ook risico’s waarmee een organisatie wordt geconfronteerd en adviseert hoe deze kunnen worden vermeden of aangepakt.
- De financiële crisis van 2008 heeft geleid tot meer toezicht en regelgeving, waardoor compliance-afdelingen van een adviserende rol naar actief risicobeheer zijn gegaan.
Inzicht in de nalevingsafdeling
Een compliance-afdeling heeft doorgaans vijf verantwoordelijkheidsgebieden: identificatie, preventie, monitoring en detectie, oplossing en advisering. Een compliance-afdeling identificeert risico’s waarmee een organisatie wordt geconfronteerd en adviseert hoe deze kunnen worden vermeden of aangepakt. Het implementeert controles om de organisatie tegen die risico’s te beschermen. Compliance bewaakt en rapporteert over de effectiviteit van controles bij het beheer van de risicoblootstelling van de organisatie. De afdeling lost ook compliancekwesties op die zich voordoen en adviseert het bedrijf over regels en controles.
Nalevingsfunctionarissen binnen de nalevingsafdeling hebben de plicht jegens hun werkgever om met het management en personeel samen te werken om regelgevingsrisico’s te identificeren en te beheren. Hun doel is ervoor te zorgen dat een organisatie beschikt over interne controles die de risico’s waarmee zij wordt geconfronteerd, adequaat meten en beheren. Nalevingsfunctionarissen bieden een interne service die de bedrijfsonderdelen effectief ondersteunt bij het naleven van relevante wet- en regelgeving en interne procedures. De compliance officer is meestal de general counsel van het bedrijf, maar niet altijd.
Regelgevende instanties in de branche autoriseren en houden toezicht op nalevingsregels door middel van onderzoek, het verzamelen en delen van informatie en het opleggen van toepasselijke sancties. Factoren die worden gebruikt om het risico binnen een organisatie te bepalen, zijn onder meer de aard, diversiteit, complexiteit, schaal, volume en omvang van het bedrijf en de activiteiten.
Compliance-afdelingen spelen een actieve rol bij het beheersen van risico’s en het terugdringen van financiële criminaliteit.
Speciale overwegingen
De financiële crisis van 2008 heeft geleid tot meer regelgevend toezicht en regulering. Hierdoor hebben financiële dienstverleners de rol van de compliance-afdeling vergroot van adviserend naar actief risicomanagement en monitoring. Compliance biedt nu praktische perspectieven voor het vertalen van regelgeving naar operationele eisen.
Deze sterkere risicocultuur omvat tijdige informatie-uitwisseling, snelle escalatie van opkomende risico’s en de bereidheid om bestaande praktijken aan te vechten. Effectieve uitvoering van deze uitgebreide verantwoordelijkheden vereist een dieper begrip van zakelijke en zakelijke praktijken. En de structuur van de compliance-afdeling is gewijzigd om dekking op basis van business units te combineren met bredere, gedeelde expertise binnen de hele organisatie. Recente onderwerpen die door de complianceafdelingen worden behandeld, zijn onder meer witwassen van geld (BSA / AML), het risico van onderaannemers en het algemene beheer van de risicocultuur.
Vereisten voor een nalevingsafdeling
Als een bedrijf overzeese locaties heeft, moet het zijn nalevingsgerelateerde materialen in die taal vertalen. Het moet ook input vragen van buitenlandse kantoren over de effectiviteit van het trainingsmateriaal van het bedrijf.
Ook dient de compliance-afdeling trainingen voor medewerkers te verzorgen. Er zou ook een systeem moeten zijn om nalevingskwesties te melden. Dat wil zeggen, de gedragscode voor de complianceafdeling moet het proces voor werknemers beschrijven.