Digitaal transactiebeheer (DTM)
Wat is digitaal transactiebeheer (DTM)?
Digital Transaction Management (DTM) is een cloud computing service waarmee gebruikers op documenten gebaseerde transacties digitaal kunnen beheren. DTM-diensten hebben tot doel het ondertekenen van zakelijke overeenkomsten en contracten te versnellen door het proces op een snelle, nauwkeurige en veilige manier te digitaliseren.
Naast een snellere uitvoering, omvatten andere voordelen van DTM-technologie minder fouten en lagere bedrijfskosten, aangezien documenten direct online kunnen worden ondertekend en verzonden in plaats van te worden afgedrukt, fysiek ondertekend, gescand en per e-mail te worden verzonden of per post te worden geretourneerd. Aanbieders van DTM-services zijn onder meer DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) en OneSpan (OSPN ).12
Belangrijkste leerpunten
- Digital Transaction Management (DTM) verwijst naar het online faciliteren van veilige ondertekening en verwerking van documenten.
- Bedrijven die op papier gebaseerde workflows vervangen door DTM-systemen, kunnen kosten en fouten verminderen en tegelijkertijd de productiviteit en transactietijden verhogen.
- DTM-services zijn cloudgebaseerd, wat betekent dat werknemers toegang hebben tot belangrijke bedrijfsdocumenten vanaf elk apparaat met een internetverbinding.
Inzicht in digitaal transactiebeheer
DTM-technologie creëert digitale handtekeningen die zeer veilig en geverifieerd zijn, waardoor ze volgens DocuSign juridisch beter afdwingbaar zijn dan traditionele handtekeningen. Bovendien, omdat DTM-services cloudgebaseerd zijn, stelt de technologie bedrijven in staat om toegang te krijgen tot belangrijke documenten en om altijd, overal en op elk apparaat zaken te doen.
Voorstanders zeggen dat bedrijven DTM gemakkelijker kunnen adopteren als ze bestaande papieren workflows van begin tot eind overschakelen naar een volledig digitaal proces. Ze stellen ook dat op papier gebaseerde processen, hoewel ze voor veel gebruikers vertrouwder en comfortabeler zijn, niet zo veilig of betrouwbaar zijn als velen denken. Papieren documenten kunnen verloren gaan, zijn niet zo veilig en kunnen moeilijk te controleren zijn. Een bedrijf dat ervoor kiest om DTM te implementeren, kan op één afdeling beginnen of de overstap voor het hele bedrijf maken.
DTM komt organisaties ten goede door transactietijden te verkorten en de klantervaring te verbeteren. De xDTM-standaard stelt eisen aan DTM-providers, die zich moeten richten op beveiliging, zekerheid, privacy, validiteit, beschikbaarheid, schaalbaarheid, universaliteit en interoperabiliteit.
Voordelen van digitaal transactiebeheer
DTM vereist branchedeskundigen die best practices creëren en implementeren voor beoefenaars op verschillende gebieden, van artsen tot advocaten tot overheidsmedewerkers. Wanneer DTM bijvoorbeeld in een zorgomgeving wordt gebruikt, kan de privacystandaard voorop staan, terwijl in de financiële wereld de beveiligingsstandaard misschien wel belangrijker is. Elk aspect van een bedrijf kan de vruchten plukken van DTM.
- Verkoop. DTM kan worden gebruikt voor compensatieovereenkomsten, verwijzingsovereenkomsten, aanmeldingen voor nieuwe klanten en overeenkomsten voor algemene voorwaarden.
- Personeelszaken. Bedrijven kunnen DTM gebruiken voor het in dienst nemen van nieuwe werknemers, geheimhoudingsovereenkomsten en salarisformulieren.
- Financiën. DTM maakt het eenvoudiger om facturen, activaoverdrachten en pensioenrekeningen te beheren.
- Informatietechnologie. Bedrijven kunnen DTM gebruiken voor toegangsbeheer en onderhoudsautorisatie.
- Juridisch. Contractbeheer en interne compliance kunnen via DTM worden afgehandeld.
- Inkoop. DTM kan worden gebruikt om inkooporders en werkoverzichten te verwerken.
Digitaal transactiebeheer in de praktijk
DocuSign, Adobe en OneSpan (voorheen VASCO Data Security International) zijn drie grote spelers op de DTM-markt en zijn gespecialiseerd in digitale handtekeningen. Andere grote DTM-bedrijven zijn Box ( cloudopslag, teamsamenwerking en workflowautomatisering voor bedrijven biedt; Fluix, dat bestanden opslaat, samenwerking aan documenten mogelijk maakt en papieren documenten omzet in digitale bestanden, naast het aanbieden van elektronische handtekeningen; en Mi-Corporation, dat mobiele oplossingen biedt om werknemers te helpen bij het verzamelen van gegevens, gps, foto’s, streepjescodes en handtekeningen in het veld.
Er zijn een aantal andere DTM-bedrijven, dus potentiële gebruikers moeten een vergelijking maken van kosten en functies, die vaak veranderen. Sommige bedrijven richten zich op kleine bedrijven, terwijl andere zich richten op oplossingen op bedrijfsniveau.